Alt du trenger å vite for å bruke Breakout Rooms i Microsoft Teams
Breakout Rooms har dekket en ganske lang reise som en del av den virtuelle møteopplevelsen, etter å ha gått fra en sjeldenhet til å bli en viktig funksjon. Enten du er et eksternt team som ønsker å brainstorme etter ideer i grupper eller en lærer som ønsker at elevene skal jobbe med gruppeoppgaver i timene, er grupperom der for deg.
Microsoft Teams har også lagt til en offisiell funksjon for breakout-rom til arsenalet deres. Du trenger ikke lenger nøye deg med provisoriske grupperom. Kanaler som ble forkledd som grupperom var et smart hack, men det er på tide å omfavne den ekte varen nå. Breakout Room-funksjonen i Microsoft Teams gjør det oppsiktsvekkende enkelt å gjennomføre og administrere grupperomsøkter i et møte.
Opprette grupperom
Bare møtevertene/-arrangørene kan opprette og moderere grupperom i Microsoft Teams.
Merk: Foreløpig er Breakout Room-funksjonaliteten bare tilgjengelig på skrivebordsappen for Windows- og Mac-systemer.
Start et møte og gå til møteverktøylinjen øverst på skjermen. Klikk deretter på alternativet "Breakout Rooms".
Et lite vindu for å lage grupperom vises. Først velger du antall rom du vil ha fra rullegardinmenyen. Du kan ha maksimalt 50 grupperom i Teams.
Deretter velger du om du vil automatisk tildele deltakere til grupperom eller manuelt. Hvis du velger automatisk, vil Teams dele deltakerne jevnt i grupperom tilfeldig. For å illustrere, hvis det er 6 andre deltakere enn deg og 3 grupperom, vil den tildele 2 personer til hvert rom.
Hvis du velger manuelt, må du individuelt tildele hver deltaker til et grupperom.
Merk: Dette er den eneste gangen du kan velge å automatisk tildele personer til grupperom. Når du har valgt manuelt, er den eneste måten du kan gjøre noe på ved å gjenskape rommene fra bunnen av. Men hvis du velger å tildele personer automatisk, kan du fortsatt tildele dem manuelt fra ett rom til et annet.
Til slutt klikker du på "Opprett rom".
Tilordne personer manuelt
Når du velger å tildele personer automatisk, er det ingenting annet å gjøre enn å begynne å bruke rommene. Men når du velger noe annet, dvs. manuelt, gjenstår fortsatt oppgaven med å tildele personer til rom før du kan bruke rommene.
Grupperomspanelet vises på høyre side av skjermen. Klikk på alternativet "Tildel deltakere".
Listen over deltakere som er tilgjengelige for tildeling vises under alternativet. Velg alle deltakerne du vil tilordne til samme rom og klikk på 'Tildel'-knappen.
Merk: Folk som blir med i møtet ved hjelp av PTSN- eller Teams-enheter kan for øyeblikket ikke tilordnes grupperom. Du kan bruke hovedmøtet som et grupperom for dem.
Listen over rom vises. Velg rommet for personene du har valgt, og de vil bli tildelt det rommet. Gjenta trinnene ovenfor til alle deltakerne er tildelt sine respektive rom.
Bruk av grupperom
Når du er klar til å flytte deltakere til rommene, klikker du på "Start rom". Dette vil automatisk flytte alle deltakerne til de tildelte rommene.
Du kan også starte rom individuelt. Gå til det rommet og hold musepekeren på det. «Flere alternativer»-ikonet (meny med tre prikker) vises; klikk på den. Deretter velger du "Åpent rom" fra menyen.
Du kan åpne og lukke grupperom så mange ganger du vil i løpet av et møte.
Bli med i et breakout-rom
Møteverten er ikke en del av et grupperom, men de kan bli med i hvilket som helst rom når som helst. For å bli med i et rom og samhandle med deltakerne, klikk på "Flere alternativer"-ikonet ved siden av det rommet og velg "Bli med i rommet" fra menyen.
For å gå tilbake til møtet, klikk på "Forlat"-knappen. Det vil automatisk returnere deg til møtet.
Hver gang du går tilbake til hovedmøtet fra et grupperom, er møtet på vent. Det gjelder både for arrangøren og deltakerne. Klikk på "Fortsett"-knappen for å fortsette møtet fra din side. Du kan hoppe mellom alle grupperom på samme måte.
Gi nytt navn til et rom
Det er noen få standardinnstillinger i Microsoft Rooms for Breakout Rooms som du kan endre. En av dem er navnene på rommene. Som standard heter rommene Rom 1, Rom 2, og så videre. For å gi nytt navn til et rom, gå til "Flere alternativer" og velg "Gi nytt navn" fra menyen.
Skriv deretter inn det nye navnet og klikk "Gi nytt navn" for å lagre endringene. Å endre navn på rommene til noe mer gjenkjennelig gjør det lettere å moderere dem.
Sende en kunngjøring til rommene
Som moderator kan du sende kunngjøringer til grupperom, for eksempel gi tidsoppdateringer, dele diskusjonsforespørsler, ideer, nyttige ressurser osv.
Gå til "Flere alternativer" øverst i "Breakout Rooms" og velg "Foreta en kunngjøring" fra menyen.
Skriv deretter inn meldingen din og klikk på "Send"-knappen.
Deltakere i grupperom vil kunne lese kunngjøringen fra chatten. Breakout Rooms-chat er også tilgjengelig etter møtet i hovedchatlisten for Teams.
Lukking av rommene
Du kan lukke alle rommene samtidig, eller lukke individuelle rom.
Klikk "Lukk rom" for å lukke alle grupperom samtidig.
For å lukke et enkeltrom, gå til rommet og klikk på "Flere alternativer". Velg deretter "Lukk rom" fra menyen.
Etter å ha kommet tilbake til hovedmøtet, må alle gjenoppta møtet fra venting.
Merk: Hvis du ønsker å avslutte hovedmøtet, er det viktig å stenge grupperom først. Hvis du ikke gjør det, fortsetter møtet med grupperom.
Tilleggsinnstillinger
Slå av automatisk tilgang til rom: Som standard er grupperom i Microsoft Teams slik konfigurert at så snart du starter et rom, blir deltakerne automatisk flyttet til rommet. Men hvis du ikke vil ha automatisk inntasting, kan du slå av denne innstillingen. Når innstillingen er av, får deltakerne i stedet en melding som ber dem om å bli med i grupperom når du åpner det. De bestemmer så når de skal bli med i rommet ved å klikke på "Bli med"-knappen.
For å slå av denne innstillingen, gå til Breakout Rooms-panelet og klikk på "Flere alternativer". Deretter velger du "Rominnstillinger" fra menyen. Du kan bare få tilgang til rominnstillingene når rommene er stengt.
Deretter slår du av bryteren for "Flytt folk automatisk inn i rom".
La deltakerne gå tilbake til hovedmøtet: Standardkonfigurasjonen i Microsoft Teams forhindrer deltakerne i å gå tilbake til hovedmøtet på egen hånd. De kan bare bli med i det større møtet når du, dvs. møteverten, stenger grupperom. Slå på denne innstillingen for å gi dem muligheten til å forlate breakout-rommet.
Gå til "Flere alternativer"-ikonet og velg "Rominnstillinger". Deretter slår du på bryteren for "Deltakere kan gå tilbake til hovedmøtet". Hvis du gjør det, legges det til en "Forlat"-knapp til grupperommet for deltakerne, akkurat som verten har.
Flytt folk rundt: For å flytte noen fra ett grupperom til et annet, gå til rommet personen befinner seg i og klikk på det. Listen over alle deltakerne i rommet vises.
Velg navnene på personene du vil flytte, og klikk på 'Tildel'-knappen. Deretter velger du enten et annet rom å flytte dem inn i eller velg "Utildelt" for å flytte dem helt ut av grupperom.
Legg til og slett rom: Du kan også legge til flere rom eller slette gjeldende rom på et tidspunkt under møtet.
For å legge til et rom, gå til panelet for grupperom og klikk på "Legg til rom". Et nytt rom vil bli opprettet umiddelbart.
For å slette et rom, gå til rommet og klikk på "Flere alternativer". Velg deretter ‘Slett rom’ fra menyen.
Gjenskap rommene: Når som helst hvis du ønsker å skrote de eksisterende grupperom helt og starte fra bunnen av, er det også mulig. Gå til "Flere alternativer" øverst i grupperom-panelet, og velg deretter "Gjenopprett rom" fra menyen. De eksisterende rommene vil bli slettet, og vinduet for å opprette rom vises igjen.
Det kan være vanskelig å ha åpne eller meningsfulle diskusjoner i store møter, spesielt når kreativitet er nødvendig. Breakout Rooms hjelper folk å brainstorme effektivt i mindre grupper.