Hva gruer fagfolk mest til? De fleste av dere ville ikke gjette det riktig, det mister e-postene deres. Folk mottar og lagrer generelt alle viktige filer og data på e-posten deres. Dette holder dem ikke bare på ett sted, men kan også nås når som helst fra hvor som helst over hele kloden.
Når det gjelder e-post, er det første navnet vi tenker på "Gmail". De fleste brukere over hele verden foretrekker Gmail fremfor andre e-posttjenester på nettet. Dette kan tilskrives det faktum at det ble utviklet av Google, enkelt og greit grensesnitt, og overflod av brukervennlige funksjoner.
Hvorfor du bør sikkerhetskopiere e-postene dine
Dette er det første spørsmålet som dukker opp når du hører om sikkerhetskopiering av e-post, og er et helt gyldig spørsmål siden en stor prosentandel av brukerne velger å motsette det, på grunn av manglende bevissthet. Men du må innse at i dagens verden er cyberangrep, kontoer som blir hacket, misbruk og tap av data over internett vanlig. Hvis du har viktige dokumenter eller filer på e-posten din, bør du lage en sikkerhetskopi, slik at du enkelt kan hente dem i tilfelle kontoen din blir hacket, e-postene slettet ved en feiltakelse, eller du rett og slett mister tilgangen til kontoen.
Hva annet kan jeg gjøre? Sikkerhetskopiering av e-poster er en løsning, men fokuset ditt bør være på å forbedre sikkerheten ved å beholde et sterkt passord. Et sterkt passord er svært effektivt når det gjelder å forhindre at andre hacker seg inn på kontoen din og at dataene dine blir kompromittert. Men å ha en sikkerhetskopi ville ikke skade, det ville fungere som et ekstra tiltak.
Last ned e-poster individuelt fra Gmail
En av de enkleste måtene å sikkerhetskopiere e-posten din på er å laste dem ned til datamaskinen. Når du mottar eller sender en e-post til noen via Gmail, har du muligheten til å laste den ned.
Hvis du ikke vil sikkerhetskopiere alle e-postene dine, men noen få, er muligheten til å laste ned e-postene individuelt fra Gmail et flott og effektivt alternativ. Men hvis du ønsker å massenedlaste e-poster, foreslår vi at du sjekker ut de andre metodene på denne siden.
Når du åpner en e-post, vil du se tre prikker øverst til høyre for å åpne menyen. I kontekstmenyen vil du se alternativet for å svare, videresende, rapportere e-posten, blokkere avsender og laste ned e-posten blant mange andre.
Etter at du har klikket på alternativet "Last ned melding", vil e-posten bli lastet ned til standardmappen "Nedlastinger" på systemet ditt. Det er tilrådelig å holde alle nedlastede e-poster i én mappe og kategorisere dem ved hjelp av undermapper.
Sikkerhetskopier alle e-poster i Gmail med Google Takeout
Google Takeout lar deg laste ned alle dataene på Google-kontoen din, enten for å lage en sikkerhetskopi eller for å bruke den med en annen tjeneste. Det fungerer med nesten alle tjenestene som tilbys av Google. Når du bruker Google Takeout, oppretter den en sikkerhetskopi av alle e-poster på kontoen din.
Opprette en sikkerhetskopi med Google Takeaway
For å bruke Google Takeout til å lage en sikkerhetskopi av e-postene i Gmail-kontoen din, åpne takeout.google.com i en nettleser på datamaskinen.
Når du åpner Google Takeout, er alle Google-tjenester valgt som standard. Siden vi bare er interessert i å lage en sikkerhetskopi av Gmail, klikker du på "Fjern alle" for å fjerne merket for alle tjenester først.
Etter at du har valgt bort alle, bla ned og merk av i boksen ved siden av 'Mail'.
Nå vil du se alternativet for å velge dataene du vil lage en sikkerhetskopi av. Klikk på "Alle e-postdata inkludert" for å velge/oppheve valget av de ulike dataalternativene.
Hvis du vil lage en sikkerhetskopi av alle e-postene, merk av i boksen for 'Inkluder alle meldinger i Mail'. I tilfelle du ønsker å lage en sikkerhetskopi av valgte ting, fjern merket i den første avkrysningsboksen og gjør det nødvendige valget fra listen og klikk deretter på "OK" nederst.
Når du er ferdig med alle valgene, bla til bunnen og klikk på "Neste trinn".
Det neste trinnet er å velge frekvens, filtype og størrelse. Først må du velge frekvens fra de to, enten en gang eller annenhver måned i et år. Merk av i boksen bak alternativet du vil velge.
Den neste delen er for filtype og størrelse. Du har to alternativer for filtypen, ZIP eller TGZ. Fordelen med '.zip'-filer er at de enkelt kan åpnes på de fleste datamaskiner.
Til slutt velger du en foretrukket filstørrelse fra listen. Hvis sikkerhetskopien er større enn den valgte størrelsen, deles filen i to. Til slutt klikker du på "Opprett eksport" nederst.
Prosessen med å lage en sikkerhetskopi tar en stund avhengig av dataene i e-postene dine og hvor stor fil som er opprettet. Mindre filer opprettes relativt raskere enn store filer som kan ta til og med dager.
Laster ned Gmail Backup Laget av google Takeout
Etter at du har bedt om sikkerhetskopiering, vil du motta en e-post fra Google som bekrefter det samme. Du vil også motta nedlastingslenken(e) for den opprettede sikkerhetskopien i en annen e-post, som kan ta et par timer avhengig av filstørrelsen. Nedlastingslenken er gyldig i en periode på 7 dager fra den dagen forespørselen ble gjort.
Når du mottar e-posten, åpner du den og klikker på "Last ned"-knappene. Sjekk også hvor mange filer som er opprettet og størrelsen på hver for fremtidig referanse.
Etter at du har klikket på "Last ned"-knappene, vil du bli bedt om å bekrefte identiteten din ved å skrive inn Google-passordet ditt. Når du er ferdig, last ned filene til datamaskinen din. Filene er i ".zip"-format siden det er standardinnstillingen, og vi har ikke endret det tidligere.
Last heller aldri ned filene på offentlige datamaskiner eller systemer som du deler med andre, siden dataene kan misbrukes.
Videresend e-poster som du ønsker å sikkerhetskopiere i Gmail
Dette er en annen enkel måte å lage en sikkerhetskopi der du aktiverer videresending av e-post til en annen adresse. En av de største ulempene er at du bare kan aktivere videresending for innkommende e-poster og ikke de du sender. Du kan også bare lage en sikkerhetskopi for e-postene du mottar etter at du har konfigurert videresendingsfunksjonen. Du bør aldri legge til andres e-postadresse som videresendingsadresse, da dataene kan bli kompromittert.
Legge til en e-post-ID for å videresende e-postene
For å aktivere videresending av e-post, åpne Gmail og klikk på "Innstillinger" øverst til høyre.
Når du klikker på "Innstillinger", åpnes en "Hurtiginnstillinger"-boks som har de grunnleggende innstillingene for å tilpasse visningen og andre parametere. For å åpne de fullstendige Gmail-innstillingene, klikk på "Se alle innstillinger".
Du vil nå se ulike faner øverst, gå til ‘Videresending og POP/IMAP’.
I 'Videresending og POP/IMOP' har du mange alternativer for å konfigurere videresendingsinnstillingene. For å aktivere videresending, klikk på «Legg til en videresendingsadresse», det første alternativet øverst, ved siden av «Videresending»-delen.
Du har nå en boks for å skrive inn en e-postadresse du vil videresende alle e-postene til og klikk deretter på 'Neste' nederst i den.
Et nytt vindu åpnes nå der du må bekrefte e-post-IDen ved å klikke på "Fortsett".
Deretter klikker du på "OK" i bekreftelsesboksen som dukker opp for å bekrefte endringen.
Bekrefter videresendingsforespørselen
Når du legger til en e-post-ID å videresende e-postene til, sendes en bekreftelse til videresendingsadressen. For å bekrefte er det to alternativer, enten ved å bruke bekreftelseskoden eller ved å klikke på lenken i e-posten.
Etter å ha klikket på bekreftelseslenken, åpnes en ny side. Klikk på "Bekreft" for å tillate mottak av e-poster fra din primære ID.
Endre innstillinger for videresending av e-post
Åpne Gmail-kontoen du ønsket å sikkerhetskopiere og gå til "Videresending og POP/IMAP" som vi gjorde tidligere. Merk av i boksen bak 'Videresend en kopi ...' og velg alternativet 'Behold Gmails kopi i innboksen' som vist på bildet nedenfor. Dette vil sørge for at e-postene dine videresendes og oppbevares slik de er i innboksen på primærkontoen din.
Etter å ha gjort endringene, bla ned til bunnen og klikk på "Lagre endringer" for å bruke dem.
Sikkerhetskopiere e-poster i Gmail med tredjepartsapper
Vi har allerede sett noen eksemplariske metoder for å sikkerhetskopiere e-poster i Gmail, men vi har ennå ikke diskutert tredjepartsappene som hjelper. Ettersom e-poster blir den primære modusen for profesjonell kommunikasjon og fildeling, er behovet for sikkerhetskopiering nå mer enn noen gang.
For å trykke på dette segmentet har mange apper blitt lansert spesielt for å lage e-post og andre sikkerhetskopier for brukere. Det er noen virkelig flotte applikasjoner på nettet med fascinerende funksjoner som ikke bare lager en sikkerhetskopi, men som også krever mye mindre oppmerksomhet og involvering fra din side.
Viktig notat: Bruk av tredjepartstjenester betyr at du lar noen andre få tilgang til e-postene dine ettersom de hjelper til med å sikkerhetskopiere dataene dine. Vi fraråder på det sterkeste å bruke tredjepartstjenester (uansett hvor trygge det er) med mindre du absolutt trenger det og fullt ut forstår omfanget av risikoen det kan innebære.
UpSafe
UpSafe hjelper brukere med å sikkerhetskopiere Google-data og e-poster. Det er en av de mest populære appene i segmentet, men den mangler funksjonen til å sette en frekvens, noe som betyr at du må huske å sikkerhetskopiere hver gang.
SysTools Gmail Backup
Dette er en annen flott app som tilbyr mye flere tilpasninger når det kommer til backup filtype og lar deg legge til flere Gmail-kontoer også for sikkerhetskopiering.
Gmvault
Det er sannsynligvis en av de mest pålitelige applikasjonene, ikke bare på grunn av mangfoldet av tilpasninger og funksjoner, men også dens lille størrelse og enkle grensesnitt. Du kan også stille inn en frekvens for automatisk sikkerhetskopiering og lene deg tilbake og slappe av.
Nå som vi har diskutert de fleste metodene for sikkerhetskopiering av e-post, vil du føle deg kjent med og orientert om konseptet. Også, som diskutert tidligere, bør det å lage en sikkerhetskopi være din eneste tilnærming. Et sterkt passord minimerer sjansene for hacking langt.