Endre statusen din slik at alle vet hvorfor du ikke kommer tilbake til dem
Folk bruker Microsoft Teams for kommunikasjon og samarbeid med lagkameratene sine. Faktisk så mye at mange brukere helt har gått fra e-post til Microsoft Teams for kommunikasjonsformål.
Så det er naturlig at du leter etter en måte i Microsoft Teams for å fortelle lagkameratene dine når du ikke kan få meldingene deres og ikke kan svare, så det er ingen omfang av feilkommunikasjon. Enten du er borte fra skrivebordet i en time, en dag eller en uke, om du gikk ut for en klientlunsj, seminar eller du er bortreist på ferie, er det alltid en god praksis å la statusen din gjenspeile det og det. er akkurat det du kan gjøre med en "Ikke til stede"-status i Microsoft Teams.
Hvis du ikke vet hvilken status som er i Microsoft Teams, er det den grønne/gule/røde prikken som vises ved siden av profilbildet ditt i Microsoft Teams og indikerer for andre teammedlemmer om du er tilgjengelig for en tilkobling eller ikke.
Hvis du er litt forvirret med dette nye statusalternativet, er det ikke din feil. Som du kanskje har lagt merke til, er alternativet Ikke på kontoret ikke et av standardalternativene som er tilgjengelige i «Status»-funksjonen i Teams. Å angi en «Ikke til stede»-status i Microsoft Teams er heller ikke så enkelt som å endre statusen din fra «Tilgjengelig» til «Opptatt» eller «Ikke forstyrr» – noe du kan gjøre på et blunk.
Hvor skal du angi "Ikke til stede"-status i Teams fra?
"Hvor setter jeg denne Ikke på jobb-statusen i Teams hvis ikke fra Status-alternativet?" Vel, tingen er at du ikke kan angi en Ikke fra kontoret-status fra Microsoft Teams i det hele tatt. Du trenger Outlook for å gjøre det.
Microsoft Teams synkroniserer med Outlook-kontoen din og henter statusen Ikke til stede fra Outlook og reflekterer det automatisk på Teams-kontoen din. Så det er ikke rart at du ikke fant muligheten til å angi status med en gang. Microsoft gjør det absolutt ikke enkelt.
Hvordan sette fravær i Outlook?
For å angi en Ikke til stede-status i Teams, må du sette opp "Automatiske svar" i Outlook-kontoen din. Hva er automatiske svar? Funksjonen sender en melding automatisk til alle e-poster du mottar mens den er på. Microsoft Teams ser når du har automatiske svar på i Outlook, og endrer statusen din for å gjenspeile hvor du befinner deg.
Du kan sette opp automatiske svar i Outlook fra både skrivebordsappen eller Outlook-nettet.
For å konfigurere automatiske svar fra Outlook-skrivebordsappen, åpne appen og klikk på "Fil"-alternativet på menylinjen.
Klikk nå på alternativet "Automatiske svar" på skjermbildet Kontoinformasjon.
Dialogboksen for å sette opp automatiske svar åpnes. For øyeblikket vil den vise 'Ikke send'. Velg alternativknappen for "Send automatiske svar".
Du kan også spesifisere et tidsrom for å sende fraværsmeldingen. Merk av i boksen for «Send kun i denne tidsperioden» og velg dato og klokkeslett.
Du kan angi en egendefinert melding for hva du skal svare med på mottatte meldinger. Nå, hvis du bruker en organisasjonskonto, vil det være to alternativer for meldingen. Du kan angi forskjellige meldinger for personer internt og eksternt i organisasjonen din. For en personlig konto vil det ikke være noen forskjell. Til slutt klikker du på "OK" for å lagre endringene.
Etter at du har slått på Ikke fra kontoret-svar, går du til Microsoft Teams. Statusen din endres til Ikke på kontoret, og meldingen du konfigurerer i de automatiske svarene vil også vises med statusen din når noen holder musepekeren over profilbildet ditt.
For å konfigurere automatiske svar fra Outlook for Web, gå til outlook.live.com og logg på med kontoen din. Klikk deretter på alternativet "Innstillinger" (tannhjulikonet) øverst til høyre på skjermen.
I søketekstboksen skriver du «Ikke på kontoret» eller «Automatiske svar» og klikker deretter på søkeresultatet for innstillingen for Automatiske svar.
Dialogboksen for automatiske svar åpnes. Slå på bryteren for "Automatiske svar på".
Hvis du vil sende automatiske svar for en bestemt periode, merk av i boksen for "Send kun svar i løpet av en tidsperiode" og spesifiser dato og klokkeslett og angi den egendefinerte meldingen.
Å sette opp automatiske svar er den beste måten å angi Ikke til stede-status i Microsoft Teams. Du kan angi status for en spesifisert tidsperiode, og også ha en forklarende egendefinert melding sammen med den. Men det er definitivt ikke den eneste måten.
Du kan også angi en fravær-status ved å opprette en avtale i kalenderen din og sett den til "Ikke av kontor". Åpne Outlook-skrivebordsappen og bytt til kalenderen i stedet for e-post.
Klikk på "Ny avtale" i Hjem-menyen.
Dialogboksen for å opprette en avtale åpnes. Lag en avtale for når du skal være borte fra kontoret. Klikk nå på "Alternativer".
Fra rullegardinmenyen ved siden av 'Vis som', velg 'Ikke til stede' og lagre avtalen.
Microsoft Teams vil endre statusen din til Ikke på kontoret i løpet av tiden du angir avtalen i Outlook.
Nå kan du gå bort fra skrivebordet uten bekymringer. Alle vil kunne se din Ikke til stede-status. I personlige chatter vil et varsel ved avsenderens side minne dem om at du er ute av kontoret og kanskje ikke kan komme tilbake til dem akkurat da.