Bruk statusinnstillinger i Microsoft Teams for å fortelle teamet ditt om du er tilgjengelig
Microsoft Teams har blitt en av de mest populære Workstream Collaboration-appene. Og for organisasjoner som bruker det, er det nå den primære kommunikasjonsmåten mellom teammedlemmer som overtar e-post. Og med rette. Microsoft Teams har mange verktøy for å gjøre kommunikasjon og samarbeid mer effektiv og produktiv enn tradisjonelle midler.
Selv når du jobber hjemmefra og ikke er til stede i det samme fysiske rommet, er det mange verktøy for å unngå sjanser for feilkommunikasjon og opprettholde produktiviteten. Et slikt verktøy som du kanskje har oversett, men bør begynne å ta hensyn til, er de forskjellige statusinnstillingene som er tilgjengelige i Microsoft Teams og alle måtene du kan bruke dem på.
Hvilke statusinnstillinger er tilgjengelige i Microsoft Teams
Det er to typer statusinnstillinger tilgjengelig til din disposisjon i Teams – Brukertilstedestatus og Tilpasset status.
Hva er en brukertilstedeværelsesstatus
Brukertilstedeværelsesstatusen er den delen av profilen din i Microsoft Teams (og også i hele Microsoft 365) som lar andre brukere vite tilgjengelighetsstatusen din. Den vises som den lille prikken i grønn/rød/gul/grå farge ved siden av profilbildet ditt.
Et blikk på statusen og andre medlemmer i teamet ditt vil være klar over om du er online, i et møte, ikke skal bli forstyrret, osv. Du forstår hovedsaken. Strengt tatt er det ment å la andre få vite den generelle tilstanden til tilgjengeligheten din.
Hva er en egendefinert status
Bortsett fra brukertilstedeværelsesstatusen, er det også en egendefinert status i Microsoft Teams som du kan bruke til å fortelle andre om den nøyaktige omstendigheten din tilgjengelighet. Der brukertilstedeværelsesstatusen bare kan fortelle noen at du er borte fra skrivebordet, kan den tilpassede statusen fortelle den nøyaktige begrunnelsen bak denne statusen, som å fortelle noen at du er borte til lunsj og kommer tilbake om en time.
Det er en liten egendefinert melding du kan vise for en kort periode. Andre brukere kan se det når de holder musepekeren over profilbildet ditt. Og den dukker også opp når noen sender deg en melding via personlig chat eller @nevner deg hvis du ønsker det.
Bruke statusinnstillingene i Microsoft Teams
Det er ganske enkelt å angi statusen din i Microsoft Teams for å indikere tilgjengeligheten din for andre brukere.
Stille inn din tilstedeværelsesstatus
Du har kanskje lagt merke til at selv om du aldri har endret statusinnstillingene dine før, er det automatisk en endring i tilstedeværelsesstatusen din. Det er fordi Microsoft Teams automatisk viser statusen din avhengig av ulike omstendigheter.
Du vil også finne at visse statusalternativer ikke er tilgjengelige for deg å angi som din status, men du kan se dem som andre brukeres tilstedeværelsesstatus. Som "I et møte", "Presenterer", "Fokuserer" osv. Disse alternativene er ikke bare "ikke tilgjengelige" for deg, de er ikke tilgjengelige for noen å angi selv. Disse statusene er app-konfigurerte, det vil si at Microsoft Teams endrer disse statusene. Den kan endre dem til "I et møte" når du er, vel, i et møte, eller "Presenterer" når du deler skjermen i møtet, og så videre.
Men alternativene for deg er begrensede. For å angi en brukerkonfigurert tilstedeværelsesstatus, klikk på profilknappen på tittellinjen i Teams-appen.
En kontekstmeny vises. Gå til Status-alternativet (nåværende status) på menyen.
Undermenyen vil vises med følgende statusalternativer: Tilgjengelig, Opptatt, Ikke forstyrr, Kom rett tilbake og Vis seg borte. Klikk på statusen du vil vise. Det er også et "Tilbakestill status"-alternativ hvis du vil tilbakestille tilstedeværelsen til app-konfigurert tilstand.
Når du angir en status selv, overstyrer den den app-konfigurerte statusen i de fleste tilfeller ettersom dens forrang er høy. For eksempel, hvis du setter statusen som «Ikke forstyrr», vil ikke Teams endre den til «I et møte» eller «På samtale», slik de ville ha gjort det normalt.
Ikke alle brukerkonfigurerte statuer er imidlertid overstyringsbevis. Selv om du setter statusen din til «Tilgjengelig», vil Teams overstyre den til «Borte» etter å ha oppdaget inaktivitet i mer enn fem minutter mesteparten av tiden.
Når du angir en status selv i Microsoft Teams, har alle stater en standard utløpsperiode. Så selv om du glemmer å endre statusen din, vil du ikke forbli på Ikke forstyrr eller opptatt for alltid.
| Brukerkonfigurert tilstand | Standard utløp |
|---|---|
| Opptatt | 1 dag |
| Ikke forstyrr | 1 dag |
| Andre | 7 dager |
Innstilling av egendefinert status
For å angi en egendefinert statusmelding, klikk på profilknappen, og gå deretter til 'Angi statusmelding' fra menyen.
Skriveboksen for statusmeldingen åpnes. Komponer statusen du vil vise til andre; maksimal lengde for den egendefinerte statusen er 280 tegn. Du kan også @omtale noen i statusen din.
Etter å ha komponert statusen, merk av for "Vis når folk sender meg en melding" hvis du vil. Når dette alternativet er aktivert, når noen sender deg en privat melding eller @nevner deg i kanalen, vil Teams vise statusen din over skriveboksen. Så det vil ikke være noen sjanse i helvete at de går glipp av statusen din og klandrer deg senere for ikke å svare.
Du kan også angi utløpsdatoen for statusen hvis fullføring, Teams vil slette statusen din automatisk. Som standard vil den vise "I dag" som det valgte alternativet. Klikk på den for å utvide rullegardinmenyen. Deretter velger du ett av alternativene fra "Aldri", "1 time", "4 timer", "I dag", "Denne uken". Du kan også velge "Egendefinert" for å spesifisere en dato og et klokkeslett.
Trykk nå på "Ferdig" for å lagre statusen.
Din egendefinerte status vil bli satt og synlig for andre sammen med din tilstedeværelsesstatus.
Tips: Det er også en Ikke til stede-status du kan angi i Microsoft Teams som, morsom historie, faktisk ikke kan angis fra Microsoft Teams. Les hvordan du setter bort fra kontoret i Microsoft Teams i vårt detaljerte blogginnlegg her.
Følg andre brukeres status i Microsoft Teams
Bortsett fra å angi din egen status for å holde andre informert, kan du også følge andre brukeres status i organisasjonen din. Når du følger en persons status, får du et varsel hver gang de vises som Tilgjengelig eller Frakoblet. Du må innrømme at det er bedre å få varsler enn å måtte forfølge og vente på at de vises på nettet når du har en viktig virksomhet.
Klikk på profilknappen i Microsoft Teams og gå til alternativet "Innstillinger" fra menyen.
Gå til "Varsler" fra navigasjonsmenyen til venstre.
Finn alternativet "Folk" og klikk på "Rediger"-knappen ved siden av det.
Nå legger du til personen(e) hvis status du vil følge og bli varslet om.
Du kan stoppe disse varslene når som helst ved å klikke på "Slå av"-knappen ved siden av personens navn.
Statusinnstillinger i Microsoft Teams er et uvurderlig verktøy tilgjengelig for deg for å sikre at det ikke er rom for feilkommunikasjon. Du kan også bruke ulike innstillinger som Ikke forstyrr, eller Fokusert, osv. for å sikre at du kan fokusere på oppgaven du har, og ingen kan forstyrre deg. Du mottar fortsatt meldinger fra folk, bare ikke varslene, så du kan forbli i sonen din.