I Excel er det veldig enkelt å dele for-, mellom- og etternavn som vises i samme kolonne i separate kolonner ved å bruke forskjellige måter.
Anta at du mottok en kontaktliste med alle navnene oppført i fulle navn i en enkelt kolonne, og du må sannsynligvis skille for-, mellom- og etternavn og dele dem i separate kolonner. Det er få forskjellige måter du kan bruke for å skille navn – ved å bruke funksjonen Tekst til kolonner, Flash-fyll og formler.
I Excel er det veldig enkelt å dele navn fra én kolonne i to eller flere kolonner. I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du deler navnene inn i forskjellige kolonner i excel ved å bruke forskjellige måter.
Slik deler du navn i Excel
Det er tre enkle måter å dele navn på i Excel. Avhengig av datastrukturen og om du vil at de delte navnene skal være statiske eller dynamiske, velger du en av følgende metoder:
- Del navn ved hjelp av funksjonen Tekst til kolonner
- Skill navn ved hjelp av formler
- Skill navn med Flash Fill
Skill navn ved hjelp av tekst-til-kolonne-veiviseren
Tekst til kolonne-veiviseren er en av de vanligste måtene å skille for- og etternavn i Excel samt mellomnavn. Pass på at det er tomme kolonner ved siden av navnene du skal dele, fordi de fulle navnene vil bli delt inn i separate kolonner.
For eksempel har du datasettet nedenfor med fulle navn, og du vil dele/separere for- og etternavn og lagre dem i separate celler.
Først markerer du kolonnen med fulle navn som du vil skille. Gå deretter til "Data"-fanen og klikk på "Tekst til kolonner"-alternativet i "Dataverktøy"-delen.
Konverter tekst til kolonner-veiviseren åpnes. På det første trinnet i veiviseren, velg alternativet "Avgrenset" og klikk "Neste".
I trinn 2 av 3 av Konverter tekst til kolonner-veiviseren, velg skilletegnet som skiller dataene dine, fjern eventuelle andre hakemerker og klikk "Neste". I vårt tilfelle skiller 'mellomrom' for- og etternavnet, så vi velger dette skilletegnet.
Dataforhåndsvisningsdelen nedenfor i vinduet viser hvordan navnene dine analyseres.
På trinn 3 av 3 velger du dataformat og destinasjon og klikker "Fullfør".
Normalt vil standard "Generelt" fungere helt fint for de fleste typer data. I 'Destinasjon'-feltet angir du plasseringen der du vil at utdataene skal vises. Du må spesifisere adressen til den første cellen i kolonnen der du vil ha resultatene (B2, i vårt tilfelle).
Husk at hvis du ikke spesifiserer målcellen, vil veiviseren overskrive de originale dataene, så sørg for å velge en tom kolonne.
Når du klikker på "Fullfør"-knappen, vil den umiddelbart dele de fulle navnene i to separate kolonner (Fornavn og Etternavn).
Følg de samme trinnene hvis du har for-, mellom- og etternavn, og navnene dine blir delt inn i tre kolonner i stedet for to.
Merk: Resultatet av denne metoden er statisk. Det betyr at hvis du endrer det opprinnelige navnet, må du gjøre dette på nytt for å dele navnene.
Del navn atskilt med komma
Hvis for- og etternavn er atskilt med komma, følg trinnene nedenfor for å fjerne komma og dele for- og etternavn.
I følgende eksempel er navn formatert i omvendt format (Etternavn, Fornavn), der etternavnet kommer først etterfulgt av et komma, deretter etterfulgt av fornavnet.
Velg navnene og gå til Data –>Tekst til kolonne. På trinn 1 velger du "Avgrensningstegn" og klikker på "Neste". I trinn 2, under skilletegn, merker du av for "Komma" (,) som skilletegn fordi navnene dine er atskilt med komma.
På det siste trinnet velger du dataformatet som "Generelt", spesifiserer destinasjonen og klikker på "Fullfør".
Nå vil du ha navn i separate kolonner.
Separate navn ved hjelp av formler
Tekst til kolonner-veiviseren er rask og enkel å skille navn. Men hvis du ønsker å redigere de originale navnene og vil ha en dynamisk metode som oppdateres automatisk hver gang du endrer navnene, er det riktig å dele navn med formler. Du kan bruke LEFT, RIGHT, MID, LEN og SØK- eller FINN-funksjonene for å skille navn.
Skill for- og etternavn i Excel ved hjelp av formler
Få fornavnet
La oss si at du har datasettet nedenfor og du vil skille fornavnet inn i en egen celle. Du må kombinere funksjonen FINN og VENSTRE til én formel for å få fornavnet.
Bruk følgende formel for å få fornavnet:
=VENSTRE(A2,FINN(" ",A2)-1)Denne formelen bruker FINN-funksjonen til å finne posisjonen til mellomromstegnet (“ ”) mellom for- og etternavnet og trekker fra 1 for å ekskludere selve mellomrommet. Dette nummeret leveres deretter til VENSTRE-funksjonen, som bruker dette posisjonsnummeret til å trekke ut all teksten før den. Du kan også bruke SØK-funksjonen i stedet for FINN-funksjonen.
Etter at du har skrevet inn formelen i en tom celle (B2), drar du fyllhåndtaket ned til andre celler for å bruke denne formelen, og alle fornavn er delt inn i kolonne B som vist nedenfor:
Du kan enten legge SØK- og FINN-funksjonen inne i VENSTRE-funksjonen for å trekke ut fornavnet. Hovedforskjellen mellom de to funksjonene er at FIND skiller mellom store og små bokstaver, mens SEARCH skiller mellom store og små bokstaver.
Hvis du har komma (,) i stedet for mellomrom mellom for- og etternavnet, bruk komma som det første argumentet i FINN-funksjonen:
=VENSTRE(A2;FINN(",",A2)-1)Få etternavnet
Nå hvis du trenger å trekke ut etternavnet, bruk HØYRE-funksjonen. Følgende formel vil trekke ut etternavnet fra samme datasett:
=HØYRE(A2,LEN(A2)-FINN(" ",A2))Formelen finner først mellomromstegnposisjonen, trekk dette tallet fra den totale lengden på strengen (som returneres av LEN-funksjonen), og dette tallet leveres deretter til HØYRE-funksjonen for å trekke ut så mange tegn fra slutten av strengen (Navn).
Skill for-, mellom- og etternavn i Excel ved å bruke formler
Å dele opp navn som inkluderer et mellomnavn trenger forskjellige formler, avhengig av navneformatet du har.
For å få fornavn når du har et mellomnavn eller mellominitial, bruk den samme VENSTRE FINN-formelen som du allerede er kjent med.
Få etternavnet
RIGHT FIND-formelen ovenfor fungerer bra når det bare er for- og etternavn, den vil ikke være til stor nytte i tilfelle de originale navnene dine inneholder et mellomnavn eller mellominitial. Dette er fordi du ikke tok hensyn til to mellomrom i navnet.
For å få etternavnet når du også har et mellomnavn, bruk denne formelen:
=HØYRE(A2,LEN(A2)-SØK(" ",A2,SØK(" ",A2,1)+1))For å trekke ut etternavnet, bestemmer du først posisjonen til det andre mellomromstegnet ved å bruke de nestede SEARCH-funksjonene, legg til 1 til SEARCH(” “,A2,1) for å starte uttrekket med neste tegn. Deretter trekker du posisjonen til det andre mellomrommet fra den totale strenglengden, og får lengden på etternavnet som et resultatnummer. Gi deretter dette resulterende tallet til HØYRE-funksjonen for å trekke ut antall tegn fra slutten av strengen.
Få mellomnavnet
MID-funksjonen bruker tre argumenter, det første argumentet spesifiserer teksten eller celleadressen, det andre spesifiserer startposisjonen, og det siste argumentet forteller antall tegn som skal trekke ut mellomnavnet fra den posisjonen.
Syntaksen:
=MID(tekst, startnummer, antall_tegn)For å få mellomnavnet, skriv inn denne formelen i en tom celle:
=MIDTT(A2,SØK(" ",A2)+1,SØK(" ",A2,SØK(" ",A2)+1)-SØK(" ",A2)-1)La oss se hvordan denne komplekse formelen fungerer:
For å trekke ut mellomnavnet eller mellombokstaven, må du bestemme plasseringen av begge mellomrommene i det fulle navnet. For å finne posisjonen til det første mellomromstegn, skriv inn dette SØK(" ",A2) funksjon i «start_num»-argumentet og legg til 1 for å starte ekstraksjonen fra neste tegn.
Deretter, for å finne ut lengden på mellomnavnet, skriv dette SØK(" ",A2,SØK(" ",A2)+1)-SØK(" ",A2)-1 nestet funksjon i 'num_chars'-argumentet, som trekker posisjonen til det første rommet fra posisjonen til det andre rommet, og trekker 1 fra resultatet for å fjerne et etterfølgende mellomrom. Det endelige resultatet vil fortelle deg hvor mange tegn du skal trekke ut.
Nå skiller MID-funksjonen med startposisjon for mellomnavn og talltegn som skal trekkes ut mellomnavnet fra det fulle navnet (A2).
Separate navn i Excel ved hjelp av Flash Fill
Flash fyll brukes for det meste for automatisk fylling av data for et spesifikt mønster. Den kan også brukes til å dele navn. Den er bare tilgjengelig i Excel 2013, 2016, 2019 og 365.
La oss si at du har datasettet nedenfor og at du bare vil få fornavnene ut av de fulle navnene.
Skriv inn fornavnet i cellen ved siden av det opprinnelige navnet. I dette tilfellet skriver du "Steve" i celle B2.
Begynn deretter å skrive inn fornavnet i den andre cellen i kolonnen. Mens du skriver, hvis Excel registrerer et mønster, vil Flash Fill automatisk vise deg en liste over fornavnet i andre celler (i grått).
Når du ser listen over navn i grått og hvis disse navnene er riktige, trykker du bare på 'Enter'-tasten og Flash Fill vil automatisk fylle resten av kolonnen med fornavn.
Følg samme prosedyre for å skille etternavn i en egen kolonne.
Resultatet:
Flash Fill fungerer ved å oppdage et mønster i disse dataene og følge det mønsteret samtidig som du får de modifiserte dataene. Først, når du skriver inn fornavnet i den første cellen, gjenkjenner ikke Flash Fill mønsteret. Men når du begynner å skrive inn fornavnet igjen i den andre cellen, gjenkjenner Flash Fill mønsteret og viser deg forslaget om å dele opp fornavn. Deretter trykker du bare på 'Enter'-tasten.
Vanligvis er Flash Fill-funksjonen aktivert som standard. Hvis det ikke fungerer i Excel, etter å ha skrevet inn fornavnet i den første cellen, kan du ganske enkelt velge den andre cellen og klikke på "Flash Fill"-knappen fra Dataverktøy-gruppen på "Data"-fanen.
Alternativt kan du også trykke "Ctrl" + "E" for å få de samme resultatene.
Nå vil resten av cellene fylles ut med fornavn.
Noen ganger kan det hende du ikke ser mønsterforslaget i grått, i så fall kan du bruke fyllhåndtaket for å få Flash Fill-resultatet.
Skriv først inn navnene manuelt i to celler og velg begge disse cellene. Hold deretter markøren på nedre høyre hjørne av utvalget. Du vil legge merke til at markøren endres fra en liten grønn firkant (Filler-ikon) til et pluss-ikon.
Deretter dobbeltklikker du på plussikonet. Dette vil fylle resten av cellene. På dette tidspunktet er resultatene feil, du vil se at begge fornavnene gjentas igjen og igjen. Deretter, i nedre høyre hjørne av de resulterende dataene, vil du se et lite Auto-Fill-ikon som det er vist nedenfor. Klikk på dette "Autofyll"-ikonet og velg "Flash Fill".
Dette vil fylle fornavn i alle cellene:
Fjern mellomnavnet
Du kan også bruke Flash Fill-verktøyet for å bli kvitt mellomnavnet fra fullt navn.
La oss for eksempel si at du har datasettet nedenfor og at du bare vil ha for- og etternavnet uten mellomnavn eller mellominitial.
For å få navn uten mellomnavn eller mellominitial, skriv inn 'Lord Stark' manuelt i den tilstøtende cellen. Skriv deretter 'Daenerys Targaryen' i den andre tilstøtende cellen. Mens du skriver, vil Flash Fill gjenkjenne et mønster, og det vil vise deg en liste over navn uten mellomnavn (i grått).
Hvis forslaget er riktig, trykk "Enter"-tasten og Flash Fill vil automatisk fylle resten av cellene med navn uten mellomnavn.
Hvis du bare ønsker å få mellomnavnene uten for- og etternavn, skriv inn mellomnavnet i de to første cellene og bruk Flash Fill-verktøyet for å få mellomnavnene fra alle de fulle navnene i en kolonne.
Denne opplæringen viser hvordan du skiller navn mens du manipulerer tekstdataene. Disse metodene kan også være nyttige når du arbeider med andre former for data som adresser, produktnavn, merkenavn osv.