Ta automatiske notater i et møte ved å bruke funksjonen for direktetranskripsjoner i Microsoft Teams.
Microsoft Teams pleide å være ganske foran i horden av Workstream Collaboration-apper. Men i det siste har det flyttet sine grenser enda lenger for å holde seg relevant i skiftende tider. Takket være den drastiske endringen i hele ligningen rundt måten vi jobber på og grusom konkurranse, har Microsoft Teams konsekvent kommet med sitt A-spill.
Det siste tilskuddet til arsenalet av funksjoner Teams tilbyr, er Live Meeting Transscriptions. Direkte transkripsjoner er tilgjengelige under et møte, og du trenger ikke ta opp et møte for å generere disse transkripsjonene.
Transkripsjoner kan forbedre møteopplevelsen din betraktelig. De gjør ikke bare møtene dine mer produktive ved å automatisere møtenotater for deg. Selv om det å ikke måtte ta notater manuelt er et stort pluss. De gjør også møter mer inkluderende for deltakere som er døve eller hørselshemmede, er på et støyende sted eller har et annet nivå av språkkunnskaper.
Hvordan er transkripsjon forskjellig fra direkteteksting?
Microsoft Teams har hatt en live-tekstingsfunksjon i ganske lang tid nå. Så, hva er så spesielt med møtetranskripsjoner? Den største forskjellen er tilgjengeligheten.
Transkripsjoner er tilgjengelig etter et møte. Og du kan laste ned og dele dem med hvem som helst. Det er nettopp derfor vi kalte dem "automatiserte møtenotater". Men Teams lagrer ikke bildetekster.
Dessuten, når du aktiverer bildetekster, er de bare synlige for deg, men transkripsjon er synlig for alle, selv om brukere kan velge å skjule den.
Hvis hovedgrunnen til at du vil aktivere transkripsjoner er å gjøre møtet mer inkluderende og tilgjengelig, kan du velge enten transkripsjoner eller bildetekster. Men for å ha oversikt over hele møtet, er transkripsjon veien å gå.
Forutsetninger for bruk av transkripsjon i Misrosoft Teams
Det er noen strenger knyttet til bruk av transkripsjoner i Microsoft Teams. For det første er det bare tilgjengelig for planlagte møter, og ikke for kanal- eller "Møt nå"-møter. Så hvis agendaen din er inkludering og bedre forståelse i et improvisert møte eller et kanalmøte, kan du gå for direkte teksting.
Dessuten er funksjonen bare tilgjengelig når talespråket er amerikansk engelsk. Dessuten kan den bare brukes fra skrivebordsappen og er kun tilgjengelig for visse lisenser. Det betyr i hovedsak at Microsoft Teams gratis brukere og de ekskluderte lisenstypene ikke har tilgang til funksjonen.
Organisasjoner med følgende lisenser har tilgang til transkripsjoner i Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKUer.
GCC-, GCC-High- og DoD-brukere er ikke kvalifisert til å bruke funksjonen.
Transkripsjon bør også aktiveres for organisasjonen av IT-administratoren. Hvis du ikke finner alternativet for transkripsjonen, må du kontakte administratoren.
Aktivering av transkripsjon for organisasjonen din
Hvis du er IT-administrator for organisasjonen din, gå til Teams administrasjonssenter.
Organisasjons IT-administratorer kan aktivere transkripsjon for alle ved å inkludere den i den globale policyen eller selektive personer ved å ha ulike policyer for ulike brukere.
Fra navigasjonspanelet til venstre klikker du på alternativet for "Møter".
Få alternativer vil utvides under den. Velg "Møteretningslinjer" fra disse.
For å aktivere alternativet for hele organisasjonen, klikk på alternativet eller "Global (Org-wide default)".
Rull ned til "Lyd og video"-delen. Deretter må du kontrollere at alternativet for "Tillat transkripsjon" er på.
For å aktivere det selektivt, har du to alternativer. Du kan enten ha den på for hele organisasjonen, deretter opprette en egendefinert policy der alternativet for transkripsjon ikke er aktivert og tilordne policyen til brukerne du ikke vil ha tilgang til funksjonen. Eller du kan gå i motsatt retning, der alternativet ikke er aktivert globalt, men bare i den tilpassede policyen, og du kan tilordne den til brukerne du vil ha tilgang til funksjonen.
For å opprette en ny møtepolicy, gå til 'Møtepolicy'-siden og klikk på 'Legg til'-knappen.
Gi navnet til policyen og konfigurer den slik du vil. Klikk på "Lagre"-knappen.
For å tildele policyen til brukere, velg den og klikk på "Administrer brukere"-knappen.
Et panel vises til høyre. Søk etter brukerne du vil tilordne policyen til, og klikk på "Bruk"-knappen.
Du kan også tilordne retningslinjer til en hvilken som helst gruppe brukere i organisasjonen din.
Bruke transkripsjonsfunksjonen i møter
Å bruke funksjonen i møter er en tur i parken. Men husk at du bare kan transkribere planlagte møter. Start eller bli med på det planlagte møtet fra kalenderhendelsen din.
Møtearrangøren og personer fra samme leietaker kan starte transkripsjoner. Gjester, personer fra en annen leietaker og anonyme brukere (personer som ikke ønsker å bli identifisert i transkripsjoner) kan ikke starte transkripsjon i et møte.
For å starte en transkripsjon, gå til "Flere handlinger" fra møteverktøylinjen.
Velg deretter "Start transkripsjon" fra alternativene.
Du vil se en melding om at transkripsjonen har startet, og du bør gi alle beskjed om at de blir transkribert. Men andre deltakere vil også se varselet om at møtet blir transkribert. Likevel bør du informere alle som en høflighet for deltakerne som har blitt med fra en telefon.
Transkripsjonspanelet vises til høyre. Transkripsjonen vil også inneholde brukernavnet og profilikonet til deltakeren samt tidsstemplet.
Alle deltakere i møtet kan når som helst vise eller skjule transkripsjonspanelet. Klikk på "Lukk"-knappen på panelet for å skjule den.
Du kan også gå til menyen Flere handlinger og velge "Skjul transkripsjon" derfra.
For å vise panelet, velg "Vis transkripsjon" fra Flere handlinger-menyen.
Møtearrangøren og presentatørene kan stoppe transkripsjonen og starte den på nytt når som helst under møtet. For å stoppe transkripsjonen, naviger til menyen Flere handlinger og velg "Stopp transkripsjon".
Alle vil få et varsel om at du sluttet å transkribere. Transkripsjonen stopper automatisk når alle forlater møtet.
Laste ned og dele transkripsjoner
Møteutskriftene er tilgjengelige for nedlasting automatisk etter møtet i kalenderhendelsen. Gå til "Kalender" fra navigasjonspanelet til venstre.
Deretter åpner du arrangementet for det planlagte møtet.
Møtesiden vil ha en ekstra fane øverst: «Opptak og transkripsjoner».
Hele transkripsjonen vil være tilgjengelig for visning der. For å laste den ned, klikk på nedlastingsknappen.
Du kan laste ned transkripsjonen som enten en .vtt-fil (et populært format for transkripsjoner) eller en .docx-fil (Word-dokument).
Transkripsjoner er tilgjengelige for nedlasting fra deltakerens kontoer til møtearrangøren sletter dem.
Mobildeltakere kan ikke se transkripsjonen på mobilappen. For å gjøre den tilgjengelig for mobile deltakere, last ned filen og last den opp til chat. Gå til møtechatten og klikk på «Legg ved»-knappen for å laste opp filen.
Mobildeltakere kan da finne filen i chatten sin.
Skjul identiteten din i transkripsjoner
Team kan identifisere personen som snakker og møtetranskripsjoner inkluderer automatisk brukernavnet og personens navn. Hvis du ønsker å være anonym i transkripsjoner, kan du skjule identiteten din. Men du må gjøre det før et møte.
Klikk på «Innstillinger og mer»-ikonet (meny med tre prikker) ved siden av profilikonet på tittellinjen. Deretter velger du "Innstillinger" fra menyen.
Innstillinger åpnes. Fra navigasjonsmenyen til venstre, gå til "Teksting og transkripsjoner".
Deretter slår du av bryteren for "Identifiser meg automatisk i bildetekster og transkripsjoner".
Transkripsjoner er en flott funksjon, og Microsoft Teams gjør dem absolutt enkle å bruke. Så neste gang du vil ta møtenotater eller vil gjøre møteinnholdet tilgjengelig for alle, kan du transkribere hele møtet.