Slik bruker du Tasks-appen i Microsoft Teams

Å administrere oppgavene dine er blitt mye enklere.

Microsoft annonserte Tasks-appen for Microsoft Teams i fjor, og det er trygt å si at det er en av appene som folk ventet spent på. Det kan være veldig skremmende å holde styr på forskjellige oppgaver vi må ta oss av gjennom dagen eller ved slutten av uken eller måneden. Selvfølgelig er det forskjellige apper for det i Microsoft.

Men det er nettopp det som er problemet. Eller, i det minste var det det. Appene var separate. Og du må bytte mellom flere apper for å holde styr på alt. Det var veldig vanskelig å bevare forstanden mens du gjorde det. Men med Tasks endrer Microsoft det.

Tasks-appen samler alle funksjonene til Microsofts separate fremdriftssporing og oppgaveadministrasjonsapper på ett sted. Den nye Tasks-appen kombinerer dine personlige oppgaver fra To-Do og delte oppgaver fra Planner-appen rett i Microsoft Teams. Så du kan spore alle oppgavene dine fra ett enkelt sted.

Legge til oppgaver i Microsoft Teams

Oppgaver-appen begynte å rulle ut tidligere i år i faser og er nå generelt tilgjengelig for alle med et Microsoft 365-abonnement. Microsoft Teams Free-brukere har ikke tilgang til appen.

Du kan legge til Oppgaver-appen som en systemomfattende app i Microsoft Teams eller som en fane i en kanal. Når du legger til Oppgaver som en fane i kanalen, vil den ikke inkludere dine personlige oppgaver fra To-Do.

Før du legger til Oppgaver-appen i Microsoft Teams, er det én ting å huske. Du finner ikke appen under navnet "Oppgaver". For øyeblikket finner du den under navnet 'Planner'.

Gradvis vil navnet endres til «Oppgaver etter planlegger og gjøremål» før det til slutt blir «Oppgaver». Endringen til førstnevnte har allerede startet, og noen brukere kan finne appen under det navnet i stedet for "Planner". Men uansett navn, er funksjonaliteten den samme.

For å bruke Oppgaver-appen, klikk på alternativet "Flere apper som er lagt til" (tre prikker) på navigasjonslinjen til venstre.

Klikk deretter på "Finn en app"-søkefeltet og søk etter "Planner". Klikk på appen for å legge den til i Microsoft Teams-liste.

Appbeskrivelsesvinduet åpnes. Klikk på "Legg til"-knappen for å installere appen.

Planleggeren (eller Oppgaver etter planlegger og gjøremål, i noen tilfeller) vil vises på navigasjonslinjen. Du kan også feste appen på navigasjonslinjen for fremtidig tilgang. Høyreklikk på appen og velg "Pin" fra alternativmenyen.

Bruke oppgaver i Microsoft Teams

Oppgaver-appen på Microsoft Teams viser oppgavene dine i to deler: "Mine oppgaver" og "Delte planer".

"Mine oppgaver"-delen inkluderer listene dine fra Microsoft To-Do-appen, samt alle oppgaver du har lagt til i To Do og Outlook. Den inneholder også en seksjon for "Tilordnet til meg" som viser alle oppgaver fra Planner som er spesifikt tildelt deg, slik at du alltid kan ha listen over oppgaver tilgjengelig.

Delte planer-delen inkluderer oppgavene eller planene fra Planner-appen som er lagt til i Teams.

"Mine oppgaver"-delen inkluderer også viktige og planlagte kategorier. Viktig-kategorien viser alle oppgaver du har stjernemerket, fra To Do, samt oppgaver som er tildelt deg i Planner.

Planlagt-kategorien viser alle oppgavene dine som har en forfallsdato, fra To Do samt Planner som er tildelt deg, sortert etter dato slik at du kan holde styr på timeplanen din. Den viser også oppgaver fra planer som ikke er en del av teamene dine, men som er tilstede i den opprinnelige Planner-appen.

Opprette nye oppgaver

Oppgaver-appen viser bare ikke alle oppgavene dine fra disse andre appene; du kan også opprette nye oppgaver.

Klikk på alternativet "Ny liste eller plan" nederst på skjermen for å lage nye lister eller planer.

Vinduet for å opprette en ny oppgave vises. Gi listen din eller planlegg en tittel. Gå deretter til rullegardinmenyen under "Opprett inn" og velg hvilken type oppgave det skal være. Velg "Mine oppgaver" hvis du vil opprette en privat liste eller teamnavnet, og kanal hvis du vil opprette en delt plan.

Klikk deretter på "Opprett"-knappen.

For å opprette en ny oppgave i en eksisterende liste eller plan, gå til den listen/planen først. Anta at du vil opprette en ny personlig oppgave for gjøremål, gå til "Oppgaver" under "Mine oppgaver".

Klikk deretter på alternativet "Legg til en oppgave".

Skriv inn tittelen for oppgaven, og en prioritetsstatus eller forfallsdato hvis det er en. Og klikk på "OK"-knappen (hakeikon) for å lagre oppgaven.

For å redigere mer informasjon om oppgaven, som å legge til beskrivelse eller underoppgaver, klikk på oppgaven.

Redigeringsvinduet åpnes. Gå til "Sjekkliste" og legg til underoppgaver for oppgaven der det står "Legg til et element".

På samme måte, for en ny delt planoppgave, gå til plannavnet og klikk på alternativet "Legg til en oppgave". Den eneste forskjellen for en ny oppgave i en plan vil være kolonnekategoriene. Du kan angi detaljer for kategoriene «Tilordnet til» og «Bøtte» når du oppretter en ny oppgave for Planner.

Viser oppgavene dine

Gjøremålsoppgavene kan bare vises som en liste, men Planner-oppgavene støtter 4 typer visninger. Du kan vise oppgavene dine i form av en liste, tavle, diagram eller tidsplan.

Som standard vil "Liste"-visningen være synlig.

Tavlevisningen viser alle oppgavene i form av kort på en tavle, som er standardvisningen i den opprinnelige Planner-appen i Microsoft 365.

Kartvisningen viser all statistikk relatert til planen i form av diagrammer som gjør det mer visuelt og dermed lettere å holde styr på all informasjon.

Og tidsplanvisningen vil vise alle oppgavene dine i en kalender, noe som gjør det enkelt å holde styr på tidsfristene dine.

For å endre visningen, klikk på det tilsvarende alternativet i høyre hjørne av verktøylinjen over oppgavene.

Bruke oppgaver som fane

Du kan også legge til Oppgaver som en fane i en Teams-kanal. Når den legges til i en kanal, vil ikke appen inkludere dine personlige oppgaver fra To-Do. Med Tasks-appen i kanalen kan teamet ditt lage planer i samarbeid og holde alle oppgavene organisert.

Gå til kanalen du vil legge Planneren til og klikk på ‘+’-ikonet øverst for å legge til en ny fane.

Søk etter "Planner" fra appene og klikk på den. Du kan enten opprette en ny plan eller legge til en eksisterende. Velg alternativknappen som tilsvarer alternativet du ønsker, og angi deretter enten navnet på en plan (for å opprette en ny plan) eller velg en eksisterende plan fra rullegardinmenyen. Klikk deretter på "Lagre"-alternativet.

Den nye Tasks-appen i Microsoft Teams vil gjøre administrasjon av oppgaver, team så vel som personlig, til et stykke kaken. Og de kommende månedene vil bare se en forbedring av appen, med flere tillegg som tilbakevendende oppgaver, Min dag-liste osv. som kommer også.