Hva er en CSV-fil, og hvordan åpner eller oppretter jeg den?

En omfattende veiledning om hva en CSV-fil er, og hvordan du oppretter, åpner, importerer eller eksporterer den.

En CSV-fil refererer til filtypen "Comma-separated value", som lar deg lagre tabelldata for å administrere datasett eller databaser. Det er en ren tekstfil som kun kan inneholde tall og tekstverdier som er atskilt eller avgrenset med komma.

CSV er et veldig populært og allsidig filformat som ofte brukes til å utveksle data mellom forskjellige applikasjoner. Siden de er enkle å organisere og manipulere, er CSV-filer mye brukt i forbruker-, forretnings-, finans- og vitenskapelige applikasjoner. Mange programmer tilbyr alternativer for å importere eller eksportere filer i CSV-format.

I denne artikkelen vil vi diskutere hva som er en CSV-fil, hvordan du oppretter og redigerer dem, hvordan du åpner en CSV-fil og hvordan du importerer/eksporterer en CSV-fil.

Hva er en CSV-fil og hva er dens struktur?

En CSV-fil som noen ganger refereres til som tegnseparerte verdier eller kommadelte filer, er enhver fil som slutter på '.csv'. Det er et vanlig datautvekslingsformat som brukes av regneark eller databaseprogrammer som Microsoft Excel, Google Sheets, MySQL osv. CSV gjør det enkelt å overføre komplekse data mellom applikasjoner som ikke kan snakke med hverandre, så lenge begge appene støtter CSV-format.

CSV-filer kan bare inneholde bokstaver, tall og tegn (utskrivbare ASCII- eller Unicode-tegn), som er atskilt (eller avgrenset) med kommategn. Siden de er vanlige tekstfiler, er CSV-filer enkle å importere eller eksportere. Med CSV-filer kan du enkelt eksportere stor og kompleks informasjon fra ett program og deretter importere informasjonen i den CSV-filen til et annet program.

I CSV-filer er verdier vanligvis avgrenset med komma, men noen ganger kan de bruke andre tegn for å skille verdier, inkludert:

  • Semikolon (;)
  • Tab (\t)
  • Mellomrom ( )
  • Enkelte eller doble anførselstegn (”) (“”)
  • Rør (|)

Struktur av CSV-fil

En CSV-fil har en enkel struktur, og den er faktisk stavet med navnet (kommaseparerte verdier). CSV-filer bruker et komma for å skille hver spesifikk dataverdi (kolonner) på én linje, og forskjellige rader vises på forskjellige linjer. For eksempel, når du konverterer en tabell med data til en CSV-fil, inneholder den første raden/linjen kolonneoverskrifter (avgrenset) av tabellen, deretter inneholder hver linje en rad i tabellen.

Det vil bli bedre forstått med et eksempel. La oss si at du har dette regnearket som inneholder en tabell med data:

Og slik ser dataene ovenfor ut i en CSV-formatert fil:

Fornavn, Etternavn, Kjønn, Land Franklyn, Ukjent, Mann, Frankrike Loreta, Curren, Kvinne, Frankrike Philip, Gent, Mann, Frankrike Shavon, Benito, Kvinne, Frankrike Shavonne, Pia, Kvinne, Frankrike

CSV-fil kan være mer komplisert enn dette med flere felt eller verdier på hver linje og kan inneholde tusenvis av linjer. CSV-filer vil ikke støtte noen fonter, design eller formatering, de bærer bare ren tekst. Denne enkelheten er det som gjør CSV-filen til den foretrukne filen for eksport og import av data til andre programmer.

Opprette en CSV-fil

Det er to måter å lage en CSV-fil på – en, du kan lage en CSV-fil ved å eksportere eller lagre en fil i CSV-format ved hjelp av applikasjoner; to, lag en CSV-fil ved hjelp av et tekstredigeringsprogram.

Lag en CSV-fil ved hjelp av tekstredigering

Du trenger ikke et dedikert regneark eller databaseprogramvare for å lage en CSV-fil, du kan lage en CSV-fil ved å bruke et hvilket som helst tekstredigeringsprogram som Notepad, Vim, Notepad++ osv. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn en streng med verdier ( kolonner), som er atskilt med komma, og rader er atskilt med nye linjer. Her, hvordan:

Først åpner du et tekstredigeringsprogram som Notisblokk, og skriv deretter inn kolonnenavnene eller den første raden med data (en post) atskilt med komma på den første linjen. For eksempel skriver vi følgende overskrifter i fillinjen:

Navn, kjønn, land, alder

Og sørg for å skrive uten unødvendig plass i strengen.

Deretter skriver du inn verdiene dine på den andre linjen, med samme format som den første linjen. Her skriver vi inn det faktiske navnet, etterfulgt av kjønn, etterfulgt av land, og deretter alder. 

Dulce, kvinne, USA, 32

Fortsett å skrive verdiene dine for hvert element på hver påfølgende linje. Hvis du vil la noen felt (verdi) være tomme, sørg for å legge til komma, ellers vil de resterende feltene på linjen bli forskjøvet til venstre når du importerer filen til en tabell. I eksemplet nedenfor utelot vi landfeltet på den 7. linjen, men vi la til et komma for å la en tom celle når vi skjulte dataene i tabellen.

Regler for å lage CSV-filer

Internet Engineering Task Force (IETF) definerer hvordan en CSV-fil skal struktureres og formateres med 'RFC4180'-standarden. I følge dette er det få flere regler du må følge for å formatere data i en CSV-fil. Her står ‘CRLF’ for ‘carriage return’ og en ‘linefeed’, som betyr et linjeskift.

  • Hold hver rad med data på en egen linje, atskilt med et linjeskift (CRLF).
Philip, Mann, Frankrike, 36
  • Du trenger ikke å følge den siste raden med data (linje) med et linjeskift.
Philip, Mann, Frankrike, 36 Mara, Kvinne, Storbritannia, 25
  • Du kan inkludere en valgfri overskriftslinje med en liste over kolonnenavnene i den første linjen i filen med samme format som resten av linjene. Overskriftene kan inneholde navnene relatert til feltene i filen.
Fornavn, Etternavn, Kjønn, Land Philip, Mann, Frankrike, 36 Mara, Kvinne, Storbritannia, 25
  • Sørg for at hvert felt i overskriftslisten og hver post er avgrenset med kommaer. Hver post/linje skal inneholde samme antall felt i hele filen. Og det siste feltet i linjen må ikke følges av komma.
Fornavn, Etternavn, Kjønn, Land Shavon, Benito, Kvinne, Frankrike
  • Hvis du omslutter felt i doble anførselstegn, kan det hende at doble anførselstegn ikke vises inne i feltene.
"Sherron","Kvinne","Storbritannia","65" Belinda,Kvinne,Island,68
  • Hvis du vil at komma, doble anførselstegn, semikolon eller linjeskift skal vises i feltene, må du omslutte feltene med doble anførselstegn.
Shavonne,Female,"Fra;nce","10 000"

Når du er ferdig med å knytte dataene dine i Notisblokk (tekstredigering), klikker du på "Fil"-menyen og velger alternativet "Lagre" eller trykker Ctrl+S.

Skriv deretter inn navnet på filen og avslutt filnavnet med filtypen ".csv".

Deretter velger du alternativet 'Alle filer (*.*)' fra rullegardinmenyen 'Lagre som type', og klikker deretter på 'Lagre'-knappen.

Det er alt som trengs for å lage en CSV-fil ved hjelp av et tekstredigeringsprogram.

Opprett en CSV-fil ved hjelp av regnearkapplikasjoner

Den enkleste måten å lage en CSV-fil på er å eksportere en fil til CSV-format eller lagre den i CSV-format. De fleste av regnearkene, databasene og andre applikasjoner gir deg muligheter for enten å eksportere dataene til CSV-filer eller lagre dem som CSV-filer. Du kan også laste ned datasettet i en CSV-fil. I mange applikasjoner lages en CSV-fil ved å klikke på "Fil"-menyen og velge alternativet "Eksporter" eller "Lagre som".

Bruker Microsoft Excel

Microsoft Excel lar deg lagre en fil som en CSV-fil ved å bruke "Lagre som"-funksjonen. For å lage en CSV-fil ved hjelp av Microsoft Excel, åpne Excel og åpne den eksisterende filen du vil lagre i CSV-format eller opprett et nytt dokument.

For å lage et nytt dokument for CSV, legg først til en kolonneoverskrift eller et feltnavn for hver del av data du vil sette inn (f.eks. fornavn, etternavn, adresse, by, stat og postnummer) i cellene i rad 1 øverst i regnearket.

Deretter skriver du inn dataene dine i regnearket i de aktuelle kolonnene. Det skal bare være én post på rad.

For å lagre regnearket som en CSV-fil, klikk på "Fil" og velg "Lagre som".

På Lagre som-siden eller -vinduet skriver du inn navnet på filen i feltet "Filnavn".

Deretter velger du "CSV UTF-8(Comma delimited) (*.csv)" eller "CSV (Comma delimited) (*.csv)"-format fra rullegardinmenyen "Lagre som type:" og klikker på "Lagre"-knappen .

Når du klikker "Lagre", vil bare det aktive arket bli lagret som en CSV-fil. Du har nå opprettet en CSV-fil ved hjelp av Excel.

Bruker Google Sheets

Google Sheets lar deg laste ned regnearket som en CSV-fil ved å bruke nedlastingsfunksjonen. For å gjøre det, åpne regnearket du vil laste ned som en CSV-fil i Google Sheets. Eller du kan opprette et nytt regneark i Google Sheets som vi gjorde i delen ovenfor.

Når du er ferdig med å legge inn dataene dine i regnearket, klikker du på «Fil»-menyen, utvider deretter «Last ned»-undermenyen og velger alternativet «Kommadelte verdier (.csv, gjeldende ark)».

Dette vil laste ned gjeldende ark i regnearket som en CSV-fil. Excel- og Google-ark kan inneholde formler, stil, bilder, formatering og andre ting, men de overføres ikke til CSV-filen.

Merk: Selv om de fleste regnearkprogrammer støtter flere ark, støtter ikke CSV-formatet "ark" eller "faner", og informasjonen på tilleggsarkene vil ikke bli registrert i CSV når du eksporterer eller lagrer filen. Bare det gjeldende arket blir lagret.

Åpne en CSV-fil

Fordi CSV-filer er så enkle, kan de enkelt åpnes med et hvilket som helst tekstredigeringsprogram (som Notisblokk) eller et regnearkprogram (som Microsoft Excel, Google Sheets). I de fleste av disse programmene kan du bare klikke på Fil > Åpne og velge CSV-filen for å åpne den.

Åpne en CSV-fil i en tekstredigerer (notisblokk)

På grunn av sin enkelhet kan enhver tekstredigerer som kan åpne en ".txt"-fil åpne en ".csv"-fil. Når du åpner en CSV-fil i et tekstredigeringsprogram som Notisblokk, vil den ikke vise deg formaterte eller strukturerte data. I stedet vil den bare vise deg verdiene atskilt med komma eller annet skilletegn.

Notepad kan imidlertid ha problemer med å åpne CSV-filen hvis det er en stor CSV-fil (fil med størrelse i GB). I så fall kan du prøve å bruke et kraftigere tekstredigeringsprogram som Notepad++, Vim, Sublime Text, etc. Notepad gir en enkel og enkel måte å se CSV-filen på.

For å åpne en CSV-fil i Notisblokk eller standard tekstredigering, høyreklikk på CSV-filen i Filbehandling eller Windows Utforsker, og velg deretter 'Rediger' (Hvis du har Windows 11, velg 'Vis flere alternativer og velg 'Rediger' '). Alternativt kan du høyreklikke på filen, flytte markøren over til "Åpne med"-alternativet, og deretter velge "Notepad" eller et annet tekstredigeringsprogram.

Nå vil du se dataene inne i CSV-filen i ren tekst.

Du kan også åpne tekstredigeringsprogrammet du ønsker, og deretter klikke på "Fil" og deretter "Åpne".

I "File Open"-dialogboksen, naviger til CSV-filen og velg den. Klikk deretter "Åpne"

Nå kan du lese og redigere dataene som du ville gjort med en hvilken som helst annen fil.

Åpne en CSV-fil i Microsoft Excel

Selv om du enkelt kan se en CSV-fil med et enkelt tekstredigeringsprogram uten behov for et regnearkprogram som MS Excel, er det ikke estetisk tiltalende. De fleste regnearkapplikasjoner er i stand til å åpne og endre CSV-filer, noe som også gjør dem lettere å forstå.

Hvis du har Microsoft Excel installert på datamaskinen din, vil det være standardprogrammet for å åpne '.csv'-filene. Bare dobbeltklikk på CSV-filen åpnes den i Excel. Hvis den ikke åpnes i Excel, kan du høyreklikke på CSV-filen og velge "Åpne med", og velge "Excel".

Alternativt, hvis du allerede har Excel åpent, klikk på "Fil"-fanen og klikk deretter "Åpne".

I "Åpne"-vinduet, naviger til plasseringen som inneholder CSV-filen din. Hvis du ikke finner filen du vil åpne, klikker du på rullegardinmenyen ved siden av 'Filnavn'-feltet og endrer filtypen til 'Tekstfiler (*.prn, *.txt, *.csv)' . Dette vil kun vise tekstfilene på den valgte plasseringen.

Når du har funnet filen, velg den og klikk "Åpne" for å åpne den i Excel.

Merk: Hvis verdiene inne i CSV-filen ikke er avgrenset med komma (,), kan det hende at verdiene ikke blir separert i individuelle celler i kolonner, og alle verdiene i rader kan grupperes i en enkelt kolonne.

Åpne en CSV-fil i Google Regneark

Hvis du ikke har betalt regnearkprogram som Microsoft Excel, kan du bruke gratis regnearkprogrammer som Google Sheets for å se/redigere CSV-filen din online. Å åpne en CSV-fil i Google Sheets er like enkelt som Microsoft Excel.

Først åpner du en tom regnearkfil i Google Sheets. I menylinjen klikker du på "Fil" og klikker på "Åpne".

I dialogboksen Åpne en fil velger du fanen Last opp og klikker på knappen Velg en fil fra enheten din. Eller, hvis du allerede har lastet opp CSV-filen til Google Disk, velg den fra "Min stasjon"-fanen og klikk "Åpne". Du kan også dra og slippe filen fra datamaskinen til dialogvinduet "Åpne en fil".

Finn deretter CSV-filen du vil åpne på din lokale stasjon, velg den og klikk "Åpne" for å laste opp filen.

Når filen er ferdig lastet opp, vil den automatisk bli formatert og lastet inn i gjeldende tomme ark. Nå kan du redigere filen som du ville gjort med en hvilken som helst annen fil.

Du kan også installere og bruke den gratis kontorpakken LibreOffice Calc til å åpne og redigere CSV-filene dine.

Se en CSV-fil med PowerShell

Du kan også se og lese en eksisterende CSV-fil i Windows PowerShell ved å bruke Import-CSV cmdlet. Dette er hvordan:

Først åpner du Windows PowerShell og bruker 'cd'-kommandoen for å endre katalogen til den der CSV-filen din er plassert. For eksempel bruker vi følgende kommandoendringskatalog i systemet vårt:

cd C:\Users\rajst\Documents

Skriv deretter inn følgende kommando og trykk Enter:

Import-Csv .csv

Sørg for å erstatte med filnavnet til CSV-filen i kommandoen ovenfor:

Import-Csv Contact.csv

Og filnavn bør ikke inneholde noen skilletegn (som mellomrom) i navnet. Kommandoen ovenfor vil konvertere innholdet i CSV-filen og vise den til deg i en liste som vist nedenfor.

Importere en CSV-fil til en applikasjon

Mange programmer bruker CSV-filer for å importere data. Enten det er en kontaktliste fra Google-kontakter, datasett fra et regnearkprogram eller en stor mengde informasjon fra et databaseprogram, kan du bruke CSV-filer til å eksportere data. Deretter kan de CSV-filene brukes til å importere data til et hvilket som helst program som støtter den typen data. Dessuten, hvis feltene eller verdiene i CSV-filene er avgrenset med andre skilletegn (annet enn et komma), er den beste måten å åpne filen på å importere den til applikasjonen.

Du kan finne alternativene "Importer", "Importer CSV", Importer/Eksporter eller "Importer kommaseparerte verdier" på programmer som støtter CSV-filer for å importere data til dem. La oss se hvordan du importerer CSV-filer til forskjellige applikasjoner.

Importer en CSV-fil til Excel

Noen ganger, når du får filer fra Internett eller mottar filer fra en kollega, kan de være i CSV-format. Også når du prøver å åpne CSV-filene direkte i Excel, kan det forårsake problemer. Så den beste måten å åpne filen i Excel på er å importere data til Excel slik at dataene ikke endres.

For å importere data i Excel, åpne Excel-programmet og opprette en ny arbeidsbok eller åpne en eksisterende. Gå til 'Data'-fanen og klikk på 'Fra tekst/CSV'-knappen fra Hent og transformer data-delen på båndet.

I dialogboksen Importer data velger du CSV-filen du vil importere til Excel-programmet, og klikker på "Importer".

Et annet vindu vil dukke opp, her, velg ditt skilletegn (komma), og klikk på "Last inn-knappen".

CSV-filene vil bli importert til et nytt Excel-ark som en tabell.

Normalt, når du importerer en CSV-fil til en Excel-arbeidsbok, vil dataene importeres til et nytt regneark med samme navn. Men hvis du vil importere data til et bestemt sted i det gjeldende regnearket, følger du disse trinnene:

For å importere en CSV-fil til et bestemt sted i det gjeldende regnearket, åpne regnearket der du vil importere dataene. Bytt deretter til "Data"-fanen og klikk på "Fra tekst/CSV"-knappen. Velg deretter CSV-filen du vil importere.

I det neste vinduet klikker du på rullegardinpilen ved siden av 'Last inn'-knappen og velger alternativet 'Last inn til'.

En liten dialogboks for import av data vises. Her velger du alternativet "Eksisterende regneark", og klikker på områdevalgknappen (pil opp) for å velge celleområdet.

Velg deretter celleområdet der du vil sette inn CSV-filinnhold i gjeldende ark. Når du har valgt området, klikker du på den lille "nedoverpilen" i det skjulte importdatavinduet.

Til slutt klikker du "OK" for å importere dataene.

Nå importeres CSV-filen til et eksisterende regneark på det valgte stedet.

Importer en CSV-fil til Google Sheets

Importere CSV-filer til Google Sheets er enklere enn Excel. I tillegg gir Google Sheets deg noen flere importalternativer enn Excel. Slik kan du importere CSV-filer til Google Regneark:

Først åpner du et nytt regneark eller en eksisterende fil i Google Sheets. I menylinjen velger du "Fil"-menyen, og klikker deretter på "Importer".

I Importer fil-dialogvinduet, velg kategorien Last opp, og klikk på "Velg en fil fra enheten"-knappen eller dra og slipp filen her fra din lokale stasjon.

Når filen er lastet opp, vises en annen "Importer fil"-dialogboks. Her velger du importsted og skilletype (skilletegn) og klikker på "Importer data"-knappen for å importere CSV-filen.

I rullegardinmenyen Importer plassering har du forskjellige alternativer for hvor du vil laste inn CSV-dataene dine i Google Regneark. Velg riktig alternativ.

  • Opprett nytt regneark – Velg dette alternativet for å opprette en ny regnearkfil på Google-stasjonen og importere CSV-fildataene dine til den.Filnavnet vil være det samme som CSV-filnavnet.
  • Sett inn nye ark(er) – Velg dette alternativet for å sette inn et nytt ark (med CSV-filnavnet) i det gjeldende regnearket og laste inn dataene i det.
  • Bytt ut regnearket – Dette alternativet vil erstatte gjeldende hele regnearket med bare ett ark med CSV-fildata.
  • Erstatt gjeldende ark – Dette alternativet lar deg kun erstatte gjeldende ark/fane i regnearket med innholdet i CSV-filen.
  • Legg til gjeldende ark – Velg dette alternativet hvis du legger til CSV-fildataene på slutten av gjeldende arkdata.

La oss si at du har en ufullstendig kontaktliste eller kundedata, og at kollegaen din sendte deg en CSV-fil som inneholder resten av dataene. Du kan bruke dette alternativet til å slå sammen dataene til kollegaen din på slutten av dataene dine i gjeldende ark.

Du har for eksempel denne ufullstendige kontaktlisten i regnearket ditt:

For å legge til CSV-filen til dette gjeldende arket, velg CSV-filen i dialogvinduet "Importer data", velg alternativet "Legg til gjeldende ark" for Importer plassering, og klikk på "Importer data".

Dette vil legge til CSV-fildataene på slutten av gjeldende arks datasett som vist nedenfor.

  • Erstatt data ved valgt celle – Dette alternativet vil erstatte dataene i den valgte cellen med CSV-fildataene.

For å gjøre dette, velg først cellen eller området der du vil erstatte data.

Velg deretter alternativet "Importer" fra "Fil"-menyen, og velg CSV-filen. I "Importer fil"-dialogboksen velger du "Erstatt data ved valgt celle" for Importer plassering og velg "Importer data"-knappen.

Dette vil erstatte dataene på den valgte celleplasseringen med data fra CSV-filen din.

Importer en CSV-fil til Google-kontakter

Google godtar bare «.CSV»-filen eller «Vcard»-filen for å importere kontaktlisten til Google-kontakter. Hvis du vil importere en kontaktliste fra en CSV-fil til Google Kontakter, følger du disse trinnene:

Først åpner du Google-kontakter ved å klikke på vaffelknappen på Google-siden og velge "Kontakter" fra rullegardinmenyen.

På Google-kontaktsiden klikker du på "Importer"-knappen på navigasjonspanelet.

Et Importer kontakter-vindu vises. Der klikker du på "Velg fil"-knappen.

Velg deretter CSV-filen i filopplastingsvinduet og klikk "Åpne"

Når filen er lastet opp, vises CSV-filnavnet ditt ved siden av "Velg fil-knappen". Klikk deretter på "Importer"-alternativet.

Kontaktlisten fra CSV-filen vil bli importert til Google Kontakter-appen.

De fleste av regnearkapplikasjonene, databaseprogrammene og andre applikasjonene gir muligheten til å importere CSV-filer, men de eneste trinnene for å få tilgang til det alternativet kan variere litt. Du finner Import-funksjonen under "Fil"-menyen i de fleste apper.

Det er alt du trenger å vite om CSV-filer, hvordan du lager dem, hvordan du åpner dem og hvordan du importerer og bruker dem.