Når privat chat-alternativet blir en plage, er det på tide å bli kvitt det
Mange skoler og organisasjoner bruker Microsoft Teams for samarbeid og kommunikasjon, spesielt akkurat nå. Det er en av de beste appene der ute for dette formålet, med mange funksjoner for å lette kommunikasjonen.
Men noen ganger blir det viktig å begrense denne brukervennligheten og kommunikasjonsnivået, spesielt privat kommunikasjon. Situasjonen kan være altfor vanlig, for eksempel når noen begynner å misbruke funksjonene, eller det er i strid med skolens/bedriftens retningslinjer. Private chatter er en slik funksjon som kan bli en plage for mange skoler og organisasjoner. Og det er ingen annen mulighet enn å deaktivere den.
Selv om det kan virke som et ekstremt skritt, blir det nødvendig. Heldigvis har Microsoft Teams bestemmelser for å oppnå denne bragden ganske enkelt. Og studenter/ansatte vil ha kanalkommunikasjon, så det er ikke slik at du vil begrense all kommunikasjon fullstendig.
Deaktiver privat chat i Microsoft Teams
Du kan deaktivere private chatter fullstendig for hele organisasjonen i Microsoft Teams, det vil si at ingen brukere av organisasjonen/skolen din vil ha muligheten til å ha private chatter med andre brukere. «Chat»-fanen for hele organisasjonen vil ganske enkelt forsvinne. Det er nyttig i tilfeller der organisasjonens retningslinjer begrenser privat kommunikasjon.
Det andre alternativet som gir mer fleksibilitet er å deaktivere private chatter for en undergruppe av brukere og ikke hele organisasjonen. Dette er det mer praktiske valget for skoler som ønsker å begrense privat kommunikasjon for alle elever og ikke lærere, eller bare de yngre elevene.
Merk: Bare personer med administratortilgang kan endre disse innstillingene og deaktivere chat i Microsoft Teams.
Deaktiver private chatter for hele organisasjonen
Gå til admins.teams.microsoft.com og logg på med Microsoft-kontoen din. Admin-dashbordet åpnes. Fra navigasjonsmenyen til venstre klikker du på "Meldingspolitikk".
For å endre retningslinjene for hele organisasjonen, klikk på alternativet "Global (Org-wide default)".
Finn deretter alternativet for "Chat" fra listen og slå av bryteren for å deaktivere den.
Klikk deretter på "Lagre"-knappen nederst for å lagre endringene i den globale policyen.
Det kan ta alt fra noen få minutter til noen timer før retningslinjen trer i kraft. Og når den først gjør det, vil 'Chat'-fanen forsvinne fra navigasjonslinjen til venstre i Microsoft Teams for alle.
Deaktiver private chatter for enkelte brukere
For å deaktivere private chatter for bare et undersett av brukere i organisasjonen, gå til admin.teams.microsoft.com og åpne Meldingspolicyer fra navigasjonsmenyen til venstre.
De eksisterende meldingspolicyene, standard og egendefinerte (hvis noen), åpnes. Klikk på alternativet "Legg til" for å opprette en ny tilpasset policy.
Skjermen for policyinnstillingene åpnes. Skriv inn navnet og en beskrivelse (valgfritt) for policyen som gjør det enkelt å holde styr på den blant alle de egendefinerte retningslinjene.
Gå deretter til "Chat" og slå av bryteren for å deaktivere chat. Dette vil beholde resten av innstillingene som for andre brukere (hvis du bruker standardinnstillinger for alle). Klikk deretter på "Lagre"-knappen.
Etter å ha opprettet policyen, er det på tide å tilordne den til brukerne du vil bruke den på. Etter å ha lagret policyen, vil du automatisk være tilbake på skjermbildet Meldingspolicyer. Gå til den nyopprettede policyen, og klikk på "sjekk"-alternativet til venstre for å velge det.
Klikk deretter på alternativet "Administrer brukere".
Skjermbildet for administrasjon av brukere vises til høyre. Søk og legg til navnene på brukerne du vil bruke policyen på.
Klikk deretter på "Bruk"-knappen. Den egendefinerte policyen vil nå gjelde for disse brukerne, og de vil ikke lenger ha tilgang til den private "Chat"-fanen i Microsoft Teams.
Deaktiver Chat i møter på Microsoft Teams
Noen ganger er det ikke nok å deaktivere privat chat. Møtechat er et annet sted som er et klassisk eksempel på funksjoner som kan misbrukes i Microsoft Teams, spesielt av studenter. Det kan til og med føre til forstyrrelser i undervisningen. Og for å kontrollere kaoset er det eneste alternativet som gjenstår å begrense kommunikasjonen i møtet også. I likhet med private chatter, for å deaktivere denne innstillingen, trenger du administratortilgang til organisasjonen din.
Gå til admin.teams.microsoft.com og logg på med administratorkontoen din. Klikk deretter på "Møter" på navigasjonslinjen til venstre. De ytterligere alternativene som er tilgjengelige for møter vil utvides under.
Klikk på "Møtepolicyer" fra disse alternativene.
Siden for møteregler åpnes. Gå til 'Global (Org-wide default)'.
Bla deretter ned til delen for «Deltakere og gjester». Og klikk på rullegardinmenyen ved siden av 'Tillat chat i møter'. Velg "Deaktivert" fra listen.
Klikk deretter på "Lagre" for å bruke endringene.
Innstillingen tar litt tid (alt fra noen minutter til noen timer) å tre i kraft. Hvis det ikke har trådt i kraft selv etter en stund, hjelper det å starte Microsoft Teams på nytt.
Merk: Dette deaktiverer bare møtechat for møter holdt med «Møt nå»-alternativet, ikke kanalmøter. Du kan heller ikke slå av møtechatter kun for bestemte møter.
Å deaktivere chat i Microsoft Teams er et ekstremt skritt, tatt i betraktning de mange bruksområdene det tilbyr. Det kan være veldig nyttig for kommunikasjon, spesielt private chatter og møtechatter. Men når bruken begynner å bli oppveid av problemene den skaper, er det ingen annen mulighet enn å gå til ekstremer og deaktivere disse fantastiske funksjonene.