Sortering av data hjelper deg med å organisere eller ordne dataene i en spesifisert rekkefølge for å finne verdier raskt. I Excel kan du sortere et område eller en tabell basert på tekster, tall, datoer og klokkeslett i én eller flere kolonner. Du kan også sortere data på grunnlag av cellefarge, skriftfarge eller tilpasset formateringsikon.
Excel har flere avanserte innebygde sorteringsalternativer for å hjelpe med databehandling. I denne artikkelen vil vi diskutere de ulike metodene for å sortere data i en spesifisert rekkefølge samt ulike kriterier.
Sortering av data i Excel
Før du sorterer dataene dine, må du velge om du vil sortere hele regnearket eller bare et celleområde.
Sorteringen ordner alle dataene i regnearket etter én eller flere kolonner. Du kan også velge å sortere kun én kolonne i regnearket. Du kan sortere dataene dine på grunnlag av tekst, tall, datoer og klokkeslett.
Vi vil bruke følgende eksempel for å vise deg hvordan du utfører de forskjellige metodene for sortering i Excel.
Hvis du raskt vil sortere dataene dine, klikker du bare på en celle i kolonnen du vil sortere. I regnearket nedenfor ønsker vi å sortere dataene våre etter 'Rep'-navn. Så klikk på hvilken som helst celle i kolonne B.
Gå til 'Data'-fanen og klikk på 'AZ' sorteringsikon, som vil sortere datoen din etter 'Rep'-navn.
Nå er dataene dine sortert etter representantnavn. Når B-kolonnen er sortert, vil rader som tilsvarer hver celle i kolonne B flytte sammen med den.
Sortering av data i bare én kolonne
Du kan sortere dataene dine i én kolonne, noe som ikke vil påvirke tilstøtende kolonner på regnearket. Først velger du området/kolonnen (elementet) du vil sortere.
Gå deretter til "Data"-fanen og klikk på sorteringsikonet. Excel vil vise deg en 'Sorteringsadvarsel'-melding. I det, velg alternativet "Fortsett med gjeldende valg" og klikk "OK".
Nå er bare «Vare»-området (kolonnen) sortert i alfabetisk rekkefølge. Husk at sortering av bare én kolonne vil ikke samsvare med hele regnearket med den kolonnen.
Sortering av data etter dato/klokkeslett
Du kan sortere dato, klokkeslett, tall på samme måte som du sorterer tekst i Excel. Tall kan sorteres fra laveste til høyeste eller høyeste til laveste, og datoer og klokkeslett kan sorteres fra nyeste til eldste eller eldste til nyeste.
Du kan enten velge en celle i kolonnen som du vil sortere og klikke på "AZ" eller "ZA"-ikonet i kategorien "Sorter & Filtrer" Datagruppe for å sortere dataene dine i stigende eller synkende rekkefølge. Eller klikk på «Sorter»-ikonet ved siden av hurtigsorteringsikoner i «Data»-fanen.
Det vil åpne opp Sorter-dialogvinduet. Åpne 'Sorter etter'-rullegardinmenyen, denne rullegardinmenyen vil vise alle kolonneoverskriftene dine i regnearket, og siden vi ønsker å sortere datasettet vårt etter dato, velger du alternativet 'OrderDate'. Deretter velger du alternativet "Nyeste til eldste" i rullegardinmenyen "Rekkefølge" for å sortere dataene i stigende rekkefølge.
Resultatet vises i følgende skjermbilde.
Sortering av data etter cellefarge/skriftfarge/celleikon
For å sortere dataene dine etter cellefarge, skriftfarge eller celleikon, åpne "Sorter"-dialogboksen ved å klikke på "Sorter"-ikonet i Data-fanen. Deretter velger du alternativet ditt i 'Sorter på'-menyen. Her velger vi "Cellefarge" for å sortere datasettet.
Deretter velger du fargen du vil ha øverst i kolonnen. Klikk deretter "OK".
Slik vil en tabell sortert etter cellefarge se ut.
Datasortering på flere nivåer (Sortering av flere kolonner)
Sortering på flere nivåer lar deg sortere dataene (tabellen) etter verdiene i én kolonne og deretter organisere den igjen etter verdiene til en annen(e) kolonne(r).
For eksempel sorterer vi først datasettet etter "Vare"-navn og sorterer det deretter igjen etter "OrderDate". For å gjøre det, velg en hvilken som helst celle i tabellen og klikk på "Sorter"-ikonet i "Data"-fanen.
I "Sorter"-dialogboksen. Velg "Vare" fra rullegardinlisten "Sorter etter". Klikk deretter på "Legg til nivå" og velg "Bestillingsdato" fra rullegardinlisten "Da etter". Klikk "OK".
Nå er postene sortert etter Vare først og OrderDate andre.
Sortering i tilpasset rekkefølge
Noen ganger vil du ikke sortere etter tekst, nummer eller dato. Noen ganger vil du sortere etter noe annet, for eksempel måneder, ukedager, regioner eller et annet organisasjonssystem.
La oss ha følgende tabell, og du vil sortere den basert på prioriteringen av bestillingene.
For å gjøre det, klikk på en hvilken som helst celle inne i datasettet og åpne "Sorter"-dialogboksen fra Excel-båndet.
Deretter, i 'Sorter etter'-rullegardinmenyen, velg 'Prioritet'; i 'Sorter på'-rullegardinmenyen velg 'Cell Values'; og i rullegardinmenyen "Bestilling", velg "Egendefinert liste".
Når du klikker på alternativet "Egendefinerte lister" fra rullegardinmenyen, åpnes dialogboksen Egendefinerte lister.
Her skriver du inn din egendefinerte liste i 'Listeoppføringer:' og klikker på 'Legg til'. For eksempel legger vi til Høy, Normal og Lav prioriteter til listen.
En ny sorteringsrekkefølge er nå lagt til den tilpassede listen. Velg listen og klikk "OK".
Nå kan du velge din egendefinerte sorteringsrekkefølge fra rullegardinmenyen "Ordre".
Nå er datasettet sortert etter prioritet (Høy, Normal, Lav).
Sortering av data på rad
I stedet for kolonner kan du sortere dataene etter rader. For å gjøre det, velg hvilken som helst celle i en rad og klikk på "Sorter"-ikonet fra "Sorter og filtrer"-gruppen på båndet.
I 'Sorter'-dialogboksen klikker du på 'Alternativer'-knappen.
Velg alternativet "Sorter venstre mot høyre" i stedet for "Sorter topp til bunn" under Orientering i dialogboksen "Sorteringsalternativer". Og klikk "OK".
Deretter velger du raden du vil sortere under 'Sorter etter'-rullegardinmenyen og klikker på 'OK'.
Som du kan se nedenfor, er datasettet nå sortert etter verdiene i den valgte raden.
Nå har du lært å sortere i Excel, du kan raskt omorganisere regnearket ditt ved å sortere dataene dine.