Enkel fremhev (til og med fjern) dupliserte data i et Google-ark ved hjelp av betinget formatering.
Google Sheets er sannsynligvis en av de beste når det gjelder å organisere data i et regneark. Bortsett fra de mange funksjonene den har å tilby, kan Google Sheets også nås fra hvilken som helst datamaskin over hele verden med påloggingsinformasjonen din.
En av de største avtalebryterne når det kommer til å få tilgang til informasjon fra ark er "Duplicate Data". Det skaper en barriere for å forstå og utnytte informasjonen som er tilgjengelig på arket fullt ut. Hvis du manuelt skulle slette hver duplikatoppføring, ville det ta evigheter for store regneark.
Google Sheet tilbyr muligheten til å markere "Dupliserte data" for å unngå forvirring, og dermed hjelpe prosessen med å fjerne dupliserte oppføringer. Du kan markere dupliserte oppføringer i en bestemt celle i en kolonne eller en hel rad.
Utheving av dupliserte celler i en kolonne
Dette er en ganske enkel metode og kan oppnås gjennom betinget formatering av kolonnen.
Velg oppføringene i en kolonne du vil legge til betinget formatering til, og velg deretter "Format" øverst.
Velg "Betinget formatering" fra rullegardinmenyen.
Hvis du allerede har en betinget formatering brukt på arket, klikker du på «Legg til en ny regel» nederst.
Sjekk om "Bruk på område" nevner det riktige settet med celler du har valgt. Klikk deretter på boksen under "Formater celler hvis" for å velge et alternativ.
Rull til bunnen av listen og velg "Egendefinert formel er", som er det siste alternativet.
For å markere dupliserte celler, vi vil bruke countif funksjon. Dette sjekker om en oppføring gjentas mer enn én gang, og fremhever deretter alle.
=countif(Range,Criteria)>1En bruker må gjøre nødvendige justeringer av formelen i henhold til tilgjengelige data i arket. I eksemplet som vi diskuterer, vil vi gå med følgende formel.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Lim inn denne formelen i tekstboksen under "Egendefinert formel er", velg en farge for den uthevede cellen ved å bruke "Fyllfarge" og klikk deretter på "Ferdig".
De dupliserte oppføringene har blitt uthevet med fargen valgt mens du utfører 'Betinget formatering'.
Uthever Komplett rad
Når du jobber med store regneark med flere rader og kolonner og innbyrdes relaterte data, vil ikke utheving av individuelle celler gjøre jobben. I dette tilfellet må du markere fullstendige rader siden duplikatcellen kanskje ikke er synlig på skjermen. Formelen for dette er veldig lik den som ble brukt ovenfor med noen mindre modifikasjoner.
Denne metoden vil bare se etter dupliserte celler i en enkelt kolonne, men fremheve hele raden i stedet for den individuelle cellen.
Velg alle cellene (rader og kolonner) der du vil bruke den betingede formateringen.
Deretter åpner du 'Betinget formatering' fra 'Format'-menyen som du gjorde tidligere. Slett formateringen som vi gjorde tidligere og klikk på "Legg til en annen regel" nederst. Sjekk nå "Bruk på område", hvis den viser alle cellene du har uthevet. Deretter velger du "Egendefinert formel er" og skriv deretter inn følgende formel i boksen under.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1Den eneste endringen som er gjort i formelen fra det tidligere tilfellet er å legge til '$' i 'A2' siden vi krever den absolutte verdien for kolonnen.
Når du er ferdig, klikker du på "Ferdig" nederst for å bruke formateringen.
Siden vi lette etter dupliserte oppføringer i kolonne A, er de andre ikke tatt i betraktning. Denne metoden er bare en utvidelse av den vi diskuterte tidligere hvor i stedet for cellen; hele raden er uthevet.
Du kan også sjekke dupliserte oppføringer i andre kolonner ved å endre formelen tilsvarende.
Fjerning av dupliserte data i et Google-ark
Denne metoden er nyttig når du må fjerne dupliserte oppføringer fra et ark. Manuell fjerning av hver av dem vil ta mye mer tid og krefter som enkelt kan spares. Google Sheets har en innebygd funksjon for å identifisere og fjerne dupliserte data på et regneark.
Ved å bruke «Fjern duplikater»-funksjonen kan du enkelt fjerne fullstendige identiske rader eller individuelle celler ved å velge de riktige alternativene.
Velg cellene du vil ha undersøkt og dupliserte oppføringer fjernet, og klikk deretter på "Data"-menyen øverst.
Deretter velger du "Fjern duplikater" fra rullegardinmenyen.
Merk av/fjern avmerkingsboksene før hvert av alternativene i henhold til dine preferanser og krav, og klikk deretter på "Fjern duplikater" nederst for å slette dem. Hvis du vil krysse av for dupliserte rader, merk av i boksen for "Velg alle". Hvis du ønsker å identifisere dupliserte oppføringer i individuelle celler, merk av i avmerkingsboksen for den aktuelle kolonnen.
Google Regneark vil informere deg om antall oppføringer som ble fjernet og antallet som gjenstår. Til slutt klikker du på "OK" for å lukke boksen.
Å fremheve og fjerne dupliserte celler og rader ville ikke vært mye av en oppgave nå. Dessuten vil det sikre at du kan fokusere på den delen som krever oppmerksomhet i stedet for å være engasjert med dupliserte oppføringer. Dupliserte data fører ikke bare til forvirring og feil, men kan ha alvorlige konsekvenser når du håndterer viktige data.
Du bør ha god kjennskap til de ulike funksjonene, formlene og deres modifikasjoner for å fremheve dupliserte oppføringer. Når du vet ting, kan du endre formelen for andre kolonner også, og dermed spare betydelig tid.