Excel tilbyr ikke Gantt som diagramtype, men ved hjelp av denne opplæringen kan du enkelt lage et Gantt-diagram fra stolpediagram.
Gantt-diagrammet er et kraftig prosjektstyringsverktøy som gir en visuell representasjon av en prosjektplan (oppgaver eller hendelser) over tid. Den representerer start- og sluttid for hver oppgave i en prosjekttidsplan samt serier og gjensidige avhengigheter mellom prosjektoppgaver.
Dessverre gir Excel ikke alternativer for å lage et Gantt-diagram, så du må lage et ved å tilpasse den innebygde søylediagramtypen. I denne opplæringen vil vi vise deg hvordan du lager et Gantt-diagram i Excel ved å tilpasse et stablet søylediagram.
Lag en prosjekttabell
Det første trinnet i å lage et hvilket som helst diagram i Excel er å legge inn dataene dine i et regneark. Så skriv inn prosjektdataene dine og del dem ned i individuelle prosjektoppgaver i separate rader, og de danner grunnlaget for Gantt-diagrammet ditt. Hver oppgave skal ha en startdato, en sluttdato og en varighet (dvs. tiden som kreves for å fullføre oppgavene) i separate kolonner.
Dette er et eksempel på regneark for et programvareprosjekt.
Du må legge inn dataene i regnearket og merke kolonnene som oppgave, startdato, sluttdato og varighet (antall dager som kreves for å fullføre hver oppgave) slik det er vist i skjermbildet ovenfor. Oppgavedataene må også sorteres etter rekkefølgen på startdatoen.
Lag stolpediagram
Nå som dataene dine er lagt inn og riktig formatert, kan du begynne å lage Gantt-diagrammet ved å lage et "stablet søylediagram" først.
Du kan ikke velge hele tabellen og sette inn et stolpediagram, hvis du gjør det, er det mer sannsynlig at du får et rotete resultat som dette:
Så vi må legge til kolonnene en etter en i diagrammet. For å gjøre det, følg disse trinnene:
Sett inn en stablet stolpe basert på startdato
Først velger du "Startdato"-området i tabellen med kolonneoverskriften, i vårt tilfelle er det B1:B11. Pass på at du ikke velger noen tomme celler.
Gå til 'Sett inn'-fanen i båndet, klikk på 'Søylediagram'-ikonet i diagramgruppen, og velg 'Stablet søyle' under 2-D søyledelen (som vist nedenfor).
Nå er det satt inn et stolpediagram basert på startdatodata. Datoene nederst i diagrammet kan se overlappende ut, men det vil endre seg når resten av dataene er lagt til.
Legg til varighetsdata
Nå må vi legge til varighetsdata til Gantt-diagrammet.
For å gjøre det, høyreklikk hvor som helst i diagramområdet og velg "Velg data" fra hurtigmenyen.
Vinduet Velg datakilde vises. Du vil legge merke til at "Startdato" allerede er lagt til under Legend Entries (Series)-boksen. Og nå må du legge inn varighetsdata der.
Klikk på "Legg til"-knappen for å åpne Excels popup-vindu "Rediger serie". Det er to felt i dialogboksen Rediger serie, skriv inn 'Varighet' i feltet 'Serienavn', klikk deretter på 'Serieverdier'-feltet og velg utvalget av varighetsverdier (i vårt tilfelle, C1:C11 ) for serier verdier. Men ikke velg kolonneoverskriften, bare verdiene. Klikk deretter "OK".
Det vil ta deg tilbake til vinduet Velg datakilde, hvor du finner "Startdato" og "Varighet" er lagt til under Legend Entries (Series).
Resultatet:
Legg til oppgavenavn i diagrammet
Det neste trinnet er å erstatte varigheten (dager) på den vertikale aksen til diagrammet med navnene på oppgavene.
Høyreklikk hvor som helst innenfor kartområdet og velg alternativet "Velg data" for å få frem vinduet Velg datakilde igjen. Velg "Startdato" i venstre rute og klikk på "Rediger"-knappen i høyre rute under Horisontale (kategori) akseetiketter.
En liten akseetikett vil vises. I det klikker du på boksen for akseetikettområde og velger oppgaveområdet fra tabellen slik du gjorde for varighetsdataene. Pass på at du ikke velger kolonneoverskriftscellen eller en tom celle.
Klikk "OK" to ganger for å lukke begge vinduene.
Nå skal diagrammet ditt ha oppgavebeskrivelser på den vertikale aksen og vil se omtrent slik ut:
Dette begynner å se ut som et Gantt-diagram, men vi er ikke ferdige ennå.
Gjør stolpediagrammet om til et Gantt-diagram
Nå må du formatere det nyopprettede stablede søylediagrammet for å gjøre det om til et Gantt-diagram. Det du trenger å gjøre er å slette de blå søylene i diagrammetfor at bare de oransje søylene som representerer oppgavene vil være synlige. Teknisk sett fjerner du ikke den blå delen av stolpene, men gjør dem gjennomsiktige, og dermed usynlige.
For å gjøre de blå stolpene gjennomsiktige, klikk på en hvilken som helst blå stolpe på diagrammet for å velge dem alle, høyreklikk på den og velg "Formater dataserie" fra hurtigmenyen.
Ruten Formater dataserier åpnes på høyre side av regnearket. Bytt til 'Fyll og linje'-fanen og velg 'Ingen fyll' i Fyll-delen og 'Ingen linje' i Kant-delen.
Lukk nå ruten for å finne at de blå søylene ikke lenger er synlige, men oppgavene på venstre side (x-aksen) er oppført i omvendt rekkefølge.
For å fikse dette, høyreklikk på listen over oppgaver på den vertikale aksen til Gantt-diagrammet og velg "Formater akse" fra hurtigmenyen.
I ruten Formater akse, merk av for "Kategorier i omvendt rekkefølge" under Aksealternativer.
Nå endret oppgavenavnene tilbake til den opprinnelige rekkefølgen, og den horisontale aksen flyttet fra bunnen til toppen av diagrammet.
Da vi fjernet de blå stolpene tidligere, la de tomme mellomrom mellom de oransje stolpene og den vertikale aksen. Nå kan du fjerne de tomme hvite områdene der de blå stolpene opptok i starten av Gantt-diagrammet.
For å fjerne noen av de tomme plassene og flytte oppgavene dine litt nærmere den vertikale aksen, høyreklikk på den første Startdato-cellen i datasettet, og velg deretter "Formater celler" for å åpne dialogboksen Formater celler. I det, velg "Generelt"-alternativet i "Nummer"-fanen og noter ned nummeret under "Sample" - dette er serienummeret til datoen, i vårt tilfelle 42865. Klikk deretter "Avbryt" (ikke "OK" ) fordi hvis du klikker 'OK', vil endringsdatoen endres til et tall.
Gå deretter tilbake til diagrammet og høyreklikk på datoene over oppgavelinjen og velg "Format Axis" for å få opp Format Axis-ruten.
I Format Axis-ruten, under Aksealternativer-fanen, endrer du «Minimum»-grensenummeret til tallet du noterte ned fra Formatceller-vinduet for den første datoen (i mine tilfeller «42800» til «42865»). Ved å gjøre dette vil de oransje søylene bringes nærmere den vertikale aksen til Gantt-diagrammet.
For å fjerne overflødig plass mellom stolpene, høyreklikk på en av stolpene på diagrammet og velg "Formater dataserie". Under kategorien "Series Options" reduserer du prosentandelen av "Gap Width" for å fjerne overflødig plass.
Dette er hvordan vårt ferdige Excel Gantt-diagram:
