Lag en privat kanal for dine superhemmelige teamoppdrag
Teamkanaler eksisterer vanligvis på grunnlag av ulike prosjekter et team håndterer, og alle teammedlemmer har tilgang til dem. Men hva om en undergruppe av teamet trenger å diskutere sensitive saker privat, eller de trenger et spesielt område for samarbeid der de kan fokusere på oppgaven som er tildelt dem uten å forstyrre resten av teamet?
Bør de lage et annet lag for det? Vel, hvis medlemmene som trenger dette spesielle stedet allerede er en del av teamet, trenger du ikke et nytt team – du trenger en privat kanal.
Hva er private kanaler i team?
Private kanaler i Microsoft Teams er teamkanaler som ikke er tilgjengelige for alle teammedlemmene, og bare enkelte medlemmer har tilgang til dem. De er perfekte når en undergruppe av teamet trenger å samarbeide eller diskutere ting separat fra resten av teamet. Siden en kanal er raskere å lage enn et nytt team, er de den ideelle løsningen for slike scenarier.
Men før du bestemmer deg for å opprette private kanaler, er det viktig å vite alle fakta om dem, slik at du vet nøyaktig hva du kan forvente.
Kan hvem som helst opprette private kanaler i Microsoft Teams? Generelt, ja. Privat kanaloppretting er tilgjengelig for alle teammedlemmer som standard. Men organisasjoner kan begrense denne muligheten til enkelte medlemmer eller deaktivere den helt. Hvis du ikke kan opprette private kanaler i Microsoft Teams, kontakt organisasjonens IT-administrator.
Et annet spørsmål som garantert dukker opp er at teameiere har tilgang til private kanaler? Hvis teameieren ikke er en del av den private kanalen, vil de ha begrenset tilgang til den. De kan se navnet på den private kanalen, eieren og siste aktivitets tidsstempel. De kan til og med slette en privat kanal. Private kanaler vises i kanallisten med et "lås"-ikon ved siden av.
Men de kan ikke se noe innhold, det være seg meldinger, filer eller faner, delt i kanalen. Nå er andre teammedlemmer som ikke er en del av den private kanalen kjent med informasjonen som eieren har. De vil ikke engang ha den fjerneste anelse om dens eksistens med mindre noen forteller dem det.
Hvem kan være en del av en privat kanal? Alle teammedlemmer kan være en del av den private kanalen, også gjester som er en del av teamet. Men ingen utenfor teamet kan legges til en privat kanal.
Er private kanaler det samme som standardkanaler?
Nei de er ikke. Det er noen få begrensninger på private kanaler, og ikke alle funksjonene som er tilgjengelige i standardkanaler er tilgjengelige i private kanaler. Private kanaler støtter faner og koblinger (unntatt Stream, Planner og Forms), men de støtter for øyeblikket ikke bots og meldingsutvidelser.
Dessuten kan det bare være maksimalt 30 private kanaler i et team, og hver privat kanal kan ha maksimalt 250 medlemmer. Og når du oppretter et team fra et eksisterende team, kopieres ikke private kanaler over. Microsoft Teams jobber med å lindre disse begrensningene, men det er ingen tidslinje for når det vil skje.
Hvordan lage en privat kanal i Microsoft Teams
Nå som du har bestemt deg for at en privat kanal er det du trenger, er det et stykke kake å lage den. Åpne Microsoft Teams, og gå til "Teams" fra navigasjonslinjen til venstre.
Listen over lag vises til venstre. Gå til teamet du vil opprette kanalen for og klikk på "Flere alternativer"-ikonet (tre prikker) og velg "Legg til kanal" fra menyen.
Vinduet for å opprette en kanal åpnes. Gi kanalen et navn, og gi en beskrivelse av den hvis du vil. Gå deretter til alternativet for "Personvern". Som standard vil den vise personverninnstillingene som "Standard". Klikk på den for å utvide rullegardinmenyen, og velg "Privat". Klikk på "Neste" for å fullføre opprettelsen.
Begynn deretter å skrive inn navnene på medlemmene du vil legge til på kanalen og klikk på 'Legg til'-knappen.
Du kan også hoppe over dette trinnet akkurat nå hvis du ikke er sikker på hvem du vil legge til.
Eller hvis du ender opp med å legge til folk, kan du alltid legge til flere senere når du vil.
Slik avslutter du en Teams-kanal
Hvis du (eieren) ønsker å forlate kanalen senere en gang, kan du bare forlate den hvis det er en annen eier i den, dvs. du kan ikke forlate kanalen hvis du er den siste eieren.
Du kan heller ikke forlate et team hvis du er den siste eieren av en privat kanal i teamet, og du kan heller ikke bli fjernet fra teamet av teameieren. Du må gjøre en annen eier i ditt sted til å forlate den private kanalen eller teamet.
Men du kan forlate organisasjonen, eller bli fjernet fra Office 365-gruppen knyttet til teamet ditt. I dette tilfellet, selv om du var den eneste eieren av den private kanalen, spiller det ingen rolle. Noen andre fra kanalen blir automatisk eieren av laget.
Private kanaler er praktiske for situasjoner der alle medlemmene som trenger et annet sted å kommunisere og samarbeide allerede er en del av et team. De er enkle å lage og håndtere, noe som gjør dem til det ideelle valget.