Slik planlegger du et møte i Microsoft Teams

Planlegg viktige møter slik at alle medlemmer kan delta

Samarbeidsplattformer som Microsoft Teams har fullstendig endret fjernarbeidsspillet, og det med rette. Mange organisasjoner går fra e-post til apper som Microsoft Teams for kommunikasjon mellom kolleger på grunn av de fantastiske funksjonene disse plattformene tilbyr.

En slik funksjon som Microsoft Teams tilbyr som brukere over hele verden elsker, er muligheten til å holde planlagte møter på plattformen. I tillegg til ad-hoc-møtene kan brukere også planlegge møter. Tidligere kunne bare Microsoft 365 Business-abonnenter holde planlagte private møter eller kanalmøter. Men nå har Microsoft også lagt til alternativet for Microsoft Teams Free-brukere. Og å planlegge møter i Teams med organisasjonsmedlemmer så vel som utenforstående (vanligvis kjent som gjester i verden av Microsoft Teams-møter) er så enkelt som det kan bli.

Slik planlegger du et møte hvis du er en gratis Microsoft Teams-bruker

Åpne Microsoft Teams skrivebordsapp eller gå til teams.microsoft.com. Velg alternativet "Møter" fra navigasjonslinjen til venstre.

Merk: Hvis det ikke er noe "Møter"-alternativ, prøv å oppdatere Microsoft Teams-skrivebordsappen din, siden det nye alternativet bare har begynt å rulle ut. Hvis oppdatering til den nyeste versjonen fortsatt ikke viser alternativet, er det eneste som gjenstår å vente på at funksjonen skal rulle ut til deg.

Møter-fanen åpnes. Du vil se to alternativer: "Møt nå" og "Planlegg et møte". Klikk på "Planlegg et møte" for å åpne planleggingsvinduet.

Gi møtet en tittel og spesifiser en dato og et klokkeslett for møtevarigheten. Klikk deretter på "Schedule"-knappen.

Lagene planlegger møtet. Noen få alternativer for å dele invitasjonen vises på skjermen. Du kan dele møteinformasjonen ved å kopiere den og sende lenken via e-post eller en hvilken som helst meldingsapp, eller du kan sende invitasjonen ved å bruke Google Kalender eller Outlook-kalender ved å opprette en hendelse. Velg ønsket alternativ.

Møtet ditt er planlagt skjerm

Viktig notat: Ikke hopp over dette trinnet uten i det minste å kopiere møteinformasjonen. Når du lukker dette vinduet, vil du ikke kunne få tilgang til informasjonen igjen. Du bør også ha møtekoblingen tilgjengelig for deg selv hvis du velger å ikke opprette en kalenderhendelse, da Microsoft Teams for øyeblikket ikke har en innebygd kalender for gratisbrukerne til å holde styr på de planlagte møtene. Det vil si at du ikke kan bli med i møtet eller invitere andre til møtet du nettopp har planlagt hvis du hopper over dette trinnet.

For øyeblikket kan gratisbrukere bare holde planlagte møter privat og ikke i kanaler. Så bare personer med møteinvitasjonskoblingen kan bli med i møtet.

Slik planlegger du et møte hvis du er Microsoft 365 Business-bruker

Microsoft 365 Business-abonnenter kan enten planlegge et møte fra Microsoft Teams-appen, eller de kan også bruke Outlook til å planlegge et møte i Teams.

Planlegg et møte fra Microsoft Teams

Åpne Microsoft Teams skrivebordsapp eller gå til teams.microsoft.com og logg på med Microsoft-kontoen din. Deretter velger du alternativet "Kalender" fra navigasjonslinjen til venstre.

I kalenderen klikker du på "Nytt møte"-knappen for å planlegge et møte.

Skjermen for å opprette et nytt møte åpnes. Legg til en møtetittel og skriv deretter inn navnene på deltakerne i «Legg til nødvendige deltakere»-boksen for å invitere folk.

Hvis du vil at noen utenfor organisasjonen din skal bli med i møtet, skriver du inn e-postadressen deres i boksen for å sende dem en invitasjonslenke til møtet.

Etter at du har lagt til alle deltakerne, angir du tidspunktet for møtet. Du kan også bruke 'Planleggingsassistenten' for å finne ledig tid fra alles kalender for å angi et tidspunkt for møtet som fungerer for alle.

Microsoft Teams lar også møtet gjentas etter en bestemt tidsplan. Velg riktig alternativ fra rullegardinmenyen. Hvis du ikke vil gjenta møtet, la innstillingen stå på «Gjentas ikke».

Neste er innstillingen for «Legg til kanal» som bestemmer møtets personverninnstillinger. Hold den tom for å holde møtet ditt privat. For å åpne møtet for teammedlemmer, velg en kanal. Du kan også velge flere kanaler for møtet.

Møtet vil bli lagt ut i kanalen du velger under «Innlegg»-fanen, der teammedlemmer kan sette agendaer, dele filer eller legge til kommentarer.

Klikk på "Send" eller "Lagre"-knappen (avhengig av hva som vises basert på om det er deltakere på listen din) for å planlegge møtet.

Planlegg et Teams-møte fra Outlook

Brukere kan også planlegge et Teams-møte fra Microsoft Outlook. Åpne Outlook-applikasjonen og bytt til kalendervisningen. Klikk på "Kalender"-ikonet nederst i venstre navigasjonsrute for å bytte.

Som standard har Microsoft Teams Outlook-tillegget. Klikk på "New Teams Meeting" i Outlook-kalendervisningen.

Skjermbildet for å planlegge et møte åpnes. Angi møtenavnet, legg til deltakere å sende møteinvitasjoner til, angi møtetidspunkt og klikk på "Send"-knappen for å sende møteinvitasjonen.

Merk: For øyeblikket kan brukere planlegge møter fra Outlook, men kan ikke ha dem i noen kanaler.

Det er veldig praktisk å holde møter på Microsoft Teams. Brukere kan planlegge møter fra Microsoft Teams eller bruke Outlook-applikasjonen. Teams-brukere med et Microsoft 365 Business-abonnement kan også bruke en planleggingsassistent som lar brukere finne et tidspunkt for møtet som fungerer for alle.

Planleggeren for Microsoft Teams Free-brukere er ganske grunnleggende på dette tidspunktet, men siden det er en nylig implementert funksjon, vil den kanskje få viktige oppdateringer i løpet av de kommende månedene. Du kan også sende en invitasjonslenke til personer som ikke er en del av organisasjonen din, slik at de kan bli med i møtet som «gjester».