Du kan se etter stavefeil i en enkelt celle, flere celler, hele regnearket, flere regneark eller hele arbeidsboken i Excel.
De fleste kjenner til Microsoft Word og Powerpoints stavekontroll- og autokorrekturfunksjoner, men vet du at MS Excel også forenkler stavekontrollfunksjonaliteten. Det er ikke så kraftig og avansert som Word, men det tilbyr grunnleggende stavekontrollfunksjoner. Den lar deg kontrollere stavemåten til ord i cellene i regnearkene og sørge for at arkene er feilfrie.
I motsetning til Microsoft Word og PowerPoint, sjekker ikke Excel automatisk for grammatikkproblemer eller kontrollerer stavemåten mens du skriver (ved å understreke dem med rødt). MS Excel vil kun varsle deg om stavefeil når du kjører stavekontrollfunksjonaliteten manuelt. Excel sjekker heller ikke grammatikkfeil.
Som oftest ser vi bort fra stavefeilene i Excel, fordi vi ofte jobber med tall og formler. Men noen ganger må du sjekke om du har gjort noen stavefeil når du oppretter noen rapporter og datasett som kan ha tekster som kolonne- og radetiketter eller i et helt regneark. La oss lære hvordan du utfører en stavekontroll i en enkelt celle, flere celler, et helt regneark, flere regneark samtidig eller hele arbeidsboken.
Hvordan utføre stavekontroll i Excel
Du kan enkelt utføre en stavekontroll i Microsoft Excel ved å følge disse trinnene:
Det er to måter å kjøre stavekontrollfunksjonen i Excel: Du kan enten få tilgang til verktøyet fra Excel-båndet eller ved å bruke hurtigtasten.
Først åpner du et regneark med noen stavefeil og velger en celle. Gå til «Gjennomgang»-fanen, klikk på «Stavemåte»-knappen til venstre i Korrekturgruppen til Excel-båndet.
Alternativt kan du også trykke på hurtigtasten F7 funksjonstasten for å åpne Stavekontroll-dialogboksen. Hvis du velger en enkelt celle i regnearket, vil Excel automatisk se etter stavefeil i hele det gjeldende regnearket.
Uansett vil det åpne Stavekontroll-dialogboksen. Excel vil begynne å sjekke stavefeil i regnearket ditt, og det vil gi forslag til riktig stavemåte.
I Stavekontroll-dialogen velger du et forslag fra 'Forslag:'-boksen og klikker på 'Endre'-knappen for å rette feilstavingen av ordet. Etter at stavemåten er rettet, vil den gå videre til neste feil. Denne boksen vises kun for cellene med feilstavede ord. Her vil vi velge det første ordet 'Sannsynlighet' fra forslagslisten for å erstatte det feilstavede ordet 'Sannsynlighet' og klikke på 'Endre'-knappen.
Når all stavemåten er korrigert, viser Excel deg stavekontrollen fullført. Du er klar til å gå'-melding. Klikk "OK" i ledetekstboksen for å fortsette.
Excel vil vise deg Stavekontroll-dialogboksen bare hvis det ble funnet feil i arket. Hvis ingen feil ble funnet, vil Excel vise deg den samme meldingen ovenfor.
Hvis stavekontrollfunksjonen ikke fungerer (dvs. "Stavekontroll"-knappen under Review-fanen er nedtonet.), er det sannsynligvis fordi regnearket ditt er beskyttet. "Opphev" regnearket ditt før du sjekker for stavefeil.
Ulike alternativer for stavedialogboks
Før vi lærer hvordan du utfører stavekontroll for celler, hele regneark, flere regneark eller hele arbeidsboken, bør vi forstå de forskjellige alternativene i Stavekontroll-dialogboksen og hvordan du tilpasser dem. Du må velge de riktige alternativene når du retter ord.
Følgende er noen av funksjonene du vil se i Stavekontroll-dialogboksen:
- Ignorer en gang – Når stavekontroll støter på et ord som det identifiserer som en feil, og ordet faktisk er riktig for dine formål, klikker du på «Ignorer én gang»-knappen for å se bort fra gjeldende stavekontrollfeilforslag. F.eks. Navn, adresser osv.
- Ignorer alt – Klikk på dette alternativet hvis du vil ignorere alle forekomstene av gjeldende feilstavede ord og beholde de opprinnelige verdiene. Hvis du for eksempel har det samme navnet gjentatt flere ganger, vil et klikk på dette alternativet hoppe over alle disse ordene uten å endre dem og spare deg for tid.
- Legg til i ordbok – Hvis Excel ser på det gjeldende ordet som en feil, men det er et riktig ord og det du bruker ganske ofte, så kan du legge til dette feilstavede ordet i Microsoft Excel-ordboken, så lenge ordet brukes riktig. Dette vil gjøre ordet til en del av MS-ordboken og vil ikke bli flagget som en feil i fremtiden i noen arbeidsbok så vel som i andre Microsoft-produkter.
- Endring – Når det oppdages en stavekontrollfeil, vil Excel vise deg en liste med forslag. Velg et av de foreslåtte ordene og klikk på denne knappen for å erstatte det valgte feilstavede ordet med det riktige.
- Endre alle – Dette alternativet vil erstatte alle forekomster av et feilstavet ord så vel som det gjeldende ordet med det valgte forslaget.
- Autokorrektur – Ved å klikke på dette alternativet vil Excel korrigere det feilstavede ordet automatisk med det valgte forslaget. Det vil også legge til ordet i autokorrekturlisten, noe som betyr at hvis du skriver det samme feilstavede ordet i fremtiden, vil Excel automatisk konvertere dette til det valgte forslaget.
- Ordbok språk – Du kan endre språket i Excel-ordboken ved å bruke denne rullegardinmenyen.
- Alternativer – Denne knappen tar deg til "Excel-alternativer" hvor du kan se eller endre standard stavekontrollinnstillinger tilsvarende.
- Angre sist – Klikk på denne knappen for å reversere den siste handlingen.
Tilpasse innstillingene for Excel Stavekontroll
Hvis du vil endre standardinnstillingene for stavekontrollen i Excel, klikk "Alternativer" i Stavekontroll-dialogboksen eller gå til "Fil"-fanen og klikk "Alternativer".
I Korrektur-fanen i Excel-alternativene finner du standardinnstillingene for stavekontrollen som du kan tilpasse i henhold til dine behov og krav.
Excel ignorerer ord som er i store bokstaver (HEETHEN), tekst som inneholder tall (Rage123), IP-/filadresser eller internettkoder, og de vil ikke bli betraktet som en feil. Den flagger også de gjentatte ordene som en feil. Hvis du for eksempel skriver «Si hei til min lille venn», vil det flagge, tillegget «til» som en feil. Du kan aktivere eller deaktivere disse alternativene hvis du vil.
Hvis du vil legge til eller redigere Excel-ordboken, klikker du på "Egendefinerte ordbøker".
Deretter, for å redigere listen over ord i de egendefinerte ordbøkene, velg 'CUSTOM.DIC' under Ordbokliste og klikk på 'Rediger ordliste...'-knappen.
Skriv inn ordet du vil legge til i ordboken i 'Ord(er):'-feltet og klikk på 'Legg til'. Hvis du vil fjerne et ord som allerede er lagt til fra listen, velg et ord og klikk "Slett" eller "Slett alle" for å fjerne alle ord. Klikk deretter "OK" to ganger for å lukke begge dialogboksene.
Ord som legges til i de egendefinerte ordbøkene vil heller ikke bli flagget som feil i andre Microsoft-produkter. Hvis du har lagt til et ord i den egendefinerte ordboken i Excel, vil det ikke bli betraktet som en feil i Word eller Powerpoint og omvendt.
Hvis du vil endre Autokorrektur-innstillingene, klikker du på "Autokorrekturalternativer" i Excel-alternativer.
Her kan du tilpasse Autokorrektur-innstillingene.
Når du skriver, kan du ofte stave noen ord feil flere ganger i regnearket. Du kan fikse disse feilene ved å legge til disse ordene i Autokorrektur-listen. På denne måten vil Excel autokorrigere disse ordene mens du skriver.
For å gjøre dette, skriv inn det feilstavede ordet i 'Erstatt'-delen og velg det riktige ordet fra listen nedenfor eller skriv det inn i 'Med'-delen. Klikk deretter "OK" for å søke.
Stavekontroll en enkelt celle/tekst i Excel
Excel lar deg sjekke en enkelt celleverdi (Word) for stavefeil.
For å kontrollere stavemåten til en enkelt celle i et Excel-dokument, velg cellen og dobbeltklikk på den eller trykk F2 for å gå inn i redigeringsmodus. Sørg for at du er i redigeringsmodus i cellen. Hvis du er i redigeringsmodus, vil du se tekstmarkøren i cellen og "Rediger" i statuslinjen nederst til venstre i Excel-vinduet (som vist nedenfor).
Klikk deretter på "Stave"-knappen i Review-fanen eller trykk på F7.
Hvis Excel finner stavefeil vil den vise forslagsboksen ellers vil den vise en melding med meldingen "Stavekontrollen er fullført".
Velg riktig ord og klikk "Endre" for å rette stavemåten. Klikk deretter "OK" i dialogboksen Stavekontroll fullført.
Stavekontroll flere celler/ord i enkelt regneark
Hvis du vil stavekontrollere flere celler sammen, kan du gjøre det ved å velge bare disse cellene og bruke Stavekontroll-dialogboksen. Denne metoden er nyttig når du vil hoppe over navn- eller adressekolonnen fra å sjekke feil fordi navn og adresser vanligvis merkes som stavefeil.
Først velger du cellene eller områdene eller kolonnene eller radene du vil kontrollere for stavemåte. Hvis du velger tilstøtende celler, bruker du ganske enkelt musen eller Shift + piltastene for å gjøre valget.
Hvis du vil velge ikke-tilstøtende celler (celler som ikke er ved siden av hverandre), kan du trykke og holde nede Ctrl-tasten og klikke på cellene du ønsker å få valgt. Hvis du har et stort antall celler å velge, trykk og slipp Shift + F8 og klikk deretter på så mange celler du vil velge dem. Trykk deretter Shift + F8 igjen for å slå av valgmodus.
Når du har valgt cellene, bytt til "Review"-fanen og velg "Stave" på båndet eller trykk på F7.
Stave-dialogboksen vises med noen forslag for å erstatte det første feilstavede ordet (hvis Excel fant noe) i de valgte cellene eller områdene.
Velg deretter det riktige forslaget, klikk på alternativet "Endre" eller bruk "Autokorrektur" for automatisk å velge riktig stavemåte og gå til neste feilstavede ord.
Eller du kan også klikke "Ignorer én gang" for å avvise forslaget og gå videre til neste feilstavede ord.
Når det første feilstavede ordet er rettet, vil det vise deg forslag til det neste feilstavede ordet i samme dialogboks. Velg de riktige alternativene for å fikse feilen. På samme måte kan du rette alle feilstavede ord, ett etter ett.
Etter at alle de feilstavede ordene er rettet, vil du se "suksess"-meldingen.
Stavesjekk hele regnearket
For å stavekontrollere et helt regneark i Excel, velg hvilken som helst celle i regnearket du vil kontrollere, eller klikk på fanen på regnearket du vil kjøre stavekontrollen på, og klikk på "Stave"-alternativet (eller trykk F7 ) under «Gjennomgang»-fanen.
Excel vil begynne å se etter feil og gi forslag for å rette dem.
Når du kjører stavekontrollen, sjekker den for stavemåte fra den valgte cellen og videre til slutten av regnearket. Hvis du velger celle A1, vil Excel begynne å sjekke alle cellene i den første raden (fra venstre til høyre), deretter flyttes til den andre raden og sjekke alle cellene i den andre raden (fra venstre til høyre) og deretter gå til tredje rad og så videre.
For eksempel, hvis du velger A4, vil den ganske enkelt gå gjennom alle cellene i rad 4 (horisontalt) og deretter rader under den. Etter å ha sjekket for alle cellene etter A4, vil Excel vise deg en meldingsboks, "Vil du fortsette å sjekke på begynnelsen av arket?". Klikk "Ja" for å fortsette stavekontrollen fra begynnelsen som vist nedenfor.
Stavekontroller flere ark samtidig
I Excel kan du kontrollere stavemåter for flere regneark sammen. Dette er hvordan:
For å kontrollere stavemåten for flere regneark, trykk og hold Ctrl-tasten og velg de flere arkfanene du vil sjekke. Start stavekontroll ved å klikke på "Stave"-knappen under "Gjennomgå"-fanen eller trykke på F7.
Dette vil starte stavekontrollprosessen, og en etter en vil alle feilene dukke opp i dialogboksen.
Velg passende alternativer for å fikse alle feilene, og en dialogboks vil be om å varsle deg med en bekreftelsesmelding.
Stavekontroller alle regnearkene i en arbeidsbok samtidig
Hvis du har mange regneark i arbeidsboken, kan du enkelt stavekontrollere dem alle på én gang.
For å stavekontrollere alle regnearkene i en arbeidsbok, høyreklikk på et hvilket som helst regnearks fane og velg "Velg alle ark" fra hurtigmenyen.
Dette vil velge alle regnearkene i arbeidsboken. Deretter trykker du på F7 eller klikker på «Stavemåte»-knappen under båndfanen Gjennomgå. Når alle regnearkene er valgt, vil alle fanene vises med hvit bakgrunn, som vist nedenfor.
Nå vil Excel stavekontrollere alle regnearkene i arbeidsboken.
Stavekontrollord i en formel
Hvis du prøver å sjekke en tekst som er en del av formelen, vil den ikke fungere, og stavekontrollen går tilbake til begynnelsen av regnearket. Du kan bare sjekke en tekst som er innenfor skallet til formelen i redigeringsmodus.
Hvis du vil kontrollere stavemåten til ordene i en formel, dobbeltklikker du på cellen med formelen eller velger ordene inne i formelen i formellinjen. Deretter trykker du på F7 eller klikker på "Stave"-knappen under fanen Gjennomgå båndet for å kjøre stavekontrollen.
Fremhev stavefeil ved å bruke en Excel VBA-makro
Du kan til og med bruke Excel-makroen til å finne og markere de feilstavede ordene i det gjeldende regnearket. For dette må du lage en makro i VBA-editoren. Slik gjør du dette:
Først åpner du regnearket der du vil markere de feilstavede ordene. Klikk deretter på "Visual Basic"-knappen under "Utvikler"-fanen eller trykk på hurtigtasten Alt + F11 for å åpne Excel VBA-redigeringsprogrammet.
I Microsoft VBA-editoren klikker du på "Sett inn"-menyen og velger "Modul".
Deretter kopierer og limer du inn følgende kode i Module Editor:
Sub ColorMispelledCells() For hver cl i ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Deretter _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Neste cl End SubEtter å ha limt inn koden, klikk på "Kjør"-knappen i verktøylinjen eller trykk på "F5"-tasten for å kjøre makroen.
Når du har kjørt makroen, sjekk regnearket. Og alle cellene med feilstavede ord ville blitt uthevet som vist nedenfor.
Det er alt du trenger å vite om stavekontroll i Excel.