Alle måter du kan lage en liste i Microsoft Teams for å spore viktig informasjon
Microsoft Lists er en ny Microsoft 365-app som gjør det utrolig enkelt å administrere og spore all informasjon ved hjelp av samarbeidslister. Og integreringen med Microsoft Teams gjør den enda kraftigere. Du kan legge den til som en fane i hvilken som helst teamkanal og samarbeide med teammedlemmene dine for å jobbe effektivt.
Brukere kan opprette en ny liste rett fra Microsoft Teams etter å ha lagt den til som en fane i kanalen. Du kan lage nye lister fra bunnen av, bruke en av malene, eller importere data fra en excel-tabell eller en eksisterende liste fra Microsoft Teams for å bruke reglene og strukturen til listen.
Men du kan ikke importere personlige lister fra Microsoft Lists-hjemmet. Du kan heller ikke legge til lister i Microsoft Teams som en personlig app og lage personlige lister. For å bruke Microsoft Lists til å lage en personlig liste og holde deg oppdatert på alt, må du bruke den frittstående appen.
Opprette en ny liste
Etter at du har lagt til Lister-appen som en fane i kanalen, kan du opprette en ny liste. Klikk på fanen "Lister". Fanen vil ha to alternativer: "Opprett en liste" eller "Legg til en eksisterende liste". Klikk på førstnevnte.
Opprette en liste fra bunnen av
Hvis du vil lage en liste fra bunnen av, velg alternativet 'Blank liste'. Når du velger en tom liste, må du lage alt i listen selv, til og med antallet og navnene på kolonnene.
Skriv inn et navn for listen, en beskrivelse hvis du vil, velg farge og ikon, og klikk på "Opprett"-knappen. Fanen vil begynne å vise en tom liste der du kan legge til kolonner og listeelementer.
Du kan gå inn i 'Hurtigredigering'-modus for å legge inn informasjon i listen som en tabell, eller du kan legge til individuelle oppføringer i listen ved å klikke på 'Nytt element'-knappen.
Du kan også definere regler for kolonnene i listene dine rett fra Microsoft Teams. Ved å definere regler kan du formatere listen betinget slik at hele kolonnene eller radene i listen vises eller forsvinner bare når de oppfyller visse betingelser.
For å definere en regel for en kolonne, klikk på pilen ved siden av kolonnenavnet og gå til 'Kolonneinnstillinger' fra menyen. Velg deretter "Formater denne kolonnen" fra undermenyen.
Klikk deretter på "Administrer regler" under betinget formatering for å definere regler for kolonnen.
Opprette en liste ved hjelp av maler
Du kan bruke en mal for å lage en liste i Teams. Det er 8 generelle og 3 bransjespesifikke maler. Det er generelle maler for problemsporing, ansattes onboarding, begivenhetsreise, aktivaadministrasjon, rekrutteringssporing, reiseforespørsler, arbeidsfremdriftssporing og innholdsplanlegger. Deretter inkluderer de tre bransjespesifikke malene maler for pasienter, hendelser og lån.
Etter å ha klikket på en "Opprett en liste"-knapp, velg malen du vil bruke. Forhåndsvisningen av alle elementene den inneholder åpnes. Hvis du tror det er det riktige valget for deg, klikk på "Bruk mal"-knappen.
Å bruke en mal reduserer tiden du trenger å bruke på en liste, da den grunnleggende strukturen du kanskje trenger allerede er der. Du kan endre navn på eller slette kolonner du ikke gjør. Eller du kan ganske enkelt begynne å legge inn elementene i listen i deres respektive kolonnetyper.
Legge til en eksisterende liste
Bortsett fra å lage nye lister og legge dem til som faner i teamkanalene dine, kan du også legge til eksisterende lister i Microsoft Teams. Men du kan bare legge til lister fra andre team eller kanaler i Microsoft Teams, og ikke dine personlige lister fra Microsoft Lists app-hjemmet.
Klikk på alternativet "Legg til en eksisterende liste" etter å ha lagt til Lister som en fane.
Alle eksisterende lister vises på skjermen du kan velge mellom. Klikk på listen du vil bruke for å legge den til kanalen. Du kan også legge til en eksisterende liste fra SharePoint-nettstedet ditt ved å lime inn for å koble til nettstedet i tekstboksen.
Når du har valgt listen, vil innholdet vises i fanen. Og du kan redigere den slik du vil.
Microsoft Lists er et kraftig nytt verktøy i ditt Microsoft Teams-arsenal. Og med funksjoner som betinget formatering, maler osv., vil de garantert bli en stor hit hos alle.