Du kan importere Google Sheets- og Excel-filene (.xslx) til Notion-tabeller ved å eksportere dem som CSV-filer.
Notion er en alt-i-ett-produktivitetsløsning for blant annet skriving, planlegging, kunnskapshåndtering, datahåndtering, teamsamarbeid.
Notion er et av de mest avanserte og nyttige databaseverktøyene som er tilgjengelige i dag. Notion lar deg lage to typer databaser: Helsides database eller In-line database (som betyr en databasekomponent som en tabell midt i en tekst eller et annet dokument). Det er også fem viktige typer databaser du kan lage på Notion, de er liste, galleri, tabell, tavler og kalender.
Flere og flere brukere går over fra Google Sheets og Microsoft Excel til Notion på grunn av dens fleksibilitet og tilpasningsmuligheter. Hvis du har bestemt deg for å flytte databasene dine til Notion, men ikke vet hvordan. Her i dette innlegget skal vi vise hvordan du importerer Google-ark og Excel-filer (.xslx eller .xls) til Notion-tabeller.
Importere et Google-ark eller Excel-fil til Notion
Notion er en flott online databaseplattform som kan brukes av både enkeltpersoner og profesjonelle.
Notion lar deg importere data fra følgende filtyper:
- Ren tekst (.txt)
- Markdown (.md eller .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
Du kan også importere data fra ulike applikasjoner til Notion.
I tillegg til disse kan du også bygge inn Google-ark i Notion. Men problemet med å bygge inn Google Sheets er når du mister tilgangen til filen eller filen slettes på Google Drive, eller hvis URL-en går i stykker, vil innebyggingen også brytes.
Den beste måten å importere en Excel-fil eller et Google-ark på er å konvertere dem til en CSV-fil (.csv) først og laste dem opp til Notion.
Hvordan importere en Excel-fil til Notion
Siden Notion ikke støtter .xslx (Excel)-filer, må du eksportere dem til en .csv-fil og deretter laste opp/importere dem til Notion.
Først åpner du Excel-arbeidsboken du vil importere til Notion. Gå deretter til "Fil"-fanen for å åpne Excel backstage-visning og velg "Lagre som".
På Lagre som-siden velger du "CSV UTF-8 (kommadelt)(*.csv)" som lagringsfiltype. Dette formatet støtter også ikke-engelske tegn og Unicode-8-tegn. Eller du kan velge den enkle "CSV (Comma Delimited)(.*csv)" filtypen som ikke støtter spesialtegn. Begge vil fungere fint hvis tabellen bare inneholder tekster, tall og datoer.
CSV er en avgrenset tekstfil som inneholder en liste over data. De brukes ofte til å importere og eksportere data i applikasjoner.
Klikk deretter på "Lagre"-knappen. Hvis du bare har ett ark i arbeidsboken, blir det lagret med en gang. Eller hvis du har flere ark i arbeidsboken, vil Excel vise deg denne advarselen, og sier klikk "OK" for å lagre bare det aktive arket som en CSV-fil, og hvis du har flere ark, lagre dem individuelt med forskjellige navn.
Når du har lagret dataene dine som en CSV-fil, åpner du Notion-applikasjonen eller åpner Notion i nettleseren din. Åpne deretter begrepssiden der du vil importere CSV-filen og klikk på "Importer" i venstre panel som vist nedenfor.
Import-dialogvinduet åpnes. Velg alternativet "CSV" i dialogboksen.
Naviger nå til mappen som inneholder CSV-filen din i filvelgeren, velg den og klikk deretter "Åpne".
CSV-filen vil bli importert til Notion og Excel-dataene dine vises som en tabell.
Endre egenskapstype i Notion
Når dataene har blitt importert, er det en ting til du må gjøre, nemlig å sjekke om egenskapstypene (datatypene) i hver kolonne samsvarer med dataene. Mesteparten av tiden får du de riktige datatypene, men noen ganger vil data komme inn i Notion som tekster. Hvis du for eksempel importerer valutadata eller ukjent datoformat osv., kommer det som tekst.
Så når det skjer, må du konvertere kolonnene dine til riktig egenskapstype. Du kan finne ut kolonnens datatype ved å se på ikonet foran kolonnetittelen. Hvis du har tekster, vil det være et avsnittsikon, kalenderikon for datoer og hash-tegn for tall, og så videre.
Som du kan se nedenfor da vi importerte denne tabellen fra en Excel-fil, er 'Gebyr'-kolonnen med valutaverdier formatert som en tekstkolonne. Nå må vi endre egenskapstypen (datatype) i kolonnen "Gebyr" til nummer.
For å gjøre det klikker du på kolonnetittelen, og du får opp en rullegardin. I det klikker du "Tekst" under Eiendomstype og velger riktig datatype (nummer).
Nå konverterte vi verdiene, men vi mistet valutaformatet. Ikke bekymre deg, det er enkelt å legge til. For å konvertere tallet til et spesifikt format, hold bare markøren over en av verdiene i kolonnen og du vil se en 123 knapp.
Klikk på 123 og velg ditt foretrukne tallformat fra listen.
Nå er tallverdiene i Gebyr-kolonnen formatert som valuta.
Slik importerer du et Google-ark til Notion
For å importere Google-ark til Notion, må du først laste ned regnearket som en CSV-fil.
For å laste ned Google-ark, åpne Google-regnearket du vil importere og klikk på "Fil"-menyen i menylinjen. I rullegardinmenyen utvider du «Last ned»-alternativet og velger «Kommaseparerte verdier (.csv, gjeldende ark)» for å laste ned filen som en CSV-fil.
Deretter åpner du begrepssiden der du vil importere CSV-filen og klikker på "Importer" i den nedre delen av venstre sidefelt.
Velg filen din fra filvelgeren og klikk "Åpne" for å importere den CSV-filen til Notion.
Nå importeres Google-arket ditt til Notion og vises som en tabell.
Legge til en Excel-fil eller et Google-ark til en forestillingsdatabase
I stedet for å importere data til en ny Notion-tabell, kan du slå sammen innhold fra en Excel-fil eller Google-ark til en eksisterende Notion-tabell. Husk at du bare kan gjøre dette med helsidestabeller, ikke inline-tabeller.
Men først må du sørge for at både Excel/Google Sheet-tabellen og Notion-tabellen din har vanlige kolonnenavn (for eksempel skal begge ha «Fornavn», «Etternavn», «Dato» osv. kolonner).
Først eksporterer du Excel/Google-ark-regnearket til en CSV-fil som vi gjorde for å importere Excel/Google-ark til Notion.
Deretter åpner du begrepssiden som inneholder tabellen du vil slå sammen med og klikker på den horisontale ellipsen (…) i øvre høyre hjørne av begrepsvinduet.
Naviger deretter til mappen som inneholder den eksporterte CSV-filen i filutforsker og velg den. Og klikk "Åpne" for å slå sammen filen.
Nå er CSV-filen slått sammen (tilføyd) med Notion-tabellen, og innholdet vil bli lagt til på slutten av den eksisterende Notion-tabellen (se nedenfor).
Det er slik du importerer Excel- og Google-arkdatabaser til Notion.