Fra datamaskinen og skylagringstjenester som Google Drive og Dropbox
En av de fantastiske funksjonene til Microsoft Teams er hvor enkelt du kan dele filer i applikasjonen. Du kan velge å dele med alle medlemmene i teamet ditt på et blunk eller privat med et hvilket som helst medlem av et team for å fortsette å jobbe i perfekt harmoni. Filene kan deles fra datamaskinen din, eller fra en støttet skytjeneste på Microsoft Teams.
En annen forbløffende funksjon ved Microsoft Teams er at den også lar deg oppheve deling av tidligere delte filer like enkelt. De udelte filene kan ikke sees av noen når de først er fjernet.
Hvordan dele en fil med et team
Åpne Microsoft Teams-appen på skrivebordet eller nettleseren din ved å gå til teams.microsoft.com. Som standard kan du dele filene på datamaskinen eller Microsoft OneDrive-kontoen din.
Hvis du vil dele filer fra andre skytjenester som Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, må du legge det til Teams-kontoen din. Gå til "Filer" på navigasjonslinjen til venstre.
Den vil vise alle filene som er delt mellom alle lagene dine. Under Cloud Storage er OneDrive allerede lagt til. Hvis du bruker OneDrive med Microsoft-kontoen som for øyeblikket brukes for Teams, vil alt innholdet ditt på Disken være tilgjengelig for deling i Teams. For å bruke en annen skytjeneste, klikk på "Legg til skylagring" nederst til venstre på skjermen.
En skjerm vises med alternativer for skytjenester å velge mellom. Klikk på tjenesten du vil bruke. Et påloggingsvindu åpnes. Logg inn på kontoen din. Hvis påloggingen er vellykket (påloggingen vil kun lykkes hvis samme e-postkonto brukes på både skytjenesten og Microsoft Teams), vil skytjenesten bli lagt til og alle filene på skyen blir tilgjengelige for deling.
Gå nå til "Teams" fra navigasjonslinjen til venstre, velg teamet du vil dele filen med og velg deretter kanalen du vil sende filen til.
Nederst på skjermen går du til skriveboksen og klikker på «Legg ved»-ikonet (bindersen).
En popup-meny vises på skjermen. Du har muligheten til å dele en fil fra allerede delte filer på tvers av alle team og kanaler, OneDrive eller andre skylagringstjenester, eller laste opp en fra datamaskinen din. Velg alternativet du ønsker, og velg deretter filen du vil dele.
Filen vises i meldingsboksen. Vent til den laster opp; den vil ha en grønn fremdriftslinje nederst mens den fortsatt laster opp. Når filen er lastet opp, klikker du på "Send"-knappen for å dele filen.
Slik sletter du en fil sendt til et team
Du kan også oppheve deling av en fil du allerede har delt med et team. Åpne kanalen du tidligere delte filen til. For å åpne kanalen, gå til "Teams" på navigasjonslinjen til venstre og velg deretter kanalen under lagnavnet.
Åpne nå "Filer"-fanen i kanalen. Faner er hurtigkoblingene øverst i kanalene. "Filer"-fanen har alle filene som er delt på den kanalen.
Finn filen du vil slette fra listen over filer, og hold markøren over den. Et «Vis handling»-alternativ (ikon med tre prikker) vises ved siden av filnavnet. Klikk på den. Velg deretter alternativet "Slett" fra kontekstmenyen som vises.
En bekreftelsesmeldingsdialogboks vises på skjermen. Klikk på "Ja" for å slette filen.
Filen vil bli slettet fra kanalen og fra listen over alle filer under "Filer"-delen på navigasjonslinjen til venstre. Ingen i teamet vil ha tilgang til det lenger.
Hvordan dele filer privat i Microsoft Teams
Filene du deler på en kanal deles med alle medlemmene i det teamet. Hvis du ikke vil at alle medlemmene i teamet skal ha tilgang til filen, kan du i stedet dele den privat med en enkeltperson eller en gruppe enkeltpersoner.
På navigasjonslinjen til venstre klikker du på "Chat". Åpne chatten til kontakten du vil sende filen til, eller klikk på "Ny chat"-knappen øverst for å starte en chat med en ny kontakt eller opprette en ny gruppe. Klikk deretter på «Legg ved»-ikonet i skrivingsboksen og velg filen du vil dele. Du kan bare sende filer fra OneDrive eller datamaskinen din i private chatter.
Når filen lastes opp, vil den ha en grønn fremdriftslinje under seg. Når filen er lastet opp i meldingsboksen, dvs. den grønne linjen forsvinner, klikker du på "Send"-knappen for å dele filen.
Slik sletter du en fil sendt privat
Filene som sendes privat kan deles fra selve chatten. Gå til meldingen med filen du vil oppheve deling, og hold markøren over den. En rekke reaksjons-emojier vises på toppen av meldingen med et "Flere alternativer"-ikon (meny med tre prikker) på slutten. Klikk på den.
En kontekstmeny vises på skjermen. Velg alternativet "Slett". Meldingen med filen vil bli slettet fra chatten i begge ender, og mottakeren vil ikke ha tilgang til den lenger.
Merk: Du kan også slette meldingen som inneholder filen som vi gjorde ovenfor for filer som er delt på en kanal, men dette vil bare slette meldingen og ikke filen. Filen vil fortsatt være tilgjengelig under "Filer"-fanen og alle filer på navigasjonslinjen til venstre.
Konklusjon
Å dele og oppheve deling av filer med hele teamet eller bare noen medlemmer av et team er uanstrengt i Microsoft Teams. Og støtte for alle store skylagringstjenester som Dropbox og Google Drive gjør det enda mer praktisk å dele filer i Microsoft Teams.