Sendt en e-post du ikke burde ha? Det er ingen grunn til bekymring; Microsoft Outlook vil lagre skjulet ditt.
Har du noen gang sendt feil e-post til noen og følt at verden skulle gå under? Eller ikke engang en feil, bare en ufullstendig, og nå tror du at du kommer til å se ut som en fullstendig imbecille foran kollegene dine? Microsoft Outlook-brukere trenger ikke å bekymre seg for disse skrytene.
Microsoft Outlook har en funksjon for å tilbakekalle eller erstatte e-posten din, og den andre personen trenger aldri å finne ut om noe uhell fra din side. Selvfølgelig er det noen strenger knyttet.
Når kan du huske en e-post
Tilbakekallings- eller erstatningsfunksjonen fungerer bare når den andre personen ikke har åpnet og lest e-posten din. Å se e-posten i leseruten teller ikke. Og du kan bare bruke den hvis både du og mottakeren har en Microsoft 365 eller Microsoft Exchange e-postkonto i samme organisasjon. Tilbakekall/erstatt er en Microsoft Exchange-funksjon, og den er ikke tilgjengelig for MAPI- eller POP-kontoer.
Merk: Tilbakekallingsfunksjonen er ikke tilgjengelig hvis organisasjonen din ikke har aktivert den.
Hvordan tilbakekalle en e-post
Åpne Outlook-appen på skrivebordet ditt (det fungerer ikke med Outlook online) og logg på Microsoft 365-kontoen din. Før du går på jakt etter den tilbakekallingsknappen, kan du finne ut om kontoen din er kvalifisert for å bruke dette alternativet hvis du ikke er sikker.
Gå til menyvalget "Fil" og klikk på det.
Kontoinformasjon åpnes. Se at kontotypen er "Microsoft Exchange" og ikke MAPI eller POP.
Hvis det er en Microsoft Exchange-konto og mottakeren også er på samme e-postsystem, er du klar. Klikk på tilbakeknappen for å gå tilbake til hovedvinduet og gå til mappen "Sendte elementer".
Åpne e-posten du vil tilbakekalle. Dobbeltklikk på den for å åpne den. Et enkelt klikk på e-posten, som vi vanligvis gjør, vil åpne den i leseruten. Du kan ikke huske e-posten fra leseruten. Mailen åpnes i et eget vindu. Fra «Melding»-fanen, velg «Handlinger» og velg deretter «Recall this Message» fra rullegardinmenyen.
Hvis du ikke finner 'Handlinger'-alternativet på 'Melding'-fanen, maksimer enten vinduet til fullskjerm ettersom noen alternativer forsvinner i et delvis vindu eller bytt til 'Fil'-fanen i stedet.
Fra Fil-fanen velger du "Info" fra navigasjonsmenyen til venstre.
Klikk deretter på alternativet "Send på nytt eller tilbakekall" og velg "Tilbakekall denne meldingen" fra rullegardinmenyen.
Når du klikker på Tilbakekall-alternativet (fra begge fanene), åpnes en dialogboks, og du kan velge om du vil tilbakekalle e-posten helt eller erstatte den. Tilbakekalling av e-posten vil slette den fra mottakerens innboks, mens erstatningsalternativet vil slette den forrige e-posten og erstatte den med den nye.
La oss undersøke forskjellen mellom begge alternativene. For ganske enkelt å huske e-posten, velg alternativet "Slett uleste kopier av denne meldingen".
Merk av for "Fortell meg om tilbakekalling lykkes eller mislykkes for hver mottaker" før du tilbakekaller e-posten. På denne måten vil du få en melding som gir deg beskjed om tilbakekallingen var vellykket. Merk av for dette alternativet om du planlegger å tilbakekalle eller erstatte e-posten for å vite statusen til tilbakekallingen.
Klikk nå OK. Det er alt du trenger å gjøre, og meldingen vil bli tilbakekalt hvis mottakeren ikke har lest den.
For å erstatte e-posten, velg alternativet "Slett uleste kopier og erstatt med en ny melding" og klikk OK.
Outlook åpner den opprinnelige e-posten din i skriveboksen. Du kan redigere den slik at den gjenspeiler det du vil sende nå, og klikk på 'Send'-knappen. Den nye e-posten vil erstatte den forrige e-posten i mottakerens innboks.
Du får et varsel hvis tilbakekallingen av meldingen er vellykket.
Hva skjer på mottakerens side?
Når tilbakekallingen er vellykket: Hvis mottakeren ikke har lest den opprinnelige meldingen når du tilbakekaller/erstatter meldingen, slettes den opprinnelige meldingen og erstattes med erstatningsmeldingen (i tilfelle det er en). Mottakeren blir også informert om at du har tilbakekalt en melding.
Når tilbakekallingen mislykkes: Både originalmeldingen og tilbakekallingsmeldingen er tilgjengelig i mottakerens mappe. I tilfelle mottakeren åpner den opprinnelige meldingen akkurat mens tilbakekallingsforespørselen behandles, vil mottakeren bli informert om at du prøvde å hente tilbake meldingen. Men den opprinnelige meldingen er fortsatt tilgjengelig i mappen deres.
Enten du har sendt en e-post med feil fakta eller ikke nok av dem, vil Microsoft Outlook være din redning. Husk meldingen med et par klikk, og ingen vil bli noe klokere på forvekslingen din. Men husk at du må handle raskt, for når mottakeren leser e-posten din, vil det ikke være noen vits.