Komplett veiledning for lærere og trenere for å lage virtuelle breakout-økter og tildele gruppeoppgaver til deltakere i et Zoom-møte
Mange organisasjoner, det være seg skoler, virtuell veiledning og til og med bedrifter, har gått over til Zoom-møter/samtaler helt siden pandemien rammet oss. Effektiviteten til denne online videokonferanseplattformen har vært ganske bemerkelsesverdig. Programvaren letter til og med opprettelsen av virtuelle breakout-økter for å hjelpe lærere og trenere til å tildele gruppeoppgaver til deltakere i et Zoom-møte.
Breakout Rooms er spesielt nyttige for lærere som holder nettkurs for studenter. La oss for eksempel si at for en gruppeoppgave eller et prosjekt kan en lærer opprette grupperom i Zoom og tildele elever i grupper til hvert grupperom. Studentene vil kunne samarbeide om oppgaven i gruppe i grupperom som er tildelt dem, og læreren kan overvåke elevene i hvert oppholdsrom. Akkurat som et ekte klasserom.
Hvordan aktivere grupperom
Bare ‘Admin’-kontoer kan opprette og bruke Breakout Rooms i zoom. Hvis du er lærer ved en skole, ber du skolens IT-administrasjon om å aktivere Breakout Rooms-funksjonen for alle lærere.
Hvis du har administratortilgang på Zoom-kontoen din, gå til zoom.us/profile, klikk på "Innstillinger"-alternativet under "Personlig"-delen på venstre side, og klikk på "I møte (avansert)" ' alternativ til høyre for å fortsette.
Det andre alternativet under Advanced Meeting-innstillingen ville være det vi er ute etter. Aktiver alternativet "Breakout Room" ved å skyve vekslelinjen ved siden av det til blått.
Nå vil du kunne fordele møtedeltakerne i separate grupper slik at de kan samarbeide om oppgaver i grupper.
Etter at du har aktivert Breakout Rooms på kontoen din, oppretter du et Zoom-møte og inviterer alle deltakerne til det.
Opprette breakout-rom i et Zoom-møte
I Zoom-møtevinduet vil du se alternativet "Breakout Rooms" på vertskontrolllinjen. Klikk på den for å konfigurere Breakout Rooms for møtet som pågår.
På popup-dialogen for grupperom kan du velge antall rom du ønsker å dele deltakerne inn i. Klikk på boksen ved siden av alternativet "Tildel deltakere til" og skriv inn antall grupperom du vil opprette.
Du kan dele deltakerne selv ved å velge alternativet "Manuelt". Eller du kan beholde standard "Automatisk"-alternativet aktivert for å la Zoom proporsjonalt dele deltakere i separate grupper basert på antall grupperom du valgte å opprette. Den vil vise antall deltakere som vil bli lagt til hvert rom nederst i dialogboksen.
Når du er ferdig med detaljene, klikker du på "Opprett rom"-knappen nederst i dialogboksen.
Zoom vil opprette grupperom og tilfeldig legge til like mange deltakere til hvert rom (så lenge det er et jevnt antall deltakere på møtet) hvis du valgte alternativet "Automatisk".
Som standard vil Breakout Rooms bli navngitt som "Breakout Room 1", "Breakout Room 2", og så videre. Du kan gi nytt navn til grupperommene ved å holde musepekeren over romnavnet og velge "Gi nytt navn".
Flytt eller bytt deltakere mellom breakout-rom
Hvis det automatiske arrangementet av Zoom ikke ser bra ut for deg, kan du flytte eller utveksle deltakere mellom grupperom ved å holde musepekeren over deltakernes navn og velge enten "Flytt til" eller "Bytt".
For å flytte en bestemt deltaker til et annet rom, klikk på "Flytt til"-knappen ved siden av personens navn (etter å ha svevet) og velg rommet du vil tilordne til vedkommende.
På samme måte kan du bytte en deltaker med noen fra et annet rom ved å velge alternativet "Bytt" ved siden av navnet deres.
Konfigurer alternativer for grupperom
For ytterligere å tilpasse grupperom for møtet ditt, klikk på "Alternativer"-knappen nederst i dialogen for grupperom.
På skjermbildet Alternativer kan du aktivere alternativet "Flytt alle deltakere til grupperom automatisk" for automatisk å gi deltakerne inn i de tildelte grupperom. Hvis du ikke bruker dette alternativet, må deltakerne manuelt bli med i grupperom etter at du har åpnet rommene for tilgang.
I alternativene kan du også konfigurere breakout-rommene til automatisk å stenge etter en spesifisert tid ved å angi antall minutter du ønsker at breakout-øktene skal vare i, og du kan også aktivere en "Countdown Timer" for deltakerne å vite når et grupperom er i ferd med å stenge.
Start Breakout-økten
Til slutt, start Breakout-økten ved å åpne alle grupperom for deltakerne å bli med og begynne å jobbe med gruppeoppgaven. Klikk på "Åpne alle rom"-knappen nederst.
Hvis du ikke aktivert alternativet for automatisk å bli med deltakerne i grupperom, vil deltakerne se følgende dialogboks på Zoom-møteskjermene for å bli med i grupperom som er opprettet for dem.
Send en melding til alle Breakout Rooms
Når grupperom er åpne, og alle deltakerne har sluttet seg til sine respektive rom, kan du sende en kringkastingsmelding til dem alle ved å klikke på "Kringkast en melding til alle"-knappen i Breakout-rom-vinduet.
Bli med i et breakout-rom selv
På dette tidspunktet, som vert, kan du også velge å bli med i et pauserom for å overvåke eller hjelpe deltakerne med noe. I konfigurasjonsvinduet for Breakout Rooms, klikk på "Bli med"-knappen ved siden av rommet du ønsker å bli med i.
Stenging av alle grupperom
Når breakout-økten er fullført og du ønsker at alle deltakerne skal bli med på hovedmøtet igjen, klikker du på "Lukk alle rom"-knappen i rødt nederst i Breakout Room-dialogboksen.
Dette vil bringe alle deltakerne tilbake til Zoom-hovedmøtet.
Bonustips: Forhåndstilordne grupperom i planlagte møter
Siden Breakout Rooms for det meste er nyttig for lærere som tar nettkurs, er sjansen stor for at du ofte planlegger møtene dine med deltakerne slik at alle kan tømme kalenderne og er tilgjengelige for å bli med på møtet til det planlagte tidspunktet.
Heldigvis kan du konfigurere Breakout Rooms for planlagte møter også for å forhåndstildele deltakere til Breakout Rooms, slik at du kan spare deg selv for tiden brukt på å konfigurere breakout-økter mens møtet pågår.
For å kunne forhåndstildele grupperom i planlagte møter må du aktivere alternativet for det samme på zoom.us/account/setting-siden.
Klikk på alternativet under 'Breakout Room'-raden, som sier "La verten tilordne deltakere til grupperom mens du planlegger".
Når det er gjort, bla helt opp og velg alternativet "Møter" under "Personlig"-delen. Deretter velger du et møte som du vil legge til Breakout Rooms under "Kommende møter"-listen.
Velg nå alternativet "Rediger dette møtet" nederst på siden til det valgte møtet.
Merk: Hvis du ikke allerede har et planlagt møte, klikker du på "Planlegg et nytt møte"-knappen for å opprette et nytt møte og konfigurere det som følger.
Strøm ned lenger på siden for å redigere/opprette møte for å finne delen som heter "Møtealternativer". Kryss av i boksen ved siden av alternativet som sier «Fremgangsrom forhåndstildele».
Klikk deretter på koblingen "Opprett rom" for å opprette og forhåndstildele grupperom til deltakere i møtet.
Klikk på ‘+’-knappen ved siden av ‘Rom’ i popup-dialogboksen for å legge til et breakout-rom til det planlagte møtet.
Når et rom er opprettet, klikker du på «Legg til deltakere»-feltet for å skrive inn deltakernavn og forhåndstildele dem til grupperommet.
Gjenta det samme trinnet for alle grupperom du ønsker å opprette. Når du er ferdig, klikker du på "Lagre"-knappen nederst til høyre i dialogen.
Til slutt lagrer du møtealternativene for det planlagte møtet ved å klikke på "Lagre"-knappen.
Å lage grupperom kan være en komplisert prosess, men det er sikkert en effektiv prosess. Gjennom dette kan du bedre administrere teamsamtalene dine, virtuelle klasserom eller alle typer treningsøkter.