Alt du trenger å vite om å arrangere arrangementer på den nyeste plattformen fra Zoom
Pandemien har fullstendig endret måten vi gjør ting på. Vi har ikke bare møter eller undervisning på nettet lenger. Det er alt nå - å delta på konserter, tegneserier, yogakurs, matlagingskurs, treningsøkter - du skjønner kjernen. Alt du trenger å gjøre, kan du gjøre det på nettet. Og Zoom har vært en av forløperne i denne kategorien.
Men den nåværende Zoom-møteplattformen ble designet for å være vertskap for møter, ikke online-arrangementer. Og selv om vi har klart oss, er det ikke det samme. Alt det kommer til å endre seg nå.
Zoom annonserte OnZoom på Zoomtopia i år, den årlige Zoom-brukerkonferansen som også ble holdt online i år. OnZoom er en utvidelse av Zooms enhetlige kommunikasjonsplattform. Ved å bruke OnZoom vil lisensierte brukere kunne opprette, være vertskap for og til og med tjene penger på nettbegivenheter ved å bruke samme plattform som Zoom Meetings. Deltakere kan delta i arrangementer med alle typer kontoer.
Hva er OnZoom?
OnZoom er en plattform for engasjement for arrangementer utelukkende med det formål å være vertskap for nettbaserte arrangementer. Betaversjonen for OnZoom er nå tilgjengelig for bruk i USA for alle lisensierte Zoom-brukere uten ekstra kostnad. Enten du er bedriftseier, musiker, danse- eller keramikklærer, kan du bruke OnZoom-plattformen til å arrangere arrangementer/klasser.
Brukere kan arrangere arrangementer for fra 100 til opptil 1000 deltakere (avhengig av Zoom-kontoen deres) og til og med tjene penger på dem. Inngangen til arrangementet kan være gratis, med en betalt billett, eller en hybrid av begge. Og betalingssystemet er helt sikkert og forenklet. Deltakere kan betale for billetter med PayPal og store kreditt- og debetkort.
Verter kan bare godta penger for billetter med en PayPal Business-konto. Hvis du ikke har en, lag den fra PayPals nettsted. Det tar vanligvis et par dager før PayPal Business-kontoen din kommer i gang.
Hvis du trenger å inkludere flere deltakere i arrangementet enn den tildelte grensen, kan du også gjøre det om til en live streaming-økt.
Deltakere kan gå til on.zoom.us og oppdage og spore hendelsene eller timene som interesserer dem. Den fullstendige katalogen over kommende offentlige arrangementer vil være tilgjengelig for å oppdage og bla ved fingertuppene.
Få OnZoom vertstilgang
Bare eiere eller administratorer av en betalt Zoom-konto kan bruke OnZoom. Men før du kan begynne å bruke OnZoom beta, må du søke om å bli vert. Klikk her for å gå til applikasjonen for OnZoom beta.
Å fylle ut søknaden garanterer ikke vertstilgang. OnZooms team vil vurdere søknaden din og bestemme om de vil gi deg vertstilgang. OnZoom beta er bare tilgjengelig i USA akkurat nå, så bare brukere med en USA-basert Pro-, Business-, Enterprise- eller Education Zoom-konto kan arrangere arrangementer for øyeblikket.
Fyll ut spørreskjemaet for søknadsskjemaet som inneholder grunnleggende detaljer om kontoen din som navn, e-postadresse, Zoom-kontonummer, om organisasjonen din er skattefri, etc.
Så kommer spørsmålet om hvorfor du vil bruke OnZoom. Gjør delen om hvorfor du vil bruke OnZoom så tydelig som mulig, siden godkjenningen av søknaden din vil avhenge av den. Send inn søknaden din etter å ha fullført den.
Zooms team vil svare med en e-post for å fortelle deg om søknaden din ble godkjent eller lagt til en venteliste for fremtidig reevaluering.
Du kan også bli bedt om å sende inn søknaden på nytt uten at den verken blir avvist, ventelistet eller akseptert. Hold et øye med e-postene dine, og send inn søknaden på nytt hvis det skjer. Ellers ville ikke søknadsstatusen din gå videre.
Hvis søknaden din blir akseptert, må du først delta på en obligatorisk treningsøkt med OnZoom-teamet. Du vil motta en e-post med noen kommende økter du kan delta på. Klikk på linken for den som passer deg, og meld deg på. Disse koblingene vil bare fungere for deg, og du kan ikke dele dem med noen andre. Treningsøkten vil også inneholde en FAQ der du eller andre tilstedeværende deltakere kan stille spørsmål om OnZoom-vertsopplevelsen.
Når du har deltatt på den obligatoriske treningsøkten, får du vertstilgang. Det kan ta noen dager etter treningsøkten før du mottar godkjenningse-posten, men det vil skje.
Opprette og arrangere arrangementer på OnZoom
Når du har vertstilgang, kan du begynne å være vertskap for arrangementer på OnZoom. Gå til on.zoom.us og logg på med vertskontoen din.
Før verten får tilgang, vil OnZoom-hjemmesiden din bare være et sted hvor du kan oppdage publiserte arrangementer og registrere deg for dem. Men etter at du har tilgang, vil noen få alternativer vises øverst til høyre på skjermen, ved siden av profilikonet ditt.
Sette opp vertskontoen din
Klikk på "Opprett"-knappen for å opprette et arrangement.
Første gang du oppretter et arrangement, kommer du til siden med retningslinjer for fellesskapet. Bla gjennom siden og les dem, merk deretter av i boksen for "Jeg har lest og godtar fellesskapsstandardene" og klikk på "Godta"-knappen for å gå videre.
Deretter, før du kan opprette et arrangement, må du fullføre det første oppsettet for kontoen din. Det første trinnet inkluderer vertsprofilen din. Vertsprofilen din er informasjonen om deg som du ønsker å offentliggjøre for potensielle deltakere. Det er synlig med hvert arrangement og spiller en rolle i å la deltakerne bestemme om de vil delta på arrangementet ditt. Det inkluderer å legge opp et profilbilde og en kort beskrivelse av deg selv. Du kan redigere disse senere.
På neste side kobler du til PayPal Business-kontoen din. Dette trinnet er valgfritt, og du kan hoppe over det hvis du bare vil være vert for gratisarrangementer. Men for å være vertskap for betalte arrangementer, må du fullføre dette trinnet. For øyeblikket er en PayPal Business-konto den eneste måten du kan ta betalt for billetter.
Hvis du vil at deltakere skal kunne betale for billetter med kreditt- og debetkort, aktiverer du alternativet for "Godta kredittkortbetalingene dine med PayPal". Hvis du hopper over dette nå og vil aktivere det senere, må du koble fra og deretter koble PayPal-kontoen din igjen for å endre denne alternativinnstillingen.
Skriv deretter inn faktureringsadressen din på neste side. Dette er, igjen, valgfritt, og du kan hoppe over det hvis du bare vil være vert for gratisarrangementer. Men for å arrangere betalte arrangementer er dette en nødvendighet. Du kan også sende inn skattefritaksinformasjonen din her hvis organisasjonen din kvalifiserer for skattefritak.
Til slutt klikker du på "Lagre". Det første oppsettet for vertskontoen din er fullført nå.
Opprett ditt første arrangement
Når du har konfigurert kontoen din, kommer du til siden der du kan opprette arrangementet. Opprettelsen av arrangementet består av tre trinn: Eventkort, Eventprofil og Billetter.
Det første trinnet er Event Card. Du må oppgi et navn og en kort beskrivelse av hendelsen på mindre enn 140 tegn.
Deretter velger du kategorien for arrangementet, og du kan også legge til tagger for å gi tilleggsinformasjon for sporing av dem. Du kan legge til opptil 8 tagger.
Den neste delen er å angi dato og klokkeslett for arrangementet. Arrangementet kan være engangs, eller det kan være en serie. For en engangshendelse må du spesifisere starttidspunkt og varighet.
Klikk på "Serie"-alternativet for å bytte til en seriehendelse. For en seriehendelse, sammen med starttidspunkt og varighet, må du også oppgi hyppigheten av gjentakelse, og antall hendelser du vil avslutte serien etter, eller datoen den skal slutte på. Tiden og varigheten for alle hendelsene i serien forblir den samme.
Sammen med gratis eller betalte arrangementer, vil OnZoom også legge til funksjonalitet for å gjøre arrangementet til en pengeinnsamling. Funksjonen har begynt å rulle ut, og når den når kontoen din, vil du kunne slå på bryteren for "Fundraiser" og legge til en ideell organisasjon som du vil samle inn penger til.
Deretter er det "Event Options". Du kan konfigurere innstillingene for deltakelse, hendelsessikkerhet og alternativer for skyopptak og direktestrømming. Klikk på dem for å utvide flere alternativer.
Under «Bli med-innstillinger» kan du bestemme om du vil gå inn i arrangementet med videoen på, om det skal være et venterom for arrangementet, og om deltakere kan bli med 5 minutter før tiden.
Et av de interessante alternativene her er om du vil føre opp arrangementet ditt i Zoom-katalogen. Som standard er bryteren for dette alternativet på. Når den er inne, vil arrangementet ditt være offentlig synlig på OnZoom. Det er viktig at du har denne bryteren på for å maksimere tilgjengeligheten til arrangementet ditt. Men hvis du vil ha et privat arrangement som du bare kan dele med en lenke, slå det av.
Det andre tilpassbare alternativet er for hendelsessikkerhet. Når du klikker på den, utvides følgende alternativer: 'Deltakere kan sende 1:1 chat-meldinger', 'Deltagere kan endre skjermnavn' og 'Deltagere kan dele skjermene sine'. Som standard er alle disse alternativene av for å maksimere sikkerheten. Du kan slå dem på, men OnZoom foreslår at du fortsetter med forsiktighet og bare slår dem på når du kan stole på deltakerne og vet at de ikke vil forstyrre arrangementet.
Det siste alternativet er for Live Streaming og Cloud Recording. Som standard er opptak for hendelser av.
Hvis du slår på Cloud Recording, vil du få en ansvarsfraskrivelse som sier at "å slå på denne funksjonen [cloud recording] krever at deltakerne godtar å bli tatt opp og kan påvirke billettsalget". Du må bekrefte at du vil aktivere den ved å klikke på "Aktiver"-knappen. Hvis du aktiverer skyopptak, vil arrangementsinformasjonssiden din og kjøpsflyten for billetter bestå av en ekstra melding til potensielle deltakere om at "arrangementet kan bli tatt opp".
Etter å ha konfigurert alle innstillingene, klikk på "Lagre og fortsett"-knappen for å gå videre til neste trinn.
Neste trinn er hendelsesprofilen. Det inkluderer å sette bilder for arrangementet, legge til en YouTube-kobling og mer informasjon om arrangementsdeltakerne trenger å vite. Arrangementet ditt må ha minst ett forsidebilde, men du kan legge til opptil tre arrangementsbilder.
Du kan også legge til en YouTube-lenke som inneholder informasjon om arrangementet. YouTube-videoen vises som et ekstra miniatyrbilde ved siden av hendelsesbildene.
Det siste alternativet på denne siden er kontaktinformasjonen. Du kan ikke endre e-postadressen for kontakt, siden bare kontoen med vertstilgang kan kontaktes av deltakere. Men du kan endre kontaktnavnet.
Klikk på "Lagre og fortsett" for å gå videre til siste trinn.
Det siste trinnet i å lage arrangementet ditt er "Billetter". Uten tvil også den viktigste delen av arrangementet du lager. Du kan ha gratis eller betalte billetter til arrangementet ditt eller en hybrid av begge. Men hvis du ikke har konfigurert betalingsmåten, kan du bare ha gratisbilletter.
Det første du ser på billettsiden mens du oppretter arrangementet ditt, er arrangementskapasiteten. Antallet deltakere avhenger av kontotypen din, og du kan enkelt oppgradere kontoen din fra denne siden hvis du vil.
Deretter velger du billetttype ved å velge enten "Gratis" eller "Betalt" fra alternativene.
Du kan få forskjellige typer billetter til et enkelt arrangement. Så hvis du for eksempel ønsker å ha billigere billetter for early birds, og dyrere billetter for generell inngang, eller gratisbilletter for personer fra et bestemt domene, kan du lage forskjellige billetttyper for disse.
For å opprette en billett, skriv inn antallet for den billetttypen du ønsker å selge. Det totale antallet billetter til arrangementet ditt avhenger av kontoen din. Så hvis du har en konto som støtter opptil 1000 deltakere, kan du ha totalt 999 billetter.
Skriv deretter inn navnet på billetten. F.eks. Morgenfugl.
Er det et gratis arrangement vil billetten være gratis. For et betalt arrangement kan billetten være alt fra $1 til hva du måtte ønske. Det er et øvre tak for billettprisen, men OnZoom sier at den er ganske høy, og det er ganske usannsynlig at du vil prøve å prise billetten til den verdien. Så du trenger ikke å bekymre deg for den maksimale prisen du kan bestemme på billetten.
Deretter skriver du inn dato og klokkeslett for når billetten vil være tilgjengelig for salg. Hvis du vil at deltakere skal kunne kjøpe billetter selv under arrangementet, kan du time salget av billett deretter.
Hvis du vil gjøre billetten tilgjengelig for bare visse personer, for eksempel de som registrerer seg med et bestemt domene, slår du på bryteren for "Kontroller hvem som kan registrere seg for denne billetten". Snart vil du også kunne gjøre den tilgjengelig for bare personer som er invitert på e-post. Deretter merker du av for "Brukere fra spesifiserte domener" og skriver inn domenenavnet.
Til slutt klikker du på "Lagre".
For å legge til en annen billetttype, klikk på "Legg til billett" og gjenta prosessen og legg til flere billetter til arrangementet.
For et seriearrangement er bare to typer billetter tillatt for øyeblikket. Den ene er for hele arrangementsserien og den andre en drop-in billett som kan kjøpes til et enkelt arrangement i serien.
Deretter, før du klikker på "Publiser"-knappen, anbefaler OnZoom å gå gjennom hendelsesdetaljene dine igjen. Når du er sikker, klikker du på "Publiser"-knappen, og arrangementet ditt blir opprettet. Hvis du ikke vil publisere det med en gang, klikker du på "Lagre"-knappen, og du vil når som helst kunne se utkastet på nytt.
Kun personer med billett kan delta på arrangementet. Selv om de deler lenken de mottar med andre, kan de ikke delta på arrangementet med mindre de registrerer seg for det og kjøper en billett. Hvis en deltaker skaper problemer, kan du også fjerne vedkommende fra arrangementet.
Avbestillingsreglene for arrangementene dine bestemmer du selv. Hvis du bestemmer deg for å ha en kanselleringspolicy, må du pådra deg et lite tap da PayPals transaksjonsgebyr ikke refunderes. Men OnZoom foreslår å ha en kanselleringspolicy, da det kan påvirke vertsvurderingen din. Og en god vurdering er viktig på OnZoom.
OnZoom er et flott sted å ha arrangementer for virksomheten din, men før du arrangerer et arrangement, er det viktig å gjøre deg kjent med plattformen og dens beste praksis. Det er en del av grunnen til at OnZoom arrangerer obligatoriske treningsøkter før du gir vertstilgang. Siden det ikke er et møte med folk du kjenner, er det viktig å opprettholde sikkerheten. For det må du vite hvordan plattformen fungerer intrikat. Men når du kjenner plattformen litt bedre, kan du arrangere alle arrangementene du ønsker.