Hvordan summere en kolonne i Excel

Du kan summere en kolonne med et enkelt klikk, AutoSum-funksjonen, SUM-funksjonen, filterfunksjonen og ved å konvertere et datasett til en tabell.

Å legge sammen kolonner eller rader med tall er noe de fleste av oss må gjøre ganske ofte. Hvis du for eksempel lagrer viktige data som salgsoppføringer eller prislister i cellene i en enkelt kolonne, vil du kanskje raskt vite totalen for den kolonnen. Så det er nødvendig å vite hvordan man summerer en kolonne i Excel.

Det er flere måter du kan summere eller summere en kolonne/rad i Excel, inkludert, ved å bruke et enkelt klikk, AutoSum-funksjonen, SUM-funksjon, filterfunksjon, SUMIF-funksjon og ved å konvertere et datasett til en tabell. I denne artikkelen vil vi se de forskjellige metodene for å legge til en kolonne eller rad i Excel.

SUMMER en kolonne med ett klikk ved hjelp av statuslinjen

Den enkleste og raskeste måten å beregne den totale verdien av en kolonne på er å klikke på bokstaven i kolonnen med tallene og sjekke "Status"-linjen nederst. Excel har en statuslinje nederst i Excel-vinduet, som viser forskjellig informasjon om et Excel-regneark, inkludert gjennomsnitt, antall og sumverdi av de valgte cellene.

La oss anta at du har en tabell med data som vist nedenfor, og du vil finne summen av prisene i kolonne B.

Alt du trenger å gjøre er å velge hele kolonnen med tallene du vil summere (Kolonne B) ved å klikke på bokstaven B øverst i kolonnen og se på Excel-statuslinjen (ved siden av zoomkontrollen).

Der vil du se summen av de valgte cellene sammen med gjennomsnitts- og telleverdiene.

Du kan også velge dataområde B2 til B11 i stedet for hele kolonnen og se statuslinjen for å vite totalen. Du kan også finne summen av tall i en rad ved å velge raden med verdier i stedet for en kolonne.

Fordelen med å bruke denne metoden er at den automatisk ignorerer cellene med tekstverdier og summerer bare tallene. Som du kan se ovenfor, da vi valgte hele kolonne B inkludert celle B1 med en teksttittel (Pris), summerte den bare tallene i den kolonnen.

SUMMER en kolonne med AutoSum-funksjonen

En annen raskeste måte å oppsummere en kolonne i Excel er ved å bruke Autosum-funksjonen. AutoSum er en Microsoft Excel-funksjon som lar deg raskt legge sammen en rekke celler (kolonne eller rad) som inneholder tall/heltall/desimaltall ved hjelp av SUM-funksjonen.

Det er en 'AutoSum'-kommandoknapp på både 'Hjem' og 'Formel'-fanen på Excel-båndet som vil sette inn 'SUM-funksjonen' i den valgte cellen når den trykkes.

Anta at du har tabellen med data som vist nedenfor, og du vil summere tallene i kolonne B. Velg en tom celle rett under kolonnen eller høyre ende av en rad med data (for å summere en rad) du må summere.

Deretter velger du "Formel"-fanen og klikker på "Autosum"-knappen i funksjonsbibliotek-gruppen.

Eller gå til "Hjem"-fanen og klikk på "Autosum"-knappen i redigeringsgruppen.

Uansett, når du klikker på knappen, vil Excel automatisk sette inn '=SUM()' i den valgte cellen og utheve området med tallene dine (marsjende maur rundt området). Sjekk for å se om det valgte området er riktig, og hvis det ikke er det riktige området, kan du endre det ved å velge et annet område. Og parametrene til funksjonen vil automatisk justere i henhold til det.

Deretter trykker du bare på Enter på tastaturet for å se summen av hele kolonnen i den valgte cellen.

Du kan også starte AutoSum-funksjonen ved å bruke en hurtigtast.

For å gjøre det, velg cellen, som er rett under den siste cellen i kolonnen du vil ha totalen for, og bruk snarveien nedenfor:

Alt+= (Trykk og hold Alt-tasten og trykk likhetstegnet =-tasten

Og den vil automatisk sette inn SUM-funksjonen og velge området for den. Trykk deretter Enter for å summere kolonnen.

Autosum lar deg raskt summere en kolonne eller rad med et enkelt klikk eller trykk på en hurtigtast.

Imidlertid er det en viss begrensning for AutoSum-funksjonen, den vil ikke oppdage og velge riktig område i tilfelle det er tomme celler i området eller en celle som har en tekstverdi.

Som du kan se i eksemplet ovenfor, er celle B6 tom. Og da vi gikk inn i AutoSum-funksjonen i celle B12, velger den bare 5 celler ovenfor. Det er fordi funksjonen oppfatter at celle B7 er slutten av dataene og returnerer bare 5 celler for totalen.

For å fikse dette, må du endre området ved å klikke-og-dra med musen eller skrive inn de riktige cellereferansene manuelt for å markere hele kolonnen og trykke Enter. Og du vil få det riktige resultatet.

For å unngå dette kan du også legge inn SUM-funksjonen manuelt for å beregne summen.

SUMMER en kolonne ved å angi SUM-funksjonen manuelt

Selv om AutoSum-kommandoen er rask og enkel å bruke, kan det hende at du må angi SUM-funksjonen manuelt for å beregne summen av en kolonne eller rad i Excel. Spesielt hvis du bare vil legge sammen noen av cellene i kolonnen din, eller hvis kolonnen inneholder tomme celler eller celler med en tekstverdi.

Hvis du vil vise sumverdien din i noen av cellene i regnearket bortsett fra cellen rett under kolonnen eller cellen etter tallraden, kan du bruke SUM-funksjonen. Med SUM-funksjonen kan du beregne summen eller totalen av celler hvor som helst i regnearket.

Syntaksen til SUM-funksjonen:

=SUM(tall1; [tall2],...).

• nummer1 (obligatorisk) er den første numeriske verdien som skal legges til.
• Nummer 2 (valgfritt) er den andre ekstra numeriske verdien som skal legges til.

Mens nummer 1 er det obligatoriske argumentet, kan du summere opp til maksimalt 255 ekstra argumenter. Argumentene kan være tallene du vil legge sammen eller cellereferanser til tallene.

En annen fordel med å bruke SUM-funksjonen manuelt er at du legger sammen tall i ikke-tilstøtende celler i en kolonne eller rad samt flere kolonner eller rader. Slik bruker du SUM-funksjonen manuelt:

Først velger du cellen der du vil se summen av en kolonne eller rad hvor som helst på regnearket. Deretter starter du formelen ved å skrive =SUM( i cellen.

Velg deretter celleområdet med tallene du vil summere, eller skriv inn cellereferansene for området du vil summere i formelen.

Du kan enten klikke-og-dra med musen eller holde nede shift-tasten og deretter bruke piltastene til å velge et celleområde. Hvis du vil angi cellereferanse manuelt, skriv inn cellereferansen til den første cellen i området, etterfulgt av et kolon, etterfulgt av cellereferansen til den siste cellen i området.

Etter at du har skrevet inn argumentene, lukker du parentesen og trykker på Enter-tasten for å få resultatet.

Som du kan se, selv om kolonnen har en tom celle og en tekstverdi, gir funksjonen deg summen av alle de valgte cellene.

Summering av ikke-kontinuerlige celler i en kolonne

I stedet for å summere opp en rekke kontinuerlige celler, kan du også summere ikke-kontinuerlige celler i en kolonne. For å velge ikke-tilstøtende celler, hold nede Ctrl-tasten og klikk på cellene du vil legge til eller skriv inn cellereferanser manuelt og separer dem med komma (,) i formelen.

Dette vil vise summen av bare de valgte cellene i kolonnen.

Summering av flere kolonner

Hvis du vil ha summen av flere kolonner, velger du flere kolonner med musen eller skriver inn cellereferansen til den første i området, etterfulgt av et kolon, etterfulgt av den siste cellereferansen til området for argumentene til funksjonen.

Etter at du har skrevet inn argumentene, lukker du parentesen og trykker på Enter-tasten for å se resultatet.

Summering av ikke-tilstøtende kolonner

Du kan også summere ikke-tilstøtende kolonner ved å bruke SUM-funksjonen. Dette er hvordan:

Velg en hvilken som helst celle i regnearket der du vil vise summen av de ikke-tilstøtende kolonnene. Start deretter formelen ved å skrive funksjonen =SUM( i den cellen. Deretter velger du det første kolonneområdet med musen eller skriver inn områdereferansen manuelt.

Deretter legger du til et komma og velger neste område eller skriver inn den andre områdereferansen. Du kan legge til så mange områder du vil på denne måten og skille hver av dem med et komma (,).

Etter argumentene lukker du parentesen og trykker Enter for å få resultatet.

Oppsummeringskolonne ved hjelp av navngitt område

Hvis du har et stort regneark med data og du raskt vil beregne summen av tall i en kolonne, kan du bruke navngitte områder i SUM-funksjonen for å finne totalen. Når du oppretter navngitte områder, kan du bruke disse navnene i stedet for cellereferansene som gjør det enkelt å referere til datasett i Excel. Det er enkelt å bruke navngitt område i funksjonen i stedet for å bla nedover hundrevis av rader for å velge området.

En annen god ting med å bruke Named range er at du kan referere til et datasett (range) i et annet regneark i SUM-argumentet og få sumverdien i det gjeldende regnearket.

For å bruke et navngitt område i en formel, må du først opprette en. Slik oppretter og bruker du et navngitt område i SUM-funksjonen.

Velg først celleområdet (uten overskrifter) som du vil opprette et navngitt område for. Gå deretter til "Formler"-fanen og klikk på "Definer navn"-knappen i gruppen Definerte navn.

I dialogboksen Nytt navn, spesifiser navnet du vil gi til det valgte området i 'Navn:'-feltet. I «Omfang:»-feltet kan du endre omfanget av det navngitte området som hele arbeidsboken eller et spesifikt regneark. Omfanget spesifiserer om det navngitte området vil være tilgjengelig for hele arbeidsboken eller bare et spesifikt ark. Klikk deretter på 'OK'-knappen.

Du kan også endre referansen til området i feltet "Refererer til".

Alternativt kan du også navngi et område ved å bruke 'Navn'-boksen. For å gjøre dette, velg området, gå til 'Navn'-boksen til venstre på formellinjen (like over bokstaven A) og skriv inn navnet du ønsker å tilordne den valgte datoperioden. Trykk deretter på Enter.

Men når du oppretter et navngitt område ved hjelp av Navn-boksen, setter det automatisk omfanget av det navngitte området til hele arbeidsboken.

Nå kan du bruke det navngitte området du opprettet for raskt å finne sumverdien.

For å gjøre dette, velg en hvilken som helst tom celle hvor som helst i arbeidsboken der du vil vise Sum-resultatet. Og skriv SUM-formelen med det navngitte området som argumentene og trykk Enter:

=SUM(priser)

I eksemplet ovenfor refererer formelen i ark 4 til kolonnen kalt "Priser" i ark 2 for å få summen av en kolonne.

Sum bare de synlige cellene i en kolonne ved å bruke SUBTOTAL-funksjonen

Hvis du har filtrert celler eller skjulte celler i et datasett eller kolonne, er det ikke ideelt å bruke SUM-funksjonen for å summere en kolonne. Fordi SUM-funksjonen inkluderer filtrerte eller skjulte celler i beregningen.

Eksempelet nedenfor viser hva som skjer når du summerer en kolonne med skjulte eller filtrerte rader:

I tabellen ovenfor har vi filtrert kolonne B etter priser som er mindre enn 100. Som et resultat har vi noen filtrerte rader. Du kan legge merke til at det er filtrerte/skjulte rader i tabellen etter de manglende radnumrene.

Nå, når du summerer de synlige cellene i kolonne B ved å bruke SUM-funksjonen, bør du få '207' som sumverdi, men i stedet viser den '964'. Det er fordi SUM-funksjonen også tar hensyn til de filtrerte cellene når summen beregnes.

Dette er grunnen til at du ikke kan bruke SUM-funksjonen når filtrerte eller skjulte celler er involvert.

Hvis du ikke vil at de filtrerte/skjulte cellene skal inkluderes i beregningen når du summerer en kolonne, og du bare vil summere de synlige cellene, må du bruke SUBTOTAL-funksjonen.

SUBTOTAL Funksjon

SUBTOTAL er en kraftig innebygd funksjon i Excel som lar deg utføre ulike beregninger (SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, VARIANCE og andre) på en rekke data og returnerer en total eller et aggregert resultat av kolonnen. Denne funksjonen oppsummerer kun data i de synlige cellene mens den ignorerer filtrerte eller skjulte rader. SUBTOTAL er en allsidig funksjon som kan utføre 11 forskjellige funksjoner i synlige celler i en kolonne.

Syntaksen til SUBTOTAL-funksjonen:

=SUBTOTAL (funksjonsnummer, ref1, [ref2], ...)

Argumenter:

• funksjonsnummer(obligatorisk)– Det er et funksjonsnummer som spesifiserer hvilken funksjon som skal brukes for å beregne totalen. Dette argumentet kan ha en hvilken som helst verdi fra 1 til 11 eller 101 til 111. Her må vi summere de synlige cellene mens vi ignorerer utfiltrerte celler. For det må vi bruke '9'.
• ref1 (obligatorisk)– Det første navngitte området eller referansen som du vil summere.
• ref2 (valgfritt) – Det andre navngitte området eller referansen som du vil summere. Etter den første referansen kan du legge til opptil 254 ekstra referanser.

Summering av en kolonne ved hjelp av funksjonen SUBTOTAL

Hvis du vil summere synlige celler og ekskludere filtrerte eller skjulte celler, følg disse trinnene for å bruke SUBTOTAL-funksjonen til å summere en kolonne:

Først må du filtrere tabellen. For å gjøre det, klikk på en hvilken som helst celle i datasettet. Deretter navigerer du til "Data"-fanen og klikker på "Filter"-ikonet (traktikon).

Pilene vises ved siden av kolonneoverskrifter. Klikk på pilen ved siden av kolonneoverskriften som du vil filtrere tabellen med. Deretter velger du filteralternativet du vil bruke på dataene dine. I eksemplet nedenfor ønsker vi å filtrere kolonne B med tall mindre enn 100.

I dialogboksen Custom AutoFilter skriver vi inn "100" og klikker "OK".

Tallene i kolonnen er filtrert etter verdier mindre enn 100.

Velg nå cellen der du ønsker å vise sumverdien og begynn å skrive SUBTOTAL-funksjonen. Når du åpner SUBTOTAL-funksjonen og skriver inn parentesen, vil du se en liste over funksjoner du kan bruke i formelen. Klikk "9 - SUM" i listen eller skriv inn "9" manuelt som det første argumentet.

Velg deretter celleområdet du ønsker å summere eller skriv inn områdereferansen manuelt og lukk parentesen. Trykk deretter på Enter.

Nå vil du få summen (deltotalen) av bare de synlige cellene - '207'

Alternativt kan du også velge området (B2:B11) med tallene du ønsker å legge sammen og klikke på "AutoSum" under fanen "Hjem" eller "Formler".

Den vil automatisk legge til funksjonen SUBTOTAL på slutten av tabellen og oppsummerer resultatet.

Konverter dataene dine til en Excel-tabell for å få summen av kolonnen

En annen enkel måte du kan bruke for å summere kolonnen din, er ved å konvertere regnearkdataene dine til en Excel-tabell. Ved å konvertere dataene dine til en tabell kan du ikke bare summere kolonnen din, men kan også utføre mange andre funksjoner eller operasjoner med listen din.

Hvis dataene dine ikke allerede er i et tabellformat, må du konvertere dem til en Excel-tabell. Slik konverterer du dataene dine til en Excel-tabell:

Først velger du en celle i datasettet som du vil konvertere til en Excel-tabell. Gå deretter til "Sett inn"-fanen og klikk på "Tabell"-ikonet

Eller du kan trykke på snarveien Ctrl+T for å konvertere celleområdet til en Excel-tabell.

I dialogboksen Opprett tabell bekrefter du området og klikker "OK". Hvis tabellen din har overskrifter, lar du alternativet "Min tabell har overskrifter" være merket.

Dette vil konvertere datasettet til en Excel-tabell.

Når tabellen er klar, velger du en hvilken som helst celle i tabellen. Naviger deretter til "Design"-fanen som bare vises når du velger en celle i tabellen og merk av i boksen som sier "Total Row" under "Tabell Style Options"-gruppen.

Når du har merket av for "Total rad", vil en ny rad umiddelbart vises på slutten av tabellen med verdier på slutten av hver kolonne (som vist nedenfor).

Og når du klikker på en celle i den nye raden, vil du se en rullegardin ved siden av den cellen der du kan bruke en funksjon for å få totalen. Velg cellen på den siste raden (ny rad) i kolonnen du vil summere, klikk på rullegardinmenyen ved siden av den, og sørg for at «SUM»-funksjonen er valgt fra listen.

Du kan også endre funksjonen til Gjennomsnitt, Antall, Min, Maks og andre for å se deres respektive verdier i den nye raden.

Sum en kolonne basert på et kriterium

Alle de tidligere metodene viste deg hvordan du beregner summen av hele kolonnen. Men hva om du bare vil summere spesifikke celler som oppfyller kriteriene i stedet for alle cellene. Da må du bruke SUMIF-funksjonen i stedet for SUM-funksjonen.

SUMIF-funksjonen ser etter en spesifikk tilstand i et celleområde (kolonne) og summerer deretter opp verdiene som oppfyller den gitte betingelsen (eller verdier som tilsvarer cellene som oppfyller betingelsen). Du kan summere verdier basert på talltilstand, teksttilstand, datobetingelse, jokertegn samt basert på tomme og ikke-tomme celler.

Syntaks for SUMIF-funksjonen:

=SUM.HVIS(område; kriterier; [sum_område])

Argumenter/parametre:

• område – Utvalget av celler der vi ser etter cellene som oppfyller kriteriene.
• kriterier – Kriteriene som bestemmer hvilke celler som skal summeres. Kriteriet kan være et tall, tekststreng, dato, cellereferanse, uttrykk, logisk operator, jokertegn samt andre funksjoner.
• sum_range(valgfri) – Det er dataområdet med verdier som skal summeres hvis den tilsvarende områdeoppføringen samsvarer med betingelsen. Hvis dette argumentet ikke er spesifisert, summeres "området" i stedet.

Anta at du har datasettet nedenfor som inneholder salgsdata for hver representant fra forskjellige regioner og at du bare vil summere salgsbeløpet fra "Sør"-regionen.

Du kan enkelt gjøre det med følgende formel:

=SUM.HVIS(B2:B19,"Sør",C2:C19)

Velg cellen der du vil vise resultatet og skriv inn denne formelen. SUMIF-formelen ovenfor ser etter verdien 'Sør' i kolonne B2:B19 og legger sammen det tilsvarende salgsbeløpet i kolonne C2:C19. Viser deretter resultatet i celle E7.

Du kan også referere til cellen som inneholder tekstbetingelse i stedet for direkte å bruke teksten i kriterieargumentet:

=SUM.HVIS(B2:B19;E6;C2:C19)

Det er det.