Hvis du vil skrive ut adresseetiketter fra en adresseliste som du vedlikeholder i et Excel-regneark, kan du bruke Microsoft Words funksjon for utskriftsfletting
Microsoft Excel er det ideelle stedet for å lagre kontakt- og adresseinformasjon til kunder. Du kan enkelt organisere en e-postliste/adresseliste i Excel. Men å skrive ut postetiketter, konvolutter, gratulasjonskort eller noe annet kan være hardt arbeid.
La oss si at du vil sende en masseutsendelse til en adresseliste som du vedlikeholder i et Excel-regneark, den beste måten du kan gjøre det på er ved å bruke funksjonen for utskriftsfletting i Microsoft Word. Ved å lage et utskriftsflettingsdokument i Microsoft Word, og koble dette til et Excel-regneark, kan du trekke dataene fra Excel-listen til utskrivbare etiketter for utsendelse.
Hvordan lage postetiketter i Word fra et Excel-ark
Med funksjonen Microsoft Word Mail Merge kan du lage et ark med adresseetiketter fra et Excel-ark som du kan skrive ut. Hvis du ikke vet hvordan du masseutskriver etikettene dine fra Excel, kan du lese denne trinnvise veiledningen.
Forbered e-postlisten din i Excel
For å lage og skrive ut postetikettene må du først sette opp regnearket på riktig måte. Skriv inn kolonneoverskriften i den første cellen i hver kolonne og fyll ut den respektive informasjonen under disse kolonneoverskriftene. Siden vi ønsker å lage adresseetiketter, lag en kolonne for hvert element du vil legge til etikettene (som fornavn, etternavn, adresse osv.).
For eksempel, hvis du skal lage adresseetiketter fra et Excel-ark, vil det sannsynligvis ha denne grunnleggende kontaktinformasjonen (som kolonneoverskrifter):
- Fornavn
- Etternavn
- Gateadresse
- By
- Stat
- Post kode
Se skjermbildet nedenfor:
Når du legger inn data i Excel, bryter du ned informasjonen i individuelle kolonner. For eksempel, i stedet for å lage en enkelt navnekolonne, del navnet i separate kolonner som tittel, fornavn, mellomnavn, etternavn, noe som vil gjøre det enkelt å slå sammen data med Word-dokument.
Når du legger inn data, sørg for at regnearket ditt ikke inneholder tomme rader eller kolonner. Lagre regnearket når du er ferdig med å legge inn data.
Gi navn til e-postlisten
Etter at du har opprettet datasettet, gi et navn til dataene som presenteres i regnearket. Å gjøre det,
Velg listen over adresser i Excel-arket, inkludert overskriftene. Deretter går du til "Formler"-fanen og klikker på "Definer navn" fra gruppen Definerte navn.
En ny dialogboks åpnes, skriv inn navnet i 'Navn'-boksen og klikk på 'OK'. Hvis navnet har mer enn ett ord, legger du til understrek (_) mellom dem (ingen mellomrom eller bindestrek tillatt).
Bekreft filformat
Du må koble Word-dokumentet til Excel-regnearket som inneholder en e-postliste for å skrive ut etikettene. Hvis du kobler Word til Excel for første gang, må du aktivere et konverteringsformat som lar deg konvertere filer mellom de to Microsoft-programmene.
For å gjøre dette, åpne først Microsoft Word-programmet. Klikk på "Fil"-fanen og velg "Alternativer" nederst i venstre rute.
Et nytt "Word Options"-vindu åpnes. Klikk på "Avansert" i venstre rute og bla ned til "Generelt"-delen. Merk av for "Bekreft filformatkonvertering ved åpning" og klikk "OK". Dette lar deg enkelt importere data fra Excel.
Sett opp utskriftsflettingsdokumentet i Word
Deretter må du sette opp hovedetikettdokumentet i MS Word for postetikettene du vil legge til.
Åpne et tomt Word-dokument. Gå til "E-postutsendelser" og klikk på "Start sammenslåing"-ikonet. Deretter alternativet "Etiketter" fra rullegardinmenyen.
Du kan også velge alternativet "Trinn-for-steg e-postflettingsveiviser" som vil veilede deg gjennom prosessen.
Dialogvinduet "Etikettalternativer" vises, Her kan du velge etikettleverandør og produktnummer. Vi velger 3M-etikettprodusenten som vår leverandør fordi det er merket vi bruker. Men hvis du bruker en bestemt leverandør, f.eks. Avery, så kan du velge dem i stedet.
Klikk deretter på "Detaljer"-knappen nederst til venstre i vinduet Etikettalternativer og en ny dialogboks åpnes. Her kan du endre margene, høyden, bredden, tonehøyden og størrelsen på etiketten. Klikk på "OK" etter at du har gjort endringene.
Nå vil Word-siden se slik ut:
Koble regnearket til Words etiketter
Nå har du satt opp tomme etiketter i Microsoft Word for å motta informasjon fra Excel. Deretter bør du koble Word-dokumentet til regnearket som inneholder e-post-/adresselisten din for å overføre dataene til etikettene dine.
Gå til kategorien "Utsendelser" i Word-dokumentet, og velg alternativet "Velg mottakere". I rullegardinmenyen klikker du på alternativet "Bruk en eksisterende liste".
Naviger til Excel-regnearket med e-postlisten i vinduet Velg datakilde, velg filen og klikk "Åpne".
Hvis du ser en Bekreft datakilde-dialogboks, velg 'OLE DB-databasefiler' og klikk på 'OK'-knappen.
Et annet popup-vindu med navnet Select Table vises. Hvis du har navngitt adresselisten din (Customer_Mailing_List), velg den og klikk "OK". Hvis ikke, velg regnearket som inneholder listen din og klikk "OK".
Som du kan se, er word-dokumentet nå fylt med adresseetiketter som sier «Neste post».
Rediger mottakerliste for utskriftsfletting
Klikk på alternativet "Rediger mottakerliste" i kategorien "Utsendelser".
Vinduet "E-postflettingsmottakere" vises med alle mottakerne fra adresselisten din. Alle vil bli valgt som standard. Her kan du sortere, filtrere, legge til eller fjerne mottakere fra listen din.
Fjern merket i boksen ved siden av navnene på mottakerne du ikke vil ha i etikettene dine.
Legg til felt for utskriftsfletting
Nå må du legge til utskriftsflettingsfelt i dokumentet før du kan fullføre sammenslåingen. Når du legger til utskriftsflettingsfelt i etikettene dine, blir disse feltene plassholdere for kolonneoverskriftene i regnearket. Når sammenslåingen er fullført, vil plassholderne bli erstattet med dataene fra Excel-e-postlisten.
For å legge til felt for utskriftsfletting, klikk på 'Adresseblokk' fra gruppen Skriv og sett inn felt i kategorien E-post.
Her kan du spesifisere riktig format for mottakerens navn som skal vises på etiketten. Du ser en forhåndsvisning av det valgte adressemønsteret under "Forhåndsvisning". Klikk "OK" for å legge til feltene.
Hvis delene av adresseblokken din mangler eller ikke samsvarer med det valgte adresseformatet, betyr det at kolonneoverskriftene til adresselisten din i Excel avviker fra standardutskriftsflettingsfeltene i Word. Klikk på "Samsvar felt"-knappen for å matche de riktige feltene med feltene som kreves for adresseblokken.
I 'Samsvar felt'-vinduet, sjekk om de nødvendige feltene for adresseblokken samsvarer med kolonnen i arbeidsboken din. Hvis ikke, klikk på rullegardinknappen ved siden av det nødvendige feltet og match det med en kolonneoverskrift på Excel-filen. Når du er ferdig, klikk "OK".
Nå vises «AddressBlock» i den første etiketten i dokumentet.
Deretter må du kopiere etikettformatet og layouten til den første etiketten (<>) til resten av etikettene i word-dokumentet. For å gjøre det, klikk på "Oppdater etiketter" i skriv og sett inn-ruten under kategorien Utsendelser.
Utfør utskriftsfletting
Før vi slår sammen Word-dokumentet og Excel-filen, la oss ta en titt på hvordan de ferdige etikettene vil se ut.
For å se gjennom resultatene dine, velg alternativet "Forhåndsvisning av resultater" fra den øverste linjen.
Nå kan du utføre selve utskriftsflettingen.
Du kan formatere den forhåndsviste etiketten på Hjem-fanen. Du kan til og med endre etikettens skrifttype, skriftstørrelse, skriftfarge osv. etter eget ønske. Når du er ferdig med å formatere den forhåndsviste etiketten, klikker du på "Oppdater etiketter" under kategorien Utsendelser for å bruke formateringen på alle etikettene.
For å utføre sammenslåingen, gå til "Utsendelser"-fanen, klikk på "Fullfør og slå sammen"-alternativet i Fullfør-gruppen. Velg alternativet "Rediger individuelle dokumenter" fra rullegardinmenyen.
Et lite popup-vindu kalt "Slå sammen til nytt dokument" vil bli spurt. I det, velg "Alle" under Slå sammen poster og klikk "OK" for å fullføre.
Nå vil informasjonen fra adresselisten din overføres til etikettene dine og et nytt dokument vil vises med adresseetikettene fra Excel-adresselisten din. Du kan nå redigere, formatere, skrive ut og lagre dette etikettdokumentet akkurat som alle andre Word-dokumenter.
Bonustips: Legg til kantlinjer til etikettene
Det er vanskelig å kutte etikettene uten kanter. For å legge til kantlinjer, klikk på pluss-ikonet (+) øverst til venstre i tekstene.
Nå er alle etikettene i dokumentet valgt, klikk på "Border"-ikonet på den flytende menyen og klikk "All Borders" fra alternativene.
Umiddelbart vil du se grenser mellom de forskjellige etikettene.
Alt som gjenstår å gjøre nå er å skrive ut etikettene dine, klippe dem opp, lime dem inn på e-post og sende ut e-poster.