På en arbeidsplass er det svært viktig å planlegge og planlegge møtene på forhånd. Det gir dine ansatte en heads-up og lar dem gjøre alle nødvendige forberedelser til møtet. I disse dager er det stadig vanskeligere å finne tid til å ringe eller planlegge personlige møter. Det er mye enklere å ha møtet ditt planlagt på videokonferansetjenester som Google Meet.
For å gjøre det, må du først sette opp en hendelse på Google Kalender. Planlegging i Google Kalender lar deg sende invitasjoner til kontaktene dine direkte. Og for å gjøre ting enda enklere, kan du nå planlegge kalendermøter direkte fra Google Chat-samtaler også.
Planlegge et Google Kalender-møte fra Google Chat på skrivebordet
Gå først til chat.google.com og logg på med Google-kontoen din. Deretter, for å planlegge et møte på Google Kalender, kan du ganske enkelt holde markøren over navnet på personen/gruppen (på venstre side av skjermen) du vil holde møtet med og klikke på "Kalender"-ikonet fra pop-over boks.
Hvis en chattråd er åpen, kan du også klikke på kalenderikonet på høyre side av feltet der du skriver en melding.
Etter å ha klikket på ikonet, åpnes kalenderpanelet på høyre side av skjermen. Nederst til høyre finner du muligheten til å redigere tidspunktene for kalenderhendelsen. Klikk på alternativet "Rediger i kalender".
Denne handlingen tar deg til Google Kalender. Øverst på skjermen kan du endre tittelen på møtet til hva som helst med hensyn til formålet med møtet.
Rett under det kan du angi datoen for møtet. Du kan enten skrive inn datoen manuelt eller velge fra kalenderen som vil bli gitt.
Deretter kan du angi når møtet skal begynne, og når det skal avsluttes. Akkurat som datoen, kan du også legge inn klokkeslettet manuelt, eller velge blant alternativene.
Hvis møtet du planlegger skal være en daglig, ukentlig, månedlig eller årlig begivenhet, trenger du ikke sette den opp igjen og igjen. Bare velg alternativet "Gjentas ikke" under tidspunktet for å bestemme hvor ofte møtet skal være.
Går du videre, under "Eventdetaljer", kan du velge når du vil bli varslet om møtet. Vi foreslår at du velger et tidspunkt nærmere møtet (5-10 minutter).
Lenger under finner du 'Beskrivelse'-boksen. Du kan bruke dette området til å formidle til medlemmene hva som skal diskuteres i møtet. Dette vil gi medlemmene en idé om hva de kan forvente, og hva som forventes av dem.
På høyre side av skjermen, under "Gjester". Du kan legge til flere medlemmer til møtet ditt.
Hvis du gjør en feil og legger til noen som ikke var ment å være med på møtet, kan du enkelt fjerne dem ved å klikke på kryssikonet (x) ved siden av navnet.
Du kan nå lagre møtet i kalenderen din ved å klikke "Lagre" øverst på skjermen.
Google Kalender vil da spørre deg om du vil sende en e-post til medlemmene av møtet og varsle dem. Klikk på 'Send'.
Det er det. Hvis du åpner Google Kalender, vil du se at møtet ditt er lagret.
Klikk på den, og den vil gi flere alternativer.
Du kan bli med på møtet direkte fra Google Kalender.
Planlegge et møte på Google Kalender fra Google Chat-appen på mobil
Hvis du bruker telefonen til å sette opp et møte, er alt du trenger å gjøre å starte Google Chat-appen og åpne chatten til personen (eller rommet) du vil holde møtet med. Trykk deretter på Google Kalender-ikonet under skriveområdet for å opprette og planlegge et kalendermøte.
Når du klikker på kalenderikonet nederst på skjermen, tar det deg til Google Kalender-appen med et lite panel nederst på skjermen med noen få detaljer. Du må dra og sveipe opp panelet for å åpne det helt og avsløre flere detaljer.
Etter å ha sveipet opp, angi dato og klokkeslett for møtet. For å velge møtefrekvens, må du klikke på "Flere alternativer".
Velg «Gjentas ikke» som frekvens for møtet hvis det er en engangshendelse.
Deretter ruller du ned for å velge når du vil bli varslet fra Kalender. Klikk på standardtiden valgt av appen for å åpne flere alternativer.
Velg når du vil bli varslet. En blå hake vil vises ved siden av alternativet som er valgt.
Etter å ha valgt foretrukket tidsperiode, gå tilbake til hovedpanelet og klikk "Lagre og del".
Appen vil spørre deg om du vil varsle medlemmene om arrangementet via e-post før du lagrer. Klikk "Lagre og del" for å bekrefte.
De planlagte møtene vises på Google-kalenderen din, så vel som i Google Meet der møtet faktisk vil finne sted.