Du kan opprette en rullegardinliste i Google Sheets ved å bruke listen over elementer i en rekke celler eller ved å legge inn elementene manuelt.
En rullegardinliste (også kjent som en rullegardinmeny eller en rullegardinmeny) er en meny, som ligner på en listeboks, som lar brukere velge et alternativ fra en liste over forhåndsdefinerte alternativer. Rullegardinlisten sørger for at brukere bare legger inn verdiene som er tilgjengelige i en gitt liste i cellene.
Når du samarbeider om Google Regneark, vil du noen ganger kanskje at andre brukere skal legge inn gjentatte verdier i en kolonne. For å unngå unøyaktighet, skrivefeil og for å gjøre datainnføringen feste, kan det være lurt å legge til en rullegardinliste for å sikre at brukere bare legger inn de angitte verdiene.
Du lager for eksempel en liste over oppgaver du vil at teamet ditt skal utføre. Og du vil at teamet ditt skal oppdatere statusen for hver oppgave som Ferdig, Venter, Prioritet, Hoppet over og Oppgave pågår. For å gjøre det, kan du opprette en rullegardinmeny med en liste over oppgavestatuser der brukeren kan velge fra i stedet for å legge inn dataene manuelt.
I denne opplæringen vil vi dekke alt om å lage og administrere en rullegardinliste i Google Sheets.
Opprette en rullegardinliste i Google Sheets
Drop-down er en datavalideringsfunksjon som lar brukere kontrollere hva som kan legges inn i regnearket. Du kan raskt opprette en rullegardin ved hjelp av datavalideringsdialogen i Google Sheets.
Det er to måter du kan legge til en rullegardinmeny i Google Regneark. Du kan enten lage en rullegardinliste med verdiene i en rekke celler eller manuelt spesifisere elementer for listen.
Lag en rullegardinmeny ved å bruke en rekke celler i Google Sheets
Du kan lage en rullegardinliste i Google Regneark ved å bruke en liste over elementer som finnes i en rekke celler.
Først åpner du Google-regnearket og skriver inn listen over elementer i en rekke celler som du vil inkludere i rullegardinlisten. Her, i dette eksempelregnearket, har vi en liste over bynavn som grener.
Deretter velger du cellen eller celleområdet der du vil opprette rullegardinlisten. Det kan være på samme regneark eller et separat regneark.
Klikk deretter på "Data"-menyen øverst i regnearket og velg alternativet "Datavalidering" i rullegardinmenyen.
Eller høyreklikk etter at du har valgt cellen(e) og velg "Datavalidering" nederst på kontekstmenyen.
Datavalideringsdialogboksen vil dukke opp. Her kan du definere og tilpasse rullegardinlisten din med forskjellige innstillinger.
Celleområde
Det første feltet, "Celleområde", spesifiserer stedet der rullegardinlisten skal opprettes. Siden vi allerede har valgt et område for dette, fylles det automatisk ut.
Du kan også endre dette ved å klikke på et "tabellikon" i feltet Celleområde og velge celleområdet der du vil sette inn rullegardinlisten.
Kriterier
Deretter har delen Kriterier en liste over alternativer i en rullegardin, og du trenger bare de to første alternativene. Du kan ikke lage en rullegardinmeny med de andre alternativene.
Klikk på rullegardinmenyen og velg alternativet "Liste fra et område" for å legge til et område som kriteriet.
I feltet ved siden av skriver du inn cellereferansen/området som inneholder alle verdiene du ønsker skal inkluderes i rullegardinlisten. I stedet for å angi området manuelt, klikker du bare på "Velg dataområde"-ikonet (tabellikon).
En annen popup med navnet Velg et dataområde vises. Nå er det bare å velge cellen/området som inneholder listen over elementer, og plasseringen legges automatisk til i dialogboksen "Velg et dataområde". Klikk deretter "OK". Når du velger et område fra et annet ark, er arknavnet også inkludert på listens plassering.
I eksemplet ovenfor opprettes listen over elementer i A2:A13 på ark 3 og rullegardinmenyen i C2:C17 på ark 4.
Vis rullegardinliste i celle
Sørg for at avmerkingsboksen "Vis rullegardinliste i celle" er aktivert. Hvis dette alternativet ikke er merket av, kan du fortsatt skrive inn elementene fra listen ved å dobbeltklikke på cellen, men du vil ikke se rullegardinikonet i cellen.
På ugyldige data
Du kan også velge hva som skjer når noen legger inn noe (ugyldige data) som ikke er på listen. Du kan velge enten "Vis advarsel" eller "Avvis inndata" for innstillingen "På ugyldige data". Alternativet "Vis advarsel" godtar brukerens innspill, men med en advarsel mens alternativet "Avvis inntasting" avviser oppføringen fullstendig.
Utseende
Med alternativet Utseende kan du gi brukeren et hint om hvordan du bruker rullegardinlisten eller hva slags verdier som godtas i cellene.
For å aktivere dette alternativet, merk av for ‘Vis valideringshjelpetekst’ og en tekstboks vises rett under den. Skriv instruksjonene du vil vise i tekstboksen.
Når du er ferdig med konfigurasjonen, klikker du på "Lagre"-knappen for å bruke endringer.
Slik fungerer drop-down i Google Sheets
Nå er rullegardinlistene opprettet i celle C2:C17, og når du klikker på et rullegardinikon, vil det vise listen over elementer.
Nå, hvis en bruker skriver inn en verdi som ikke er på listen, er den cellen merket som ugyldige data. Du kan legge merke til markøren øverst til venstre i celle C6. Dette er fordi vi valgte alternativet "Vis advarsel" i "På ugyldige data"-innstillingen i dialogboksen Datavalidering.
Og når du holder musepekeren over markøren, vil du se advarselsmeldingen.
Slik lager du en dynamisk rullegardinliste i Google Sheets.
Lag en rullegardinmeny ved å legge inn elementene manuelt i Google Sheets
Hvis du vil opprette en statisk rullegardinliste og du ikke har listen over elementer i en rekke celler i regnearket, kan du spesifisere elementene manuelt i dialogboksen for datavalidering.
Denne metoden kan være nyttig hvis du bare vil lage en enkel rullegardinliste med elementer som Ja og Nei, Godkjent og avvist, På lager og utsolgt osv. Slik gjør du dette:
Velg cellen eller gruppen med celler du vil legge til en rullegardinliste for.
Klikk på "Data"-fanen i menyen og velg alternativet "Datavalidering".
På popup-boksen Datavalidering må du kontrollere at riktig celle eller område er valgt i feltet "Celleområde".
I rullegardinmenyen Kriterier må du velge «Liste over varer» denne gangen.
I feltet ved siden av skriver du manuelt inn elementene du ønsker i rullegardinlisten, og sørg for å skille hvert element med et komma uten mellomrom. For eksempelet vårt ønsker vi å vise kjønn, så vi skriver inn «Mann, Kvinne og Ikke spesifisert».
Du kan legge til mellomrom i elementets navn, men ikke mellom elementene. Elementene kan tekster, datoer, tall, formler og avmerkingsbokser.
Sørg for at alternativet "Vis rullegardinliste i celle" er merket av. Siden dette er en statisk liste og vi ikke vil ha andre inndata i cellen, valgte vi alternativet "Avvis inndata".
Når du har gjort endringene, klikk "Lagre" for å bruke.
Nå opprettes en statisk rullegardin i hver celle i det valgte området. Klikk på rullegardinikonet eller dobbeltklikk på cellen eller trykk "Enter" på cellen for å velge et element.
Hvis en bruker angir en verdi som ikke er på listen, avviser datavalideringen inndata og vil vise deg en feilmelding. Dette er fordi vi valgte alternativet "Avvis inndata" for "På ugyldige data" i datavalidering.
Feilen vil informere brukeren om at de har angitt ugyldige data på en bestemt celle, og at de må angi en av de angitte verdiene.
Rediger en rullegardinliste i Google Sheets
Det kan hende du vil legge til nye elementer, endre elementer eller fjerne elementer fra en allerede opprettet rullegardinliste. Det er også mulig å levere en ny liste over elementer til en eksisterende rullegardinliste.
Gå til celleområdet eller arket med celle(r) som inneholder listen over elementer du brukte for rullegardinlisten. Gjør de ønskede endringene i innholdet i disse cellene. Du kan legge til nye elementer, redigere de eksisterende elementene og fjerne elementer fra disse cellene.
Dette er den opprinnelige listen vi brukte til å lage en rullegardin før:
Nå har vi gjort noen endringer på listen. Vi la til en ny vare Stockholm, fjernet Wien og endret New York til New Jersey.
Du kan også redigere de manuelt angitte elementene i dialogboksen Datavalidering.
Etter at vi har redigert listen over elementer, vil rullegardinlisten automatisk bli oppdatert. Men noen av de tidligere angitte oppføringene ved hjelp av den opprinnelige rullegardinmenyen er merket som ugyldige. Siden disse verdiene er redigert i listen, er de merket som ugyldige.
Nå, når du klikker på rullegardinmenyen, vil du få opp en nylig oppdatert rullegardinliste.
Merk: Hvis du legger til eller sletter elementer i listen, sørg for å endre områdevalget i datavalideringskriteriene for å vise alle elementene riktig i rullegardinlisten.
Kopier en rullegardinliste i Google Sheets
I stedet for å lage den samme rullegardinlisten i flere ark, kan du raskt kopiere en rullegardinliste fra én celle til flere celler i ett eller flere ark.
Du kan bruke den enkle kopiere og lime-metoden for raskt å kopiere rullegardinlisten.
For å gjøre det, velg cellen med en rullegardinliste, høyreklikk og velg 'Kopier' eller trykk 'Ctrl + C'. Velg deretter cellen eller celleområdet der du vil sette inn rullegardinlisten, høyreklikk og velg "Lim inn" eller trykk "Ctrl + V" for å lime inn rullegardinlisten.
Men denne metoden vil også kopiere celleformatering (farge, stil, kant, etc.) samt oppføring av rullegardinlisten.
For å unngå dette må du bruke lim spesialfunksjon. Slik gjør du det.
Først, velg og kopier cellen (Ctrl + C) med rullegardinlisten. Deretter velger du cellen/området der du vil kopiere rullegardinlisten. Høyreklikk på den(e) valgte cellen(e), utvid alternativet "Lim inn spesial" og velg alternativet "Lim inn kun datavalidering".
Dette vil kopiere rullegardinlisten til ønsket sted.
Fjern en rullegardinliste i Google Sheets
I tilfelle du ikke har behov for en rullegardinmeny lenger og du vil slette dem, kan du enkelt gjøre det med noen få museklikk.
For å fjerne en rullegardinliste, velg cellen eller cellene der du vil fjerne rullegardinlisten. Klikk deretter på 'Data'-menyen og velg 'Datavalidering'.
Klikk nå på knappen "Fjern validering" nederst i dialogvinduet for datavalidering og klikk "Lagre".
Det er det. Nedtrekkslistene dine er fjernet. Men de vil etterlate deg med dataene vi skrev inn ved hjelp av disse rullegardinlistene.
