I denne opplæringen kan du lære hvordan du finner og erstatter tekst, tekst med formatering, spesialtegn eller ikke-brytende tegn i Word.
La oss anta at du er en advokatfullmektig og at du nettopp har skrevet inn et langt juridisk dokument eller en kontrakt for klienten din, bare for å oppdage at du har stavet klientens navn eller et feil firmanavn flere ganger gjennom hele dokumentet. Og har ikke tid til å manuelt finne og erstatte hver forekomst av teksten. Hva ville du gjort? Ikke få panikk - du kan enkelt fikse det med MS Words Finn og erstatt-funksjon.
Finn og erstatt er en av de mest nyttige funksjonene i Microsoft Word som kan brukes til å finne et tegn, et ord eller en setning i et dokument og erstatte dem. Du kan også finne og erstatte tekst i en bestemt del av teksten eller et helt dokument.
Ikke bare kan du finne et bestemt ord og erstatte det med et annet ord, men du kan også finne tekst basert på dets formatering, ved å bruke jokertegn og med samsvarende prefiks eller suffiks. Den lar deg også finne og erstatte tekst med spesifikk formatering, tegn som ikke skrives ut eller spesialtegn. I dette innlegget lærer du hvordan du finner og erstatter tekst i MS Word.
Finn tekst i Microsoft Word
Til å begynne med, la oss se hvordan du finner tekst i Excel ved å bruke navigasjonsruten eller Finn og erstatt-verktøyet. Deretter vil vi utforske hvordan du bruker Finn og erstatt-verktøyet for å erstatte tekst basert på forskjellige alternativer.
Finn tekst
Du kan bruke navigasjonsruten til å søke etter et tegn, et ord eller en gruppe ord. Og du kan få tilgang til denne navigasjonsruten fra båndet eller ved å trykke på en hurtigtast Ctrl + F.
For å få tilgang til navigasjonspanelet (Finn kommando), åpner du først ordet du vil søke etter tekst i. Deretter går du til "Hjem"-fanen og klikker på "Finn"-knappen fra redigeringsgruppen på båndet. Eller du kan trykke på hurtigtastene Ctrl + F i tastaturet.
Dette åpner navigasjonsruten til venstre i vinduet. Skriv inn teksten eller uttrykket du vil finne i tekstboksen "Søk dokument" i navigasjonsruten og trykk "Enter". Mens du skriver, vil verktøyet vise deg alle relaterte treff. I vårt eksempel skriver vi "Tate".
Finn-kommandoen søker etter all samsvarende tekst i dokumentet og uthever dem i gult. Navigasjonsruten viser alle forekomster av søkeordet (Tate) som en forhåndsvisning av resultatene
Verktøyet fremhever ikke bare de eksakte ordene, det fremhever til og med de delvis samsvarende ordene.
Du kan bruke opp- og nedpilene ved siden av tekstboksen for å hoppe til forrige eller neste søkeresultat. Eller du kan klikke på et av resultatene under søkefeltet for å hoppe direkte til det.
I stedet for å søke gjennom et helt dokument etter en tekst eller frase, kan du også søke i et stort dokument etter overskrifter. For å gjøre det, klikk på "Overskrifter"-fanen og velg en overskrift i navigasjonsruten for å bla etter overskrifter i dokumentet.
For å søke gjennom sider i Word, klikk på "Sider"-fanen i navigasjonsruten og velg ett av miniatyrbildene av alle sidene du vil se. Deretter kan du søke etter en bestemt tekst på den siden.
Når du er ferdig med å redigere dokumentet, lukker du navigasjonsruten og høydepunktene forsvinner.
Avansert søk
Hvis du ser etter mer spesifikke ord eller fraser, for eksempel ord med en bestemt skrifttype eller stil, spesialtegn eller bare hele ord, kan du bruke funksjonen Avansert søk for å spore dem opp. Dette verktøyet lar deg tilpasse søket med ulike alternativer. Dette er hvordan:
Gå til «Hjem»-fanen, klikk på nedoverpilen ved siden av «Finn»-ikonet i redigeringsgruppen, og velg «Avansert søk». Eller trykk Ctrl + H hurtigtaster for å åpne Finn og erstatt-verktøyet.
Eller du kan til og med starte Finn og erstatt-verktøyet fra navigasjonsruten ved å klikke på forstørrelsesglassikonet i tekstboksen Søk i dokument og velge alternativet "Avansert søk".
Dialogboksen Finn og erstatt vises. Her kan du gjøre et grunnleggende søk, men hvis du vil tilpasse søket med flere alternativer, klikker du på Mer >> knapp.
Når du utvider Mer-knappen, vil du finne flere alternativer som du kan gjøre mer avanserte søk med.
Velg ett eller flere alternativer i Søkealternativer-delen og klikk "Finn neste" for å se resultatet.
- Match Case: Hvis det er merket av for Match store og små bokstaver, søker den etter teksten som samsvarer nøyaktig med de store og små bokstavene du skriver inn i "Finn hva"-feltet.
- Finn kun hele ord: Dette alternativet finner tekst som ikke er delvis eller en del av et annet ord, det finner bare hele ordene som er nøyaktig samsvarende.
- Bruk jokertegn: Dette alternativet er det motsatte av alternativet "Finn kun hele ord". Jokertegnene du kan bruke er enkelttegn (?) og flere tegn (*) jokertegn. For eksempel, når du søker etter "Wall*", får du Walls, Wallmart eller Wallpaper, etc.
- Høres ut som: Dette alternativet finner ord eller uttrykk som høres fonetisk like ut, for eksempel "øyne" når du søker etter "is" eller "maur" for "tante".
- Finn alle ordskjemaer: Dette alternativet finner alle varianter av ord (alle verbformer). For eksempel, når du søker svøm, får du svøm, svømt og svømt.
- Matchprefiks: Dette søker etter ord med samme prefikser. Søk for eksempel etter hype, og du kan bli hyperaktiv, overfølsom, hyperkritisk.
- Match suffiks: Dette søker etter ord med de samme suffiksene. For eksempel, søk etter mindre, og du kan få endeløs, tidløs, lovløs, uanstrengt.
- Ignorer tegnsetting: Dette alternativet lar deg ignorere tegnsettingstegn i en tekst når du søker. For eksempel å finne ordet "Mrs. Jones' når du søkte etter 'Mrs Jones'.
- Ignorer mellomrom: Dette alternativet lar deg ignorere mellomrom i mellom. For eksempel å finne ordet «Dager er gode» når du søkte etter «Daysaregood».
Vi vil bruke noen av disse alternativene og se hvordan det fungerer med et eksempel.
Match Case
For eksempel, la oss si at vi søker på ordet 'MAGASIN' med store bokstaver uten at alternativet for store og små bokstaver er aktivert. Skriv inn ordet i "Finn hva"-feltet og klikk på "Finn neste"-knappen.
I rullegardinmenyen "Søk" under Søkealternativer velger du "Ned" for å begynne å se fra toppen til bunnen av dokumentet, velg "ned" for å begynne å se fra bunnen til toppen av dokumentet, eller "Alle" for å søk i hele dokumentet.
Når du klikker på "Finn neste", vil det fremheve den første forekomsten av ordet i grått. Når du klikker "Finn neste" igjen, vil den velge neste forekomst av ordet. Når du klikker på Finn neste hver gang, fremheves det samsvarende ordet ett om gangen.
Hvis du vil utheve alle forekomstene av ordet samtidig, klikker du på "Lesehøydepunkt"-knappen og velger "Uthev alle".
Du vil få flere treff med ordet uthevet i gult.
Men hvis vi søkte på det samme ordet (med store bokstaver) med store og små bokstaver aktivert, ville vi ikke fått noen resultater. Fordi verktøyet bare ser etter ordet som samsvarer nøyaktig med de store bokstavene vi skrev inn tidligere.
Finn alle Word-skjemaer
I et annet eksempel, hvis vi søkte på ordet «skriv» med «Finn alle ordformer (engelsk)»-innstillingen aktivert, ville vi få alle varianter av ordet.
Word vil finne alle verbformer av ordet som vist nedenfor.
Avansert søk med formatering
Du kan også søke etter bestemte ord eller uttrykk med spesifikk formatering brukt.
For å finne ord med formatering, skriv først ordet i "Finn hva"-boksen og klikk på "Format"-rullegardinknappen nederst i dialogboksen Finn og erstatt. Velg deretter formatet du vil se etter ordet i.
Du kan til og med finne ord med spesifikt skriftformat, avsnitt med spesifikk justering og format, tabulatorer, ord på et bestemt språk, tekstramme, stil og utheving.
Vi skal søke etter ordet med et bestemt skriftformat, så vi velger ‘Font’. I Find Font-vinduet, spesifiser formatet som vist nedenfor og klikk "OK".
Det valgte formatet "Font: (Standard) STXingkai, Italic" vises under tekstboksen "Finn hva" i dialogboksen Finn og erstatt. Klikk nå på "Uthev alle" for å finne de samsvarende ordene med det formatet.
Som du kan se, fremhever verktøyet bare ordene med det spesifikke skriftformatet, mens det ikke fremhever det samme samsvarende ordet i et annet skriftformat.
For å slette formateringen for søket, klikk på "Ingen formatering"-knappen nederst i dialogboksen Finn og erstatt.
Finn tekst med kun formatering
Du kan til og med finne tekster med formatering alene. Du trenger ikke engang å skrive inn et ord eller en setning, du kan bare spesifisere det eneste formatet til teksten.
Og verktøyet vil finne alle ordene eller setningene med det matchende formatet.
Finn og erstatt-verktøyet lar deg også finne ikke-brytende tegn/spesialtegn eller ord med spesialtegn ved å velge tegnet/tegnene fra rullegardinknappen 'Spesial' nederst i dialogboksen Finn og erstatt.
Finn og erstatt tekst i MS Word
Så langt har du lært hvordan du finner tekst og hvordan du finner tekst med avanserte alternativer, la oss nå se hvordan du erstatter den funnet teksten.
Erstatt-funksjonen lar deg finne et ord eller en gruppe ord og erstatte det med noe annet eller finne et ord basert på tekstformatering og erstatte det med annen tekst, eller finne et spesifikt ord og erstatte dets formatering, eller finne og erstatte tegn med andre spesialtegn eller ord.
Finn og erstatt tekst
For å finne og erstatte et bestemt ord eller uttrykk for et annet, naviger til redigeringsgruppen i 'Hjem'-fanen og klikk på 'Erstatt'-kommandoen. Alternativt kan du også trykke på hurtigtasten Ctrl + H.
Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt. Fyll ut de to feltene i dialogboksen Finn og erstatt:
- Skriv inn teksten du vil søke etter i "Finn hva:"-feltet.
- Skriv inn teksten du vil erstatte den med i feltet "Erstatt med:".
Når du har skrevet inn de nødvendige tekstene, kan du enten klikke på "Erstatt"-knappen for å erstatte teksten en etter en eller "Erstatt alle" for å erstatte alle forekomster av ordet samtidig.
Å erstatte all teksten sammen kan føre til feil i dokumentet hvis du ikke er forsiktig. For eksempel, hvis du erstatter alle «Han»-ordene med «Hun», kan det også erstatte ordene Head med Shead, hjelp med Shelp, varme med Sheat, og så videre. Så noen ganger er det bedre å erstatte dem en om gangen.
Klikk "Finn neste" for å finne den første forekomsten av teksten uthevet i grått, og klikk "Finn neste" igjen for å hoppe til neste forekomst.Se gjennom hver forekomst og klikk "Erstatt" for å utveksle den uthevede teksten.
Du kan klikke på tittellinjen i dialogboksen Finn og erstatt og dra den ut for å se resultatene bak den.
Når du er ferdig, klikker du på "Lukk"-knappen for å lukke dialogboksen.
Merk: Hvis du lar ‘Erstatt med’-feltet stå tomt, vil søketeksten i ‘Finn hva’-feltet bli slettet fra dokumentet.
Avansert finn og erstatt tekst
Hvis du ønsker å erstatte mer spesifikke ord, for eksempel ord med tegnsetting, store bokstaver, bestemt skrifttype eller stil, eller til og med spesialtegn, kan du bruke de avanserte søkealternativene i Finn og erstatt-verktøyet.
For å få tilgang til de avanserte alternativene for Finn og erstatt, klikk på "Mer >>"-knappen nederst i dialogboksen.
Her har du ulike søk og erstatt-alternativer som du kan bruke for å begrense søket.
Som vi diskuterte tidligere i avsnittet Avansert søk, vet du allerede hva hvert alternativ under søkealternativene brukes til.
Velg ett eller flere alternativer under søkealternativene og klikk "Finn neste" for å finne de samsvarende ordene, eller klikk "Erstatt" for å erstatte én forekomst om gangen, eller klikk "Erstatt alle" for å bytte ut hver forekomst samtidig.
Eksempel:
Som vi nevnte før, finner dette verktøyet kombinasjonene av tegn i det gitte ordet, selv som en del av andre ord.
For eksempel, når vi søker etter ordet "Tate" i dokumentet, finner den den kombinasjonen av tegn selv som en del av andre ord som "USA".
Og dette er ikke ideelt når vi erstatter disse ordene. Også hvis du hundrevis av treff, vil det ta evigheter å erstatte ord ett etter ett.
For å fikse dette, sjekk alternativet "Finn bare hele ord", for å finne ordene som ikke er delvise eller deler av andre ord, finner den bare hele ord som er nøyaktig samsvarende. Her sjekket vi også alternativet "Samsvar store og små bokstaver" for å sikre at det samsvarer med de nøyaktige store og små bokstavene også. Klikk deretter "Erstatt" eller "Erstatt alle" for å erstatte ordene.
Du kan bruke resten av alternativene ovenfor på lignende måte for å tilpasse søket ditt for å finne spesifikke ord.
Finn tekst og erstatt formatering
Du kan også finne et bestemt ord og erstatte det med det samme ordet, men med spesifikk formatering eller erstatte det med et annet ord med formatering.
For eksempel ønsker vi å finne og erstatte hele ordet "Lytle" med et spesifikt skriftformat. For å erstatte formatering, skriv inn ordet du vil finne i "Finn hva"-feltet og velg alternativet "Finn kun hele ord" for å søke etter bare det hele ordet. Klikk deretter på "Format"-knappen nederst i dialogboksen og velg "Skrift".
Du kan erstatte ord med andre formateringsalternativer som stil, avsnitt, ramme og så videre.
I Erstatt skrift-dialogen velger du ønsket formatstil som font, skriftstil, skriftfarge osv. I vårt tilfelle velger vi "Elephant"-font og "Italic"-stil. Klikk deretter "OK" for å søke.
Tilbake i "Finn og erstatt"-dialogboksen kan du se at den valgte formateringen er satt for "Erstatt med:". Siden vi kun erstatter formateringen av ordet, la feltet "Erstatt med:" stå tomt. Deretter klikker du enten på "Erstatt" eller "Erstatt alle"-knappen for å erstatte formateringen.
Når du klikker på "Erstatt alle"-knappen, vises en meldingsboks som informerer deg om hvor mange erstatninger som ble gjort (i vårt tilfelle, 222).
Som du kan se, erstattes alle forekomstene av ordet "Lytle" med spesifisert formatering.
Finn tekst med en bestemt formatering og erstatt
Hvis du vil finne en tekst som har en bestemt formateringsstil og erstatte den med en annen tekst, uten å endre formateringen eller med annen formatering, kan du gjøre det ved å bruke den formateringen på Finn-ordet. Slik gjør du dette:
For eksempel ønsker vi å finne og erstatte teksten 'Leatherman', som har spesiell formatering (font: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), med teksten 'Lincoln' (uten å endre formateringen ).
Skriv først inn teksten du vil søke etter (i vårt tilfelle Leatherman) i feltet "Finn hva". Klikk deretter på "Format"-knappen og velg alternativene etter behov (skrifttype).
I dialogboksen Finn skrift velger du ønsket formatering som vi skal finne tekst med. I vårt eksempel er teksten "Leatherman" i "Font: Old English Text MT, Style: Italic og Color: Blue, Accent 5"-formatering. Når alternativene er valgt, klikker du på "OK".
Nå skal de valgte formateringsalternativene vises under tekstfeltet "Finn hva" i Finn og erstatt.
Deretter skriver du inn teksten du vil at den skal erstattes med (Lincon) i 'Erstatt med-feltet:' og klikker på 'Erstatt alle'. Du kan også legge til formatering i erstatningsteksten hvis du vil.
Når du klikker på "Erstatt alle", vil alle forekomstene bli erstattet og en melding vil vise deg hvor mange erstatninger som ble gjort.
Som du kan se, er alle forekomstene av 'Leatherman' med formatering erstattet av 'Lincoln' uten å endre formateringen.
Finn og erstatt spesialtegn/tegn som ikke skrives ut
Finn og erstatt-funksjonen kan også hjelpe deg med å finne spesialtegn og erstatte dem med andre spesialtegn som ®, é, ä eller et hvilket som helst annet tegn som er oppført i symboldialogen. Du kan også finne og erstatte tegn som ikke skrives ut, for eksempel manuelle linjeskift, tabulatortegn, avsnittstegn osv. Du kan til og med erstatte spesialtegn med tekst og omvendt.
For eksempel, hvis du vil finne og erstatte ordet 'protege' med 'protege', skriv 'protege' i Finn hva-boksen og skriv 'protege' i 'Erstatt med'-boksen. Klikk deretter "Erstatt" eller "Erstatt alle" for å erstatte dem.
Som du kan se er de funnet tekstene erstattet med erstatningstekst med spesialtegn.
Noen ganger vil du erstatte manuelle linjeskift (tegn som ikke skrives ut) med avsnittsmerker, i slike tilfeller må du sette inn respektive tegnkode i boksene "finn hva" og "erstatt med".
For eksempel ønsker vi å erstatte alle manuelle linjeskift i dokumentene med avsnittsmerker. Tegnkoden for et manuelt linjeskift og avsnittsmerke er henholdsvis '^l' og '^p'. Du kan enten skrive inn koden, eller hvis du ikke kjenner koden, bruk "Spesial"-knappen for å sette inn koden.
For å sette inn ubrytende tegn, velg først tekstboksen der du vil sette inn. Klikk deretter på "Spesial"-knappen nederst i dialogboksen Finn og erstatt og velg et element fra listen.Og verktøyet vil automatisk sette inn den respektive tegnkoden i tekstboksen.
I eksemplet velger vi "Manuell linjeskift" for feltet "Finn hva".
Og 'Avsnittsmerke' for 'Erstatt med'.
Klikk deretter på "Finn neste" for å se hvor linjeskiftene er plassert. Klikk nå på "Erstatt alle" for å erstatte alle manuelle linjeskift i dokumentene.
Som du kan se nedenfor, erstattes de manuelle linjeskiftene med avsnittsmerker.
På lignende måte kan du også erstatte ikke-brytende tegn/spesialtegn med tekst og omvendt.
Det er alt du trenger å vite om å finne og erstatte tekst i Microsoft Word.