Konverter enkelt et Word-dokument til en PowerPoint-presentasjon ved å formatere dokumentet med riktige overskrifter for automatisk å lage separate lysbilder i presentasjonen.
Hvis du er tungt investert i Microsoft Office og bruker det til både personlige og profesjonelle formål, er sjansen stor for at du kanskje må konvertere dokumentet ditt fra ett format til et annet. En av de vanligste konverteringene brukere vanligvis går med er Word-dokument til PowerPoint-presentasjon.
Kopiere/lime inn innholdet i et dokument i en presentasjon er ikke mulig hvis dokumentet er langt. Også, med konverteringsfunksjonen innebygd rett i Microsoft Word, opphever behovet for å bruke slike utdaterte konsepter. Funksjonen for å konvertere bruker kunstig intelligens for jobben og er svært effektiv.
Forberede dokumentet for konvertering til en presentasjon
Det er ganske enkelt å konvertere, gitt at du er klar over den grunnleggende formateringen. Alt du trenger å gjøre er å formatere teksten ved å bruke de ulike overskriftsalternativene som er tilgjengelige i Microsoft Word.
Konverteringsprosessen vil bruke overskriftene i Word-dokumentet og lage separate lysbilder basert på det samme til en PowerPoint-presentasjon.
Siden vi diskuterer det grunnleggende om emnet, vil vi bare bruke "Overskrift 1" for lysbildets tittel i den konverterte presentasjonen og "Overskrift 2" som lysbildeinnhold. Du kan på samme måte bruke de andre tilgjengelige alternativene i 'Stil'-delen av Word for å forbedre klarheten og kvaliteten på presentasjonen.
For å formatere titlene, merk dem og velg deretter 'Overskrift 1' fra 'Stiler'-delen øverst. Husk at dette vil bli brukt som lysbildetittel i PowerPoint-presentasjonen etter å ha blitt konvertert.
For teksten under overskriften kan du bruke andre overskriftsalternativer. Igjen, uthev innholdet under emnet og velg 'Overskrift 2'. Siden dette vil bli nestet under overskrift 1 som vi tidligere brukte, vil konverteringsprosessen sette det som lysbildeinnhold for overskriften.
Du kan på samme måte formatere resten av dokumentet og gjøre det lesbart og klart for konvertering.
Etter at du har formatert teksten, vil tekstfargen endres til blå, som kan endres senere ved å bruke temaalternativene i Word.
For å endre tema, gå til "Design"-fanen øverst og velg deretter passende dokumentformatering fra de oppførte alternativene.
I dette tilfellet har vi brukt "Basic (Stylish)" og teksten ser nå grønn ut som er fengende og forsterker den visuelle appellen til en presentasjon.
Konvertering av Word-dokument til presentasjon
Det er to måter du kan konvertere dokumentet ditt til en presentasjon, enten gjennom Microsoft Word eller gjennom Microsoft PowerPoint. For begge metodene må du imidlertid formatere teksten i overskrifter (for lysbildetitler) og underoverskrifter (for lysbildeinnhold) struktur i dokumentet slik at den kan konverteres.
Konvertering med Microsoft Word
Etter at du har formatert dokumentet, må du legge til alternativet for å konvertere et dokument til presentasjon i appens verktøylinje, hvis det ikke er aktivert for øyeblikket, som deretter legges til øverst i Microsoft Word.
Klikk på "Fil"-menyen øverst til venstre for å se de ulike alternativene.
Du kan nå se informasjonen om gjeldende dokument sammen med en haug med funksjoner til venstre. For å aktivere konverteringsikonet, velg "Alternativer" fra listen til venstre.
Vinduet 'Word Options' åpnes, velg 'Quick-Access Toolbar'-fanen til venstre.
Du kan nå tilpasse hurtigtilgangsverktøylinjen fra denne delen. Klikk på boksen under "Velg kommandoer fra" og velg "Alle kommandoer" fra rullegardinmenyen.
Deretter blar du ned og ser etter 'Send til Microsoft PowerPoint' fra listen og klikker på 'Legg til' for å aktivere det. Alternativene er oppført i alfabetisk rekkefølge; derfor ville det ikke være vanskelig å finne den. Etter at du har lagt til funksjonen i Microsoft Word, klikker du på "OK" nederst for å lagre endringene og lukke vinduet.
Nå, for å konvertere dokumentet til en PowerPoint-presentasjon, klikk på "Send til Microsoft PowerPoint"-ikonet som vi nettopp la til i instruksjonene ovenfor. Du finner den over båndlinjen i Word.
Etter at du har klikket på "Send til Microsoft PowerPoint"-ikonet, starter konverteringsprosessen. Det kan ta litt tid avhengig av dokumenttype og lengde å konvertere det. Når konverteringen er fullført, vil dokumentet nå være i form av en presentasjon, differensiert med overskriftene vi brukte tidligere.
Konvertering med Microsoft PowerPoint
Prosessen for å konvertere et Word-dokument til en PowerPoint-presentasjon er intrikat i Microsoft Word, men den er ganske grei og enkel i Microsoft PowerPoint.
Åpne en ny presentasjon på Microsoft PowerPoint og velg deretter "Sett inn"-fanen øverst.
I "Sett inn"-fanen vil du se muligheten til å legge til ulike elementer i presentasjonen. Siden vi er her for å legge til et dokument, klikker du på "Nytt lysbilde"-ikonet, det første alternativet fra venstre. Deretter velger du «Slides from Outline» fra rullegardinmenyen.
Vinduet "Sett inn disposisjon" åpnes hvor du kan finne og velge dokumentet du vil konvertere. Etter at du har valgt dokumentet, klikker du på "Sett inn" nederst for å konvertere og legge til i Microsoft PowerPoint.
Word-dokumentet er nå konvertert til en PowerPoint-presentasjon og innholdet fordeles mellom lysbilder etter overskriftsnivåene som vi tidligere formaterte.
Å konvertere et dokument til en presentasjon kan ha virket som en herkulisk oppgave tidligere, men det vil ikke være tilfelle fra nå av. Du kan bruke en av de to metodene som er omtalt ovenfor for konverteringen og spare deg selv fra bryet med kopiering/lim inn. Husk også å formatere teksten nøyaktig for å oppnå effektive resultater.