Overveldet av det store antallet funksjoner som er tilgjengelige i Google Chat Spaces? Trenger du en rask og enkel guide? Vel, du har nettopp blitt servert!
Siden denne pandemien skjedde, har effektiv kommunikasjon vært en stor utfordring for nesten alle organisasjoner. Selv om vi hater å innrømme det, er vi alle skyldige i dårlig kommunikasjon, på en eller to måter. Enten forhindrer for mye kommunikasjon at noe arbeid blir gjort, eller for lite kommunikasjon får feil arbeid levert.
Vel, Spaces er Googles svar på dette kommunikasjonsproblemet. Spaces har alltid vært et godt sted når team trengte en sentral plass der folk kan dele filer, tildele oppgaver og holde kontakten for langsiktige prosjekter.
Siden Gmail har en rekkevidde på 1,8 milliarder mennesker, er ingen annen samarbeidsplattform i nærheten av konkurransen. Dette kommer godt med når du ønsker å samarbeide med en ekstern ressurs for å samarbeide om et prosjekt, og ingen trenger å laste ned en annen applikasjon spesielt for å holde styr på det enkelte prosjektet.
Denne mastodonten av en plattformpopulasjon kan også være grunnen til at Google bestemte seg for å beholde grensen for medlemmer i et "Space" til å være hele 8000 mennesker.
Enten du bare blir med på denne stadig voksende plattformen, eller du vil ha et raskt oppfriskningskurs om funksjonene, denne veiledningen tjener alle.
Opprett et space i Google Chat Spaces
Gå først til chat.google.com og logg på kontoen din. For å opprette et mellomrom, trykk på '+'-ikonet på 'Spaces'-fanen. Klikk deretter på alternativet "Opprett plass".
Nå, gi et passende navn for plassen. Du kan også velge et ikon/emoji hvis du ønsker det. Deretter skriver du inn navnet eller e-postadressene til personer du vil legge til i denne spesifikke plassen.
Når du er ferdig med å legge til folk, trykker du på "Opprett"-knappen for å opprette rommet.
Bli med i et space i Google Chat Spaces
Sjansene er store, mer enn å opprette et space, vil du bli med i et. Derfor er det viktig å vite hvor du skal lete etter en invitasjon.
For å bli med i et space, gå til '+'-ikonet på Spaces-fanen fra sidefeltet. Klikk deretter på "Bla gjennom mellomrom"-alternativet fra listen.
Nå vil du se alle gruppene du har blitt bedt om å bli med i. Klikk på ‘+’-ikonet på den aktuelle Space-fanen for å bli med. Du kan også søke etter en bestemt invitasjon ved å skrive inn plassnavnet i "Space name"-feltet.
Forhåndsvis en plass før du blir med
Det kan være Space-invitasjoner du ikke kjenner igjen eller bare vil se på deltakerne og meldingene før du bestemmer deg.
For å forhåndsvise et space før du blir med, gå til "Browse Space"-alternativet ved å velge "+"-ikonet fra sidefeltet.
Nå, mens du holder musepekeren over Space-navnet, vil du kunne se «Forhåndsvisning»-alternativet. Klikk på "Forhåndsvisning" for å få et raskt blikk på Space.
Du vil kunne "Bli med" eller "Blokkere" plassen fra alternativene som er tilgjengelige nederst til høyre i forhåndsvisningsvinduet.
For å se den fullstendige listen over medlemmer som er til stede i rommet. Klikk på det omvendte karatikonet rett ved siden av gruppenavnet. Velg deretter alternativet "Se medlemmer" fra rullegardinlisten.
Du vil kunne se listen over tilstedeværende medlemmer, samt medlemmene som blir bedt om å bli med.
Sjekker spam-invitasjoner
Akkurat som e-post, kan noen av de legitime Space-invitasjonene havne på søppelpostlisten. Sørg for å sjekke det når du ikke kan finne en invitasjon du venter.
Akkurat som tidligere trinn, velg alternativet "Bla gjennom mellomrom" fra listen fra sidefeltet.
Klikk nå på kebabmenyen (tre vertikale prikker). Klikk deretter på "Spam-invitasjoner" for å se alle invitasjonene som endte opp som spam.
Omtale noen i et Google Chat Space
Nesten alltid kommer Google Chat Space til å ha mange mennesker, og du kan ikke bare sende en melding uten å nevne den berørte personen. For å kontrollere pandemoniumet kan du derfor rette meldingen din til en bestemt person.
For å nevne en bestemt person, skriv '@' og deretter navnet på vedkommende. Du vil også kunne velge den aktuelle personen fra en popup-liste ved å trykke Tast inn eller klikke på alternativet.
Deling av filer i Google Chat Spaces
Å dele filer i Space er veldig nyttig og en viktig funksjon å ha, da den kommer til nytte i mange situasjoner.
Last opp en lokal fil
Gå først til "mellomrommet" du vil laste opp filen. Deretter klikker du på "pil opp"-ikonet fra den nederste delen av skjermen.
Bla nå gjennom filen fra stasjonen du vil dele. Dobbeltklikk på en fil for å velge den.
Når det er valgt, kan du legge til litt tekstinformasjon for å gi kontekst for filen eller trykke på send-knappen for å dele filen med alle.
Legg til en fil fra Disk
Gå først til "mellomrommet" du vil laste opp filen. Klikk deretter på "Drive"-ikonet nederst til høyre på skjermen.
Bla nå gjennom filen fra stasjonen du vil dele. Dobbeltklikk på en fil for å velge den.
Når det er valgt, kan du legge til litt tekstinformasjon for å gi kontekst for filen eller trykke på send-knappen for å dele filen med alle. Google Chat Spaces vil automatisk oppdatere preferansene til filen slik at alle kan se den.
Opprett nytt dokument
Du kan opprette et nytt dokument rett fra chattevinduet i Space. Den blir lagret på Disk og deles umiddelbart med de nåværende medlemmene av det spesifikke området.
For å lage et nytt dokument for Space. Klikk på "Opprett nytt dokument"-ikonet nederst til høyre i chattevinduet.
Du vil kunne velge hvilken type dokument du vil lage. Alternativene inkluderer Google Regneark, Dokumenter og Presentasjoner. Klikk på ditt foretrukne alternativ.
Deretter skriver du inn navnet på det delte dokumentet og klikker på 'Del'-knappen for å dele dokumentet.
Etter det vil dokumentet åpnes i en side-ved-side-visning med chat for å tilby maksimal samarbeidsopplevelse.
Finne en fil i chat
Du vil ofte raskt finne en fil og trenger å se meldingene som deles med den. Vel, Google kommer ikke til å la deg bla gjennom hundrevis av meldinger.
Fra chat-vinduet til et bestemt rom, gå til "Filer"-fanen som ligger på den øvre delen av skjermen.
Du vil kunne se listen over alle filene som er delt i Space. Klikk nå på "Se i chat"-alternativet helt til høyre i en bestemt fil.
Legg til og tilordne oppgaver i Google Chat Spaces
Å legge til og tilordne oppgaver er en flott funksjon i Google Chat Spaces. La utforske det i detalj.
For å opprette en oppgave, gå til "Oppgaver"-fanen fra den øvre delen av skjermen.
Klikk nå på alternativet "Legg til plassoppgave" for å legge til en oppgave. Alternativt kan du trykke på Tast inn å lage en oppgave også.
Merk: Oppgaveseksjonen støtter hurtigtaster for de fleste handlingene. For å få frem listen over støttede snarveier, trykk Ctrl+/.
Deretter gir du oppgaven en passende tittel og legger til noen detaljer om den, hvis noen. Du kan trykke Tast inn for å sette inn en ny linje i detaljdelen.
Nå, trykk Tab eller klikk på "Legg til dato/klokkeslett" for å angi en frist for oppgaven din.
Deretter velger du dato og klokkeslett for oppgaven som skal fullføres, og klikker deretter på "OK" for å bekrefte.
Merk: For å angre en handling, trykk Ctrl+Z
Nå, trykk Tab eller klikk på "Tilordne" for å tilordne en mottaker for oppgaven.
Nå skriver du inn navnet eller e-postadressen til personen du vil tilordne oppgaven til.
Etter det, trykk Tab deretter Tast inn. Ellers klikker du på "Legg til-knappen" for å legge til oppgaven.
Slett en oppgave
For å slette en oppgave, trykk på "Søppelbøtte"-ikonet helt til høyre på et oppgaveelement fra listen.
Klikk nå på slett for å bekrefte slettingen av den valgte oppgaven.
Sortering av oppgaver
Oppgaver kan også sorteres for å ha bedre synlighet og gi relativt mer sporbarhet.
For å sortere oppgaver, gå til fanen "Oppgaver" og klikk på kebabmenyen (tre vertikale prikker). Deretter velger du Dato, Mottaker eller Space-rekkefølge for å vise oppgaver i den spesifikke rekkefølgen.
Legge til en kalenderhendelse i Google Chat Spaces
Kalenderhendelser kan tjene mange formål. La det være for en generalforsamling i laget, eller en frist som kommer, eller organisasjonens stiftelsesdag. Kalenderhendelsesfunksjonen vil aldri svikte deg.
For å legge til en kalenderhendelse. Klikk på "Kalender"-ikonet nederst i chattevinduet i Spaces.
Trykk nå på karatikonet for å åpne alle konfigurerbare for kalenderhendelsen.
For å angi dato og klokkeslett for kalenderhendelsen, klikk på henholdsvis dato eller klokkeslett for å angi hver komponent individuelt.
Hvis hendelsen du legger til er en gjentakende, klikker du på alternativet "Gjentas ikke" for å angi en gjentakelse av hendelsen fra rullegardinmenyen.
For å legge til flere spaces eller personer for arrangementet, klikk på "Legg til gjester" og skriv inn navnet på spacen eller e-postadressen til personen du vil legge til.
For å angi tillatelsesnivået for gjestene dine, trykk på alternativet "Gjestetillatelser" for å se tillatelsene som er gitt. Kryss av eller fjern merket for relevante elementer fra listen for å gi eller nekte tilgang til gjestene.
Nå, hvis det er et utendørs møte på et bestemt sted. Du kan også velge plasseringen fra alternativet "legg til plassering".
Hvis du vil inkludere en lenke for et Google Meet, da de fleste deler av verden enten er låst eller ikke er trygt å gå utenfor. Klikk på alternativet «Legg til Google Meet-videokonferanse», og en lenke for møtet vil bli inkludert i invitasjonen som sendes ut til alle gjester.
Etter det, hvis du vil legge til litt informasjon om møtet, som å be alle om å ta med seg bærbare datamaskiner for et utendørs møte eller bare en oversikt over temaene for møtet. Du kan gjøre det ved å klikke og skrive inn detaljer i alternativet "Legg til beskrivelse".
Deretter, hvis du ikke vil at andre skal se dette møtet i kalenderen din eller ønsker å skjule deltakerne på grunn av møtets konfidensielle karakter. Du kan gjøre det ved å klikke på "Synlighet" og endre det til "Privat" for å skjule møtet og deltakerne.
Til slutt kan du også stille inn tidspunktet for å sende ut en påminnelse for møtet til alle gjestene. Velg ditt foretrukne alternativ fra rullegardinlisten.
Klikk nå på "Lagre og del" nederst til høyre i ruten.
Deretter, for å sende ut en invitasjon til deltakerne, klikker du på "Send". Hvis du ikke vil sende ut invitasjoner, klikker du på «Ikke send»-alternativet, eller hvis du vil endre noe, klikker du på «Tilbake til redigering».
Opprett/bli med i Google Meet-møter fra Google Chat Spaces
Meet fra Google er veldig pålitelig, og spesielt i tider som disse er det et av de beste alternativene for å ha en diskusjon ansikt til ansikt uten kolleger. Siden Google Chat-oppdateringen har Meet blitt vakkert integrert med Spaces for å øke produktiviteten og redusere appbytte.
Det er to måter du kan inkludere Google Meet i Space. La oss sjekke dem begge.
Møt fra Chat med ett klikk
Det er situasjoner der du ikke kan vente til kvelden eller neste dag med å diskutere en nylig utvikling på prosjektet. Det være seg tilbakemelding fra klienten på en bestemt modul, eller du har nettopp funnet ut en stor feil. Å innkalle Meet er så enkelt som det blir.
For et improvisert møte, gå til chat-vinduet for det spesifikke rommet. Deretter legger du til litt tekstlig kontekst slik at folk kan forberede seg mentalt til å ta det hele natten.
Klikk nå på videokameraikonet nederst til høyre i vinduet. Deretter trykker du på send for å sende ut lenken for å bli med i Meet.
Legg Meet til en eksisterende begivenhet
Vi vet hva du kommer til å si, vi viste deg nettopp en måte å inkludere Google Meet når du oppretter en ny kalenderhendelse. Men hva om du allerede har opprettet et arrangement og nå vil sette inn en Meet-kobling? Vel, les med.
For å legge til en Google Meet-link til et eksisterende arrangement. Klikk på "Kalender"-ikonet helt til høyre på skjermen rett under kontoikonet.
Klikk nå på den eksisterende hendelsen du vil legge til Google Meet-koblingen.
Deretter klikker du på "Rediger hendelse"-ikonet for å åpne hendelseskonfigurasjoner.
Deretter klikker du på alternativet "Legg til Google Meet-konferanse" for å legge til Meet-koblingen.
Klikk nå på "Lagre" for å bekrefte endringene.
Etter det kan du velge å sende invitasjonen til alle gjestene med oppdatert informasjon. For å gjøre det klikker du på "Send". Du kan også legge til en kontekst for å legge til Meet-koblingen, slik at deltakerne vet hvorfor de mottok invitasjonen igjen.
Hurtigtips for Google Chat Spaces
Her er noen raske tips for Google Chat Spaces. Disse tipsene vil hjelpe deg å bruke Spaces mer effektivt enn noen gang, ettersom du vil bli kjent med hver krok og krok av dem.
Endre plassnavn og emoji
Trykk først på navnet på mellomrommene fra den øverste delen av skjermen. Klikk deretter på alternativet "Rediger navn og emoji".
Administrere plassvarsler
Det er mange ganger når et Space er spesielt pratsomt eller hundrevis av meldinger strømmer inn og hemmer produktiviteten din.
Varsle mindre
For kun å motta varsler når du er nevnt. Klikk på kebab-menyen (tre vertikale prikker) ved siden av Space-navnet på sidefeltet. Deretter klikker du på alternativet "Varsler" fra listen.
Klikk nå på alternativet "Varsle mindre" for kun å motta varsler når du blir nevnt. Klikk deretter på lagre for å bekrefte endringene.
Skru av notifikasjoner
Du kan også slå av varsler helt for en bestemt plass. Google vil imidlertid sende deg e-post for uleste omtaler.
Først klikker du på kebab-menyen (tre vertikale prikker) ved siden av Space-navnet på sidefeltet. Deretter klikker du på alternativet "Varsler" fra listen.
Deretter klikker du på alternativet "Varsler av" og trykker på lagre for å bekrefte endringene.
Se gjeldende online medlemmer
Hvis det noen gang skulle oppstå et behov for å se hvem av medlemmene i Space som er online for øyeblikket. Google har lagt til en bestemmelse for det.
Fra Space chat-vinduet klikker du på Space-navnet. Klikk deretter på alternativet for å se medlemmer fra listen.
Se etter den grønne prikken ved siden av navnet på listen for å identifisere medlemmer som er online.
Åpne en delt fil i side-ved-side-visning i chat
Det kan være tider når du vil se en delt fil i Google Chat Space og ha chatvinduet åpent for å ta en rask avgjørelse på samme måte.
For å åpne en fil i side-ved-side-visning, finn filen i chat og klikk på "Åpne i chat"-ikonet for å åpne dokumentet og også ha chat-vinduet festet på siden.
Minimer Google Chat Space-vinduet
Google Space chattevindu åpnes som standard maksimert. Det kan skape litt ubehag når du prøver å ha mer enn én samtale. Du kan imidlertid minimere og endre størrelse i henhold til dine behov.
For å minimere chat-vinduet til et bestemt område, klikk på pilen innover.
Space-chatten vil nå bli minimert og plassert nederst på skjermen.
Endre størrelsen på et chattevindu
Endre størrelse på et vindu kan komme godt med når meldingene som kommer i Space er litt lange og dermed blir litt tungvint å lese i et mindre vindu.
Endre størrelse vertikalt
På en minimert fane av et bestemt område, hold musen over den øvre kanten av vinduet. Når du ser et pil-ikon, klikker og holder du museknappen og drar oppover for å endre størrelsen på vinduet.
Endre størrelsen horisontalt
På en minimert fane av et bestemt område, hold musen på hver side av vinduet. Når du ser et sidepilikon, klikker og holder du museknappen og drar sidelengs for å endre størrelsen på vinduet.
Endre størrelse diagonalt
Hold musen over hjørnet av vinduet på en minimert fane av et bestemt område. Når du ser et diagonalt pilikon, klikker og holder du museknappen og drar diagonalt for å endre størrelsen på vinduet.
Fest et mellomrom
Du kan alltid feste et Space til toppen i Space-delen for alltid å vises på, uavhengig av uleste meldinger fra din pool av Spaces.
For å feste et mellomrom, klikk på kebab-menyen (tre-loddrette prikker) som ligger rett ved siden av Space-navnet og klikk på "Fest"-alternativet fra listen.
Vel, det er alt du trenger å vite om Google Chat Spaces. Vær nå en effektiv kommunikator og like effektiv samarbeidspartner.