Bruk funksjonen Spor endringer i Excel for å vite hvem som har gjort endringer i arbeidsboken, endringene de har gjort og om de skal godtas eller ikke.
La oss si at du ba noen om å korrekturlese eller samarbeide om en Excel-arbeidsbok med deg. Og det kan være lurt å holde styr på endringene, innsettingene og slettingene som er gjort i den delte arbeidsboken. Du kan gjøre det ved hjelp av Excels funksjon for spor endringer, du kan identifisere hvem som har gjort endringene, og hvilke endringer de gjorde i det delte regnearket/arbeidsboken.
Excel-regneark spores ikke som standard, så du vet ikke hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort dem eller når. Men når funksjonen Spor endringer er aktivert, vil Excel skissere revisjoner utført av enhver bruker i en arbeidsbok. Dette er en trinn-til-trinn-veiledning for å spore endringer i Microsoft Excel.
Slik slår du på spor endringer i Excel
Når du er ferdig med å legge inn alle dataene i regnearket, aktiverer du funksjonen "Spor endringer" før du deler Excel-arbeidsboken for gjennomgang. Etter at de har fullført gjennomgangen, kan du sammenligne de opprinnelige dataene dine med de endrede dataene og deretter velge å godta eller avvise endringene. Deretter kan du slå av Spor endringer.
Husk at dette teknisk sett er en eldre funksjon, så du vil ikke se alternativet for sporendringer i Excel 2019 og 365. Du finner denne funksjonen bare i Review-fanen i Excel 2016 og lavere versjoner.
For å slå på sporendringer i Excel, gå til "Gjennomgå"-fanen og klikk "Spor endringer". Velg deretter "Uthev endringer" fra rullegardinmenyen.
En dialogboks for uthevingsendringer åpnes. I det merker du av for 'Spor endringer mens du redigerer'.
Nå har vi tre alternativer når, hvem og hvor. "Når"-boksen lar oss velge siden når vi vil spore endringene, velg mellom "Siden jeg sist lagret, Alle, Ikke gjennomgått ennå, eller Siden dato (spesifikk dato)". Her velger vi "Alle" i Når-boksen.
Og vi velger «Alle» i Hvem-feltet. Du kan også velge å bare spore endringer gjort av spesifikke brukere eller alle med dette alternativet.
Hvis du vil at endringene skal spores i hele arket, lar du denne boksen være umerket. merk av for 'Uthev endringer på skjermen' og klikk på 'OK'-knappen.
Eller hvis du bare vil spore endringer i bare en del av arket, kan du spesifisere celleområdet. Klikk på "Hvor"-boksen og velg celleområdet i regnearket. Klikk deretter "OK".
Klikk "OK" for å lagre arbeidsboken.
Velg deretter alternativet "Del arbeidsbok" i kategorien "Gjennomgang".
I dialogboksen Del arbeidsbok må du kontrollere at det er merket av for «Bruk den gamle funksjonen for delte arbeidsbøker i stedet for den nye medforfatteropplevelsen». Klikk deretter "OK".
Til slutt, velg "Beskytt delt arbeidsbok" på Review-fanen. Den åpner dialogboksen Beskytt delt arbeidsbok. I dialogboksen Beskytt delt arbeidsbok merker du av for "Deling med sporendringer" for å forhindre at noen fjerner sporingsloggen. Klikk deretter "OK".
Lagre deretter filen og del regnearket med samarbeidspartnerne dine for gjennomgang.
Hvordan se og godta eller avvise endringer
Etter at alle samarbeidspartnerne dine har gjennomgått arbeidsboken og gjort noen endringer, kan du velge å godta eller avvise disse endringene.
Hvis det nå gjøres endringer i regnearket, vil dette vises med en farget cellekant og en liten trekant i det øvre venstre hjørnet av cellen.
For å sjekke detaljene, flytt bare markøren over cellen med den lille trekanten i øvre venstre hjørne. En kommentarboks vises med hva er endringene som ble gjort, hvem som gjorde dem og når de ble gjort. Hvis flere korrekturlesere har gjort endringer i regnearket ditt, vil hver anmelder bli tildelt en annen boksfarge.
Gå til «Gjennomgang»-fanen og velg «Spor endringer» fra Endringer-gruppen. Denne gangen velger du "Godta eller avvis endringer" fra rullegardinmenyen.
I dialogboksen "Velg endringer som skal godtas eller avvises", klikker du "OK" for å fortsette.
Da åpnes en ‘Godta eller avvis endringer’ dialogboks, her kan du godta endringer én etter én, eller godta/avvise alle endringer på en gang. Her vil den første endringen som ble funnet på regnearket vises først. I vårt tilfelle var den første endringen som ble funnet at verdien av celle B11 endret seg fra 16,99 til 17,99. Når du godtar eller avviser den, vil neste endring lastes opp neste gang.
Når du klikker "Godta", vil endringen som ble gjort, bli brukt på regnearket ditt. Hvis du "avviser" den, vil endringen bli reversert.
Opprette en separat fil For å liste endringshistorikk
I stedet for å se endringene i samme regneark, kan du også se listen over endringer på et eget regneark kalt "Historikk". Historiearket vil vise alle detaljer om endringene som er gjort.
For å se historikk, velg "Spor endringer" fra Review-fanen og klikk "Uthev endringer" fra rullegardinmenyen.
I dialogboksen Marker endringer, sørg for å merke av for "Liste endringer på et nytt ark" nederst før du klikker "OK".
Dette vil opprette et nytt ark kalt 'Historie' som vil liste opp alle detaljer om endringene som er gjort i arbeidsboken.
Bare lagre filen igjen for å fjerne historikk-arket fra arbeidsboken.
Slik slår du av sporendringer i Excel
Etter at du er ferdig med gjennomgangen, kan du slå av funksjonen for sporskift i arbeidsboken. Dette vil fjerne alle sporede detaljer (høydepunkter på celler) og vil slutte å spore ytterligere endringer i arbeidsboken.
Du må først oppheve beskyttelsen av arbeidsboken før du kan slå av sporendringer. For å gjøre det klikker du bare på alternativet "Opphev delt arbeidsbok" under kategorien "Gjennomgå".
For å slå av sporendringer, gå til «Gjennomgang»-fanen og velg Spor endringer > Marker endringer.
I dialogboksen Marker endringer fjerner du boksen ved siden av 'Spor endringer mens du redigerer', og klikker deretter på 'OK'.
Spor endringer-funksjonen i Excel er nå slått av.