Bruk Microsoft Words «Sammenlign»-funksjon for å sammenligne versjoner av et Word-dokument for å se likhetene og forskjellene deres.
Noen ganger må du kanskje sammenligne to Word-dokumenter for å se forskjellene deres. Kanskje du og samarbeidspartneren din jobber med det samme dokumentet, men hver for seg, eller du kan ha redigert dokumentet uten å slå på modusen Spor endringer, eller du kan være advokat og du vil legge merke til revisjonene som er gjort mellom to kopier av en kontrakt.
Uansett årsak, når du har to eller flere versjoner av det samme dokumentet, trenger du ikke å sammenligne dem manuelt ved å relatere det originale dokumentet til det reviderte dokumentet ord for ord. Du kan bare bruke Microsoft Words "Sammenlign"-funksjon for å sammenligne to Word-dokumenter for å se hvordan de skiller seg.
Når du sammenligner to dokumenter i Word, vises et nytt tredje dokument som viser sammenligningene mellom de to dokumentene, som du kan lagre som et separat dokument. Dette er nyttig når du ikke vil ha noen endringer mellom det originale og reviderte dokumentet, og du vil beholde begge kopiene av dokumentet for fremtidig bruk.
Den viser også hvilke endringer som ble gjort og hvem som gjorde dem. Denne funksjonen er spesielt nyttig for jurister for å lage juridiske svarte linjedokumenter. Slik sammenligner du to dokumenter i Microsoft Word.
Sammenligning av to versjoner av et Microsoft Word-dokument
Først åpner du ett av de to dokumentene du vil sammenligne (eller det kan være en hvilken som helst dokumentfil, til og med et tomt dokument). Gå deretter til "Gjennomgang"-fanen på båndet.
Klikk deretter på rullegardinknappen "Sammenlign" på verktøylinjen og velg alternativet "Sammenlign".
Dette vil åpne dialogboksen "Sammenlign dokumenter" på skjermen. Vinduet Sammenlign dokumenter har to deler: Originaldokument og Revidert dokument. Du må velge de originale og reviderte dokumentene du ønsker å sammenligne her.
Klikk på rullegardinlisten under "Original Document" og velg originaldokumentet du ønsker å sammenligne med det reviderte dokumentet (NEET (2020).docx i vårt eksempel).
Hvis du ikke ser dokumentet i rullegardinlisten, klikker du på mappeikonet til høyre til rullegardinmenyen Originaldokument.
I "Åpne"-dialogboksen, naviger til det dokumentet, velg det og klikk på "OK"-knappen.
Under «Revidert dokument» velger du den reviderte versjonen av dokumentet fra rullegardinmenyen (i vårt tilfelle, NEET (2021)-Revised Document.docx).
I 'Etikettendringer' med feltet skriver du inn hva du vil skal vises ved siden av endringene i dokumentet (det kan være et navn eller en merknad). Vi kommer til å merke denne "Stark" siden det er denne som har gjort redigeringene til originaldokumentet.
Du kan også bytte dokument ved å klikke på dobbeltpilikonet for å sammenligne dokumentene den andre veien.
Klikk på "Mer >>"-knappen nederst til venstre for å se de avanserte alternativene. Dette er valgfritt, du kan også klikke "OK" for å se sammenligningen.
Under ‘Sammenligningsinnstillinger’, spesifiser alternativene du ønsker å bruke for å sammenligne dokumentene dine (som standard er alle alternativer valgt).
I 'Vis endringer'-delen kan du velge om du vil vise endringer for ett tegn om gangen eller ett ord om gangen. Du kan også velge hvor du vil vise endringene, det kan være originaldokumentet, det reviderte dokumentet eller et nytt dokument. Det anbefales å bruke "Nytt dokument".
Når du er ferdig med å konfigurere dette, klikker du "OK" for å sammenligne dokumentet.
Dette åpner et nytt vindu med fire ruter. 'Sammenlignet dokument' i midten viser og fremhever alle endringer som ble gjort med røde merker på venstre marg. På høyre side av skjermen viser en dobbel rute de originale og reviderte dokumentene stablet. Til venstre viser 'Revisjoner'-ruten listen over alle revisjonene som ble gjort, inkludert det som ble fjernet, lagt til og endret.
Klikk på den røde linjen i venstre marg på det sammenlignede dokumentet for å se detaljer om hver endring.
Etter å ha gjennomgått de sporede endringene, når du vil godta en spesifikk revisjon, kan du høyreklikke på den endrede/tilføyde teksten og velge "Godta innsetting" eller "Avvis innsetting" for å beholde eller tilbakestille endringen, henholdsvis.
For å godta alle endringene på en gang, klikk på "Godta"-knappen under Endringer-gruppen i "Gjennomgå"-fanen og velg alternativet "Godta alle endringer". Du velger også andre alternativer i rullegardinmenyen avhengig av dine preferanser.
For å avvise alle endringene på en gang, klikk på "Avvis"-knappen rett ved siden av Godta-knappen i "Gjennomgå"-fanen og velg "Avvis alle endringer".
Når du er ferdig, husk å lagre dette sammenlignede dokumentet som en separat fil ved å bruke "Lagre som"-alternativet i verktøylinjen.