Ha venterom i møtene dine for å holde dem sikre og fri for plager
Venterom er en svært ettertraktet funksjon i det virtuelle konferanseøkosystemet. De beskytter møtene dine mot sikkerhetsulykker, som at uønskede personer slipper og forstyrrer hele møtet. Omfanget av hvor katastrofalt det kunne være ble helt klart tidligere i år i form av Zoombombings.
Helt siden har alle møteverter, enten de holder faglige møter eller kurs, innsett viktigheten av et venterom.
Hva er et venterom?
Et venterom i et virtuelt møteøkosystem er en slags buffer. Alle møtedeltakere går gjennom den før de blir tatt opp i møterommet. Verten for møtet har full kontroll over hvem som skal gis adgang til møtet. På denne måten kan ikke ubudne gjester bare slippe til møtet. Som du kan se, er de svært funksjonelle og nødvendige for å beskytte møtene dine.
Slik bruker du et venterom i Webex
Webex-brukere har bedt om et venterom eller lobby i møter for alltid, hvor deltakerne kan vente før de blir med i møtet. Tidligere kunne man ha et venterom i personlige møterom, men ikke i planlagte møter. Men Webex Meeting versjon 40.9 har endret det.
Slik bruker du venterommet i et personlig møterom
Hver Webex-bruker har et personlig møterom i Webex som har en tilpassbar lenke og som aldri utløper. Den er unik for bare deg og er alltid tilgjengelig; du trenger ikke forhåndsbestille den for å bruke den. Alle improviserte møter du har i Webex finner sted i dette personlige møterommet.
Nå har møter i et personlig rom som standard heller ikke noe venterom. Men du kan konfigurere innstillingene til å ha en. Webex har muligheten til å låse møtene. Når et møte er låst, kommer alle deltakere som prøver å bli med i lobbyen i stedet. Verten kan da slippe dem inn hvis de vil.
For å låse et personlig rommøte, gå til møteverktøylinjen og klikk på "Flere alternativer" (meny med tre prikker).
Slå deretter på bryteren for "Lås møte"-alternativet fra menyen.
Alle deltakere som blir med etter at du har låst møtet, må vente i lobbyen. Du vil få et varsel på skjermen om at det er deltakere som venter i lobbyen. Klikk på den for å se listen.
Du kan gi dem alle med ett enkelt klikk ved å velge dem alle, eller bare gi inn deltakerne du ønsker å slippe inn. Velg deltakerne, og klikk på 'Admit'-knappen.
Nå må du gjøre dette for hvert Personal Room-møte du vil låse. Men med tanke på at du vil være den første i møtet siden det er improvisert, er det ikke så mye av et problem. Denne løsningen er perfekt for folk som kanskje ikke vil ha et venterom i hvert møte.
Men for folk som ønsker venteromsfunksjonalitet som standard i alle møter, er det en annen måte. Konfigurering av denne lille innstillingen låser automatisk hvert personlig rommøte så snart det starter.
Gå til webex.com og logg på Webex Meeting space. Fra navigasjonsmenyen til venstre klikker du på "Innstillinger".
Gå deretter til "Mitt personlige rom".
Dine personlige rominnstillinger åpnes. Rull ned til "Automatisk lås"-innstillingen. Klikk deretter i avmerkingsboksen ved siden av den for å velge den.
Når du velger det, vil rullegardinmenyen for tid bli klikkbar. Klikk på den og velg "0" fra alternativene.
Klikk deretter på "Lagre"-knappen.
Nå vil alle dine personlige møterom ha et venterom som standard.
Merk: For å kunne ta imot personer fra lobbyen i et låst møte, bør du bruke Webex Meetings-skrivebordsappen, Webex Teams-skrivebordsappen eller Cisco Webex skyregistrert rom eller skrivebordsenhet. Ellers vil du ikke kunne slippe folk inn uten å låse opp møtet.
Slik bruker du et venterom med et planlagt møte
For planlagte møter er det spesielt viktig å ha et venterom. Dersom andre deltakere kommer før verten, bør de være på venterommet der verten kan slippe dem inn.
Men tidligere kunne du ikke ha denne venteromsfunksjonaliteten i et planlagt møte på Webex. Eventuelle deltakere som ankom før verten kunne ikke delta i møtet i det hele tatt hvis møtet var låst. De måtte oppdatere og prøve å bli med på møtet igjen etter at verten ankom. Som du kan forestille deg, er det ikke intuitivt i det hele tatt. Hvordan skal en deltaker vite om vertens ankomst til møtet?
Men fra Webex 40.9 og fremover kan du ha et venterom for gjester i planlagte møter. Gjester er brukere som enten ikke er logget på Webex-kontoene sine eller eksterne brukere som ikke har en Webex-konto på nettstedet ditt. Så alle gjester som kommer før verten må vente i møterommet. Men alle organisasjonsmedlemmer som kommer før verten vil kunne bli med direkte.
Gå til webex.com og logg på møteplassen din. Gå deretter til "Møter" fra navigasjonsmenyen til venstre.
Klikk på "Planlegg"-knappen for å planlegge et nytt møte.
Eller du kan også redigere et tidligere planlagt møte med de nye innstillingene. Åpne møtet og klikk på "Rediger"-knappen.
Deretter, etter å ha planlagt møtet som du ville, bla ned og klikk på "Vis avanserte alternativer".
Noen få alternativer vil utvides under den. Klikk på "Planleggingsalternativer".
I planleggingsalternativer, gå til 'Ulåste møter'. Standardinnstillingen for dette alternativet er satt til «Gjester kan bli med i møtet». Klikk på alternativknappen for «Gjester venter i lobbyen til verten slipper dem inn» for å velge det.
Nå, akkurat som med innstillingene for ditt personlige møterom, vil du se alternativet for "Automatisk lås". Det kan få deg til å lure på hvorfor du bare ikke kan låse møtet for å aktivere venterommet som med personlige møterom.
Bare det å låse møtet uten å aktivere den forrige innstillingen vil ikke skape et venterom for gjester som ankommer før verten. I stedet gikk de direkte inn i møtet. Så det er viktig å aktivere det forrige alternativet. Men det er også viktig å huske at det bare skaper et venterom til du har blitt med på møtet. For å opprette et venterom for etterpå, må du låse møtet.
Nå kan du aktivere "Automatisk lås" mens du planlegger møtet, eller du kan låse møtet fra møteverktøylinjen etter at du har blitt med i møtet; det er helt opp til deg. Når møtet er låst, må alle deltakere, gjester og organisasjonsmedlemmer gå gjennom venterommet.
Til slutt klikker du på "Lagre" eller "Schedule"-knappen.
For planlagte møter er det ikke noe generisk alternativ som oppretter et venterom for hvert møte. Du må utføre disse trinnene for hvert møte du planlegger.
Venterom i et virtuelt møte er ekstremt viktig for å unngå eventuelle uhell. Og selv om du kan ha et venterom i Webex-møter, er ikke mekanikken så enkel og grei. Men når du først vet hvordan du gjør det, kan du sørge for at møtene dine er så sikre som de burde være.