Kan du ikke planlegge et Webex-møte fra appen? Gå over til Webex-nettstedet for å planlegge et møte uten å trenge Outlook.
Cisco Webex Meetings lar deg ikke bare være vertskap for virtuelle møter med kollegene dine, men lar deg også dele skjermen eller filene dine. Siden det er integrert med Outlook, elsker folk generelt å raskt planlegge Webex-møter fra Microsoft Outlook selv, siden det er ganske mye enklere. I tilfelle du ikke har Microsoft Outlook, kan du likevel planlegge et møte fra Webex Web-appen.
Planlegg et møte på Webex
I en nettleser, gå til signin.webex.com og logg på Webex-kontoen din.
Etter at du har logget på kontoen din, klikker du på "Schedule"-knappen på startskjermen (under navnet ditt).
Konfigurer møteemne og passord
Fra siden Planlegg et møte kan du begynne å konfigurere møteinnstillingene. Angi et "Møteemne" og "Møtepassord" i de respektive feltene.
Webex kan automatisk generere et sikkert møtepassord for det planlagte møtet ditt. Du kan endre det etter eget ønske, eller tilbakestille det ved å klikke på "Tilbakestill"-knappen helt til enden av passordfeltet.
Konfigurer dato og klokkeslett for å planlegge møtet
Etter å ha angitt møteemnet og passordet, klikk på "Dato og tid" for å åpne datovelgermenyen. Still inn dato, klokkeslett og varighet for møtet fra hurtigmenyen og klikk til slutt "Ferdig" for å lagre endringene.
Hvis du også må endre tidssonen, klikker du på sonealternativet «UTC – 11:00..» rett under alternativene for dato og klokkeslett og setter en passende tidssone for møtet.
Planlegg et gjentakende møte
Hvis du trenger å planlegge et gjentakende møte, klikker du på "Gjentakelse"-avmerkingsboksen som ligger rett under Tidssone-alternativet. (Bare hopp over denne delen hvis du planlegger et engangsmøte)
Her må du konfigurere gjentakende frekvens og intervall for møtet. Først klikker du på «Gjentakelsesmønster» for å velge møtefrekvensen fra listen over alternativer.
Når du har valgt en møtefrekvens, må du velge det gjentakende intervallet. I dette eksemplet har vi satt møteintervallet annenhver uke på fredag. På samme måte kan du velge hvilket som helst utvalg basert på ditt behov. Husk at innstillingene vil variere basert på intervallet. For eksempel, hvis du har valgt frekvensen som 'Månedlig', vil du se en skjerm med andre alternativer enn den som er forklart her.
Til slutt må du bestemme sluttdatoen for de gjentatte møtene. Hvis du ønsker å angi en spesifikk sluttdato, klikker du på "Slutt"-avmerkingsboksen med tittelen og velger datoen fra datovelgermenyen. Eller du kan klikke på "Etter"-avmerkingsboksen og angi antall gjentakende møter, hvis du ikke ønsker å angi en bestemt sluttdato. Hvis du ikke velger noen av disse alternativene, er den satt til "Ingen sluttdato" som standard.
Legg til møtedeltakere
I feltboksen ved siden av «Deltagere» skriver du inn e-postadressene til personene du vil invitere til møtet. Du kan bruke komma til å angi flere adresser.
Bruke avanserte planleggingsalternativer
Før du planlegger møtet, la oss sjekke ut de avanserte planleggingsalternativene som tilbys av Webex.
Klikk på "Vis avanserte alternativer" rett over "Tidsplan"-knappen.
Legg til møteagenda
Hvis du trenger å legge til agenda for møtet, klikk på teksten "Agenda".
Etter å ha klikket Agenda, skriv inn møteagendaen (liste over ting som vil bli diskutert) i den angitte boksen. Å gi en agenda vil hjelpe deltakerne til å forstå hva møtet handler om.
Konfigurer planleggingsalternativer
Etter å ha angitt en agenda, klikk på 'Planleggingsalternativer' for å konfigurere andre innstillinger en etter en.
Hvis du krever at deltakerne dine har en Webex-konto for å bli med på møtet, klikker du på avmerkingsboksen "Krev konto". Hvis du klikker på avmerkingsboksen "Ekskluder passord", sendes ikke møtepassordet sammen med invitasjonen, og du må sende det separat.
Konfigurer påmeldingstid for deltakere
Som standard kan deltakerne/deltakerne bli med i møtet 5 minutter før verten. For å endre denne verdien, bruk rullegardinmenyen ved siden av «Bli med før vert»-alternativet og angi en annen verdi.
Konfigurer e-postpåminnelse
Som standard sendes en e-postpåminnelse til alle deltakerne, 15 minutter før møtestart. Hvis du vil endre det, klikker du på «E-postpåminnelse» og velger en annen verdi.
Fullfør det planlagte møtet
Når du har konfigurert møtet helt, er det på tide å fullføre møtet. For å gjøre det, klikk på "Schedule"-knappen nederst på siden.
Etter å ha fullført møtet, vil du bli omdirigert til en ny skjerm som viser detaljene for møtet du nettopp har opprettet.
Enten du trenger å planlegge et engangsmøte eller et gjentakende møte, kan du enkelt gjøre det ved å bruke Webex-nettstedet.