Excels pivottabell er et av de kraftigste verktøyene som kan hjelpe deg med å oppsummere og analysere store datasett på en effektiv måte.
En pivottabell er et av de kraftigste og mest nyttige dataoppsummeringsverktøyene i Excel som lar deg raskt oppsummere, sortere, omorganisere, analysere, gruppere, telle store datasett.
Pivottabellen lar deg rotere (eller pivotere) dataene som er lagret i tabellen for å se dem fra forskjellige perspektiver og ha en klar forståelse av store datasett.
Denne opplæringen vil gi deg trinnvise instruksjoner om hvordan du oppretter og bruker pivottabeller i Excel.
Organiser dataene dine
For å lage en pivottabell må dataene dine ha en tabell- eller databasestruktur. Så du må organisere dataene dine i rader og kolonner. For å konvertere dataområdet til en tabell, velg alle dataene, gå til "Sett inn"-fanen og klikk "Tabell". I dialogboksen Opprett tabell klikker du "OK" for å konvertere datasettet til en tabell.
Ved å bruke en Excel-tabell som kildedatasettet for å lage en pivottabell, blir pivottabellen dynamisk. Når du legger til eller fjerner oppføringer i Excel-tabellen, vil dataene i pivot oppdateres med den.
La oss anta at du har et stort datasett som vist nedenfor, det består av over 500 poster og 7 felt. Dato, region, forhandlertype, firma, kvantitet, inntekt og fortjeneste.
Sett inn pivottabell
Velg først alle celler som inneholder data, og gå til "Sett inn"-fanen og klikk på "PivotChart". Deretter velger du alternativet "Pivotdiagram og pivottabell" fra rullegardinmenyen.
En dialogboks Opprett pivottabell åpnes. Excel vil automatisk identifisere og fylle ut det riktige området i "Tabell/område-feltet", ellers velge riktig tabell eller celleområde. Deretter spesifiser målplasseringen for Excel-pivottabellen din, det kan være "Nytt regneark" eller "Eksisterende regneark" og klikk "OK".
Hvis du velger "Nytt regneark", vil et nytt ark med en tom pivottabell og et pivotdiagram bli opprettet i et eget regneark.
Bygg din pivottabell
I det nye arket vil du se en tom pivottabell på venstre side av Excel-vinduet og en 'Pivottabellfelt'-rute på høyre kant av Excel-vinduet, hvor du finner alle alternativer for å konfigurere pivottabellen.
Pivottabellfelt-ruten er delt inn i to horisontale seksjoner: Felt-seksjonen (øverst i ruten) og Layout-seksjonen (nederst i ruten)
- De Feltseksjon viser alle feltene (kolonnene) du har lagt til i tabellen. Disse feltnavnene er alle kolonnenavnene fra kildetabellen.
- De Layoutseksjon har 4 områder, dvs. filtre, kolonner, rader og verdier, som du kan ordne og omorganisere feltene med.
Legg til felt i pivottabellen
For å bygge en pivottabell, dra og slipp felt fra feltseksjonen til områder i layoutseksjonen. Du kan også dra feltene mellom områdene.
Legg til rader
Vi starter med å legge til "Selskap"-feltet i Rader-delen. Vanligvis legges ikke-numeriske felt til i radområdet i layouten. Bare dra og slipp "Bedrift"-feltet inn i "Rad"-området.
Alle firmanavnene fra kolonnen "Bedrift" i kildetabellen vil bli lagt til som rader i pivottabellen og de vil bli sortert i stigende rekkefølge, men du kan klikke på rullegardinknappen i Radetiketter-cellen for å endre rekkefølgen.
Legg til verdier
Du la til en rad, la oss nå legge til en verdi i den tabellen for å gjøre den til en endimensjonal tabell. Du kan lage en endimensjonal pivottabell ved å bare legge til rad- eller kolonneetikettene og deres respektive verdier i områder. Verdiområdet er der beregninger/verdier lagres.
I eksempelet ovenfor har vi en rad med selskaper, men vi ønsker å finne ut den totale inntekten til hvert selskap. For å få det, dra og slipp "Inntekt"-feltet til "Verdi"-boksen.
Hvis du ønsker å fjerne noen felt fra Områder-delen, fjerner du avmerkingen ved siden av feltet i Felt-delen.
Nå har vi en endimensjonal tabell over selskaper (radetiketter) sammen med summen av inntekter.
Legg til kolonne
To-dimensjonalt bord
Radene og kolonnene vil sammen lage en todimensjonal tabell og fylle cellene med den tredje dimensjonen av verdier. Anta at du vil lage en pivottabell ved å føre opp firmanavn som rader og bruke kolonner for å vise datoer og fylle ut cellene med den totale inntekten.
Når du legger til «Dato»-feltet i «Kolonne»-området, legger Excel automatisk til «Kvartalsvis» og «År» i kolonnefeltene, for å beregne og bedre oppsummere dataene.
Nå har vi todimensjonal tabell med tre dimensjoner av verdier.
Legg til filtre
Hvis du vil filtrere ut dataene etter "Region", kan du dra og slippe "Region"-feltet til Filter-området.
Dette legger til en rullegardinmeny over pivottabellen med det valgte "Filterfeltet". Med det kan du filtrere ut bedrifters inntekter for hvert år etter region.
Som standard er alle regioner valgt, fjern merket for dem og velg kun regionen du vil filtrere dataene etter. Hvis du vil filtrere tabellen etter flere oppføringer, merk av i avmerkingsboksen ved siden av "Velg flere elementer" nederst i rullegardinmenyen. Og velg flere regioner.
Resultatet:
Sortering
Hvis du vil sortere ut tabellverdien i stigende eller synkende rekkefølge, høyreklikker du på en celle i Sum of Revenue-kolonnen, utvider deretter ‘Sorter’ og velger rekkefølgen.
Resultatet:
Gruppering
La oss si at du har data oppført etter måneder i pivottabellen din, men du vil ikke se den månedlig, i stedet vil du omorganisere dataene i finanskvartaler. Du kan gjøre det i pivottabellen.
Velg først kolonnene og høyreklikk på den. Velg deretter alternativet "Gruppe" fra rullegardinmenyen.
I grupperingsvinduet velger du "Kvartals" og "År", fordi vi vil at de skal organiseres i finanskvartaler hvert år. Klikk deretter "OK".
Nå er dataene dine organisert i økonomiske kvartaler hvert år.
Innstillinger for verdifelt
Som standard oppsummerer pivottabellen de numeriske verdiene med Sum-funksjonen. Men du kan endre typen beregning som brukes i området Verdier.
For å endre sammendragsfunksjonen, høyreklikk på alle data i tabellen, klikk "Summer verdier etter" og velg alternativet ditt.
Alternativt kan du klikke på nedoverpilen ved siden av 'Sum av ..' i verdiområdet i feltseksjonen og velge 'Value Field Settings'.
I 'Verdifeltinnstillinger' velger du funksjonen din for å oppsummere data. Klikk deretter "OK". For eksempelet vårt velger vi "Tell" for å telle antall fortjeneste.
Resultatet:
Excels pivottabeller lar deg også vise verdier på forskjellige måter, for eksempel vise Grand Totals som prosenter eller Columns Total som prosenter eller Row Total som prosenter eller ordreverdier fra minste til største og vice versa, mange flere.
For å vise verdier som prosenter, høyreklikk hvor som helst på tabellen, klikk deretter "Vis verdier som" og velg alternativet ditt.
Når vi velger «% av kolonnetotal», blir resultatet slik:
Oppdater pivottabellen
Selv om en pivottabellrapport er dynamisk, oppdaterer ikke Excel dataene i pivottabellen automatisk når du gjør endringer i kildetabellen. Den må "oppdateres" manuelt for å oppdatere dataene.
Klikk hvor som helst i pivottabellen og gå til "Analyser"-fanen, klikk på "Oppdater"-knappen i Data-gruppen. For å oppdatere gjeldende pivottabell i regnearket, klikk på "Oppdater"-alternativet. Hvis du vil oppdatere alle pivottabellene i arbeidsboken, klikker du på "Oppdater alle".
Alternativt kan du høyreklikke på tabellen og velge alternativet "Oppdater".
Det er det. Vi håper denne artikkelen gir deg en detaljert oversikt over Excels pivottabeller og hjelper deg med å lage en.