Inviter enkelt deltakere til dine planlagte Microsoft Teams-møter og spor svarene deres.
Virtuelle møter kan være utmattende. Det vet alle. Så som møtevert er det ditt ansvar å jevne prosessen så mye du kan. En stor del av det kommer ned til å ikke ha improviserte møter hele tiden.
Alle har mange ting på kalenderen. Og å få en heads-up på forhånd er ikke bare hensynsfull, men også profesjonelt. Heldigvis er det ekstremt enkelt å invitere folk til et Microsoft Teams-møte. Når du planlegger et møte i Microsoft Teams, kan du invitere folk til møtet med en gang.
Merk: For Microsoft Teams gratis og personlige kontoer er det ingen mulighet for å legge til deltakere når du planlegger et møte. Du må sende møtelenken manuelt. Alternativet for å sende møteinvitasjoner er kun tilgjengelig for Microsoft 365-kontoer.
Gå til "Kalender"-fanen fra navigasjonspanelet til venstre.
Klikk på "Nytt møte"-knappen øverst til høyre på skjermen. Planleggingsvinduet åpnes.
Gi møtet en tittel, og velg klokkeslett og dato for arrangementet. Deretter går du til «Legg til nødvendige deltakere» for å legge til personene du vil invitere til møtet. Du kan invitere brukere både i og utenfor organisasjonen.
For å invitere brukere fra organisasjonen din, skriv inn navnene deres. Teams vil gi forslag fra medlemmene i organisasjonen din. Klikk på navnet deres for å legge dem til.
For å invitere brukere utenfor organisasjonen din, må du oppgi den fullstendige e-postadressen til personen. Trykk på enter-tasten etter å ha skrevet inn e-postadressen deres, eller klikk på "Inviter"-forslaget for å legge dem til som deltakere på møtet.
For brukere hvis tilstedeværelse ikke er nødvendig, klikk på "Valgfritt"-knappen på slutten av tekstboksen.
Et nytt felt vil utvides. Skriv inn de valgfrie deltakerne her på samme måte som du gjorde med nødvendige deltakere. For organisasjonsmedlemmer, skriv inn navnet deres og velg det fra Teams forslag. For medlemmer utenfor organisasjonen din, skriv inn hele e-postadressen.
Teams har også en planleggingsassistent som lar deg sammenligne kalenderen din med andre deltakeres kalendere (som den er tilgjengelig for uansett) for å finne et tidspunkt som passer alle. Gå til «Planleggingsassistent»-fanen for å få hjelp fra Teams til å finne et passende tidspunkt.
Etter å ha lagt inn alle detaljene i møteplanleggervinduet, klikk på "Send"-knappen.
En invitasjon vil bli sendt til alle møtedeltakerne (obligatorisk så vel som valgfritt) enten til deres Outlook-postkasse (for personer i organisasjonen) eller deres e-postadresse (for utenforstående). Brukere kan svare på møtet og legge det til i kalenderen ved hjelp av invitasjonen du sendte.
Du kan se svarene deres i møtedetaljene. For å se møtedetaljene, dobbeltklikk på møtet fra kalenderen. Panelet for "Sporing" er til høyre som viser alles RSVP-status.
Du kan også invitere flere personer til møtet etter først å ha planlagt møtet. Åpne møtedetaljene fra kalenderen ved å enten dobbeltklikke på den eller velge "Rediger" fra overleggsmenyen.
Deretter legger du til navnet eller e-postadressene til deltakerne i delen "Obligatorisk" eller "Valgfri" og klikker på "Send oppdatering". Brukerne som allerede er lagt til vil også få en invitasjon på nytt.
Du kan også avbryte møtet og alle vil få en e-post med oppdateringen møtet er avlyst.
Åpne møtedetaljer og klikk på "Avbryt møte"-knappen øverst til venstre på verktøylinjen for møtedetaljer.
En dialogboks vises. Du kan legge til et kanselleringsnotat hvis du har en melding som skal videresendes til deltakerne. Ellers klikker du bare på 'Avbryt møte'-knappen.
Og der går du. Det er et stykke kaken å sende ut invitasjoner til et Microsoft Teams-møte. Alt du trenger å gjøre er å legge til brukerne du vil invitere til møteplanleggeren. Microsoft gjør det også ekstremt enkelt å spore statusen til invitasjonene dine eller avbryte møtet helt.