Det ultimate juksearket for å bli en Pro Microsoft Teams-bruker
Microsoft Teams trenger ingen introduksjon på dette tidspunktet. Hvis det var 2019, så klart. Men dette har vært året med apper for videokonferanser og Workstream Collaboration. Og Microsoft Teams har trygt etablert seg som en av MVP-ene i WSC-økosystemet.
Det er fordi det ikke bare er en videokonferanseapp. Det er så mye mer til Microsoft Teams. Og skoler og kontorer elsker det for fjernarbeid av akkurat denne grunnen. Det er appen for å samarbeide med lagkameratene dine på en mest mulig effektiv måte. Men det store volumet av funksjoner i Microsoft Teams kan også føles overveldende noen ganger. Hvis det bare var noe som kunne hjelpe, kunne du navigere raskt.
Enten du er en eldgammel eller relativt ny Microsoft Teams-bruker, det spiller ingen rolle; alle elsker et lite jukseark for å øke produktiviteten, fremstå som en proff og kanskje til og med vise frem ferdighetene sine. Det er akkurat det du kan gjøre med denne listen med tips og triks for omtrent alt du kan gjøre i Microsoft Teams.
Tips for å øke produktiviteten
Få mer arbeid gjort på kortere tid, hvem vil ikke ha det? Absolutt ikke du eller dine arbeidsgivere! Disse tipsene og triksene vil garantert forbedre fokuset ditt og ta produktivitetsnivåene dine gjennom taket.
Hold deg i forkant av oppgavene dine
Tasks-appen i Microsoft Teams var den mest etterlengtede appen for ildsjeler, men det betyr ikke at alle fikk notatet. Hvis du var på laget som på en eller annen måte gikk glipp av det, må du gå ombord på dette toget akkurat nå, for stol på oss, du går glipp av noe.
Tasks by Planner og To-Do kombinerer både funksjonaliteten til begge Microsoft-appene – Planner og To-Do – rett i Microsoft Teams. Så du kan spore fremgangen din og administrere oppgavene dine uten å måtte bytte mellom flere apper. Så, ikke mer å velge mellom fornuft eller timeplan.
Oppgaver-appen kombinerer dine personlige oppgaver fra To-Do og delte oppgaver fra Planner-appen rett i Microsoft Teams. Du kan legge den til som en personlig app eller til og med som en fane for å administrere teamoppgaver i fellesskap. Oppgaver-appen er tilgjengelig for alle med et Microsoft 365-abonnement.
👉Mester hvordan du bruker Tasks by Planner og To-Do i Microsoft Teams.
Håndter informasjon som en veiviser med lister
Hvis du kjenner de riktige appene i Microsoft Teams, kan ingen stoppe deg. Microsoft Lists er en slik app du må dra nytte av. Med Lister kan du holde styr på all informasjon, enten personlig eller samarbeidende. Lister-appen kan være nyttig hvis teamet ditt har informasjon å spore, jobbe med å organisere eller arbeidsflyter å administrere.
Og for å få fart på sakene finnes det bransje- og saksspesifikke maler som gjør det enda enklere å lage disse listene. Denne utviklingen av SharePoint-lister kan hjelpe deg med å spore omtrent alt – problemer, eiendeler, rutiner, hendelser, inventar eller kontakter. For å ta ting opp et hakk, kan du til og med ha betinget formatering slik at objektene i listene dine automatisk vises eller forsvinner når visse betingelser er oppfylt. Bruk av denne appen vil garantert øke produktiviteten eksponentielt.
👉Lær hvordan du oppretter og bruker lister i Microsoft Teams som en proff.
Videresend e-poster rett til kanalene dine
E-post er en av de mest brukte kommunikasjonsformene i bedriftsverdenen. Mengden korrespondanse som finner sted over e-poster er enorm. Men det betyr også at når organisasjonen din bruker Microsoft Teams, er du noen ganger fanget mellom to forskjellige medier. Og å kopiere alt innhold fra e-postene dine for å legge det ut på en kanal i Microsoft Teams kan være så slitsomt.
Det er fordi du gjør det feil! Vet du at hver kanal i Microsoft Teams har en unik e-postadresse som du kan videresende e-post direkte til? Ja, du hørte riktig. Eventuelle e-poster du sender til den adressen vil vises som innlegg direkte i kanalen. Hvor effektivt er det!
For å få e-postadressen til en kanal, gå til "Flere alternativer"-ikonet (meny med tre prikker). Klikk deretter på "Få e-postadresse" fra menyen.
E-postadressen vil bli generert. Kopier den for å bruke den.
Bruk kommandolinjen
Kommandolinjen i Microsoft Teams må være den mest underbrukte funksjonen. Men det har potensial til å bli din mest brukte funksjon hvis du vet hvordan du bruker den riktig. Kommandolinjen kan øke hastigheten enormt.
Vil du finne en gammel melding, starte en chat eller en samtale, gå til en kanal, se filene dine? Bruk kommandolinjen til å gjøre alt dette og mye mer. Du trenger ikke engang å huske alle kommandoene for å bruke dem. Microsoft Teams gir deg det. Alt du trenger å huske om oppgaven du trenger å gjøre har en kommando for den slik at du kan gjøre den raskt.
Se den detaljerte veiledningen for hvordan du bruker kommandoer i Microsoft Teams for å øke produktiviteten og spare tid.👆
Språkbarrierer for sammenbrudd
I dag er ikke globale team en nyhet. I stedet er flere og flere lag spredt over hele kloden i denne epoken. Og det krever et behov for å kunne forstå hverandres språk for å kommunisere effektivt. Med Microsoft Teams trenger du ikke gå til Google Translate og kopiere/lime inn meldinger. Microsoft Teams tilbyr en iboende oversetter for akkurat dette formålet.
Klikk på "Flere alternativer"-ikonet (meny med tre prikker) på meldingen du vil oversette. Du vil se alternativet "Oversett" på menyen; klikk på den for en rask oversettelse av meldingen til ditt standardspråk.
Bokmerke meldinger
Dette kan virke som en liten funksjonalitet ved første øyekast, men det kan spare deg for mye tid. I stedet for å prøve å finne gamle meldinger ved hjelp av søkefeltet, kan du lagre alle meldinger og få tilgang til dem fra delen "Lagret".
Gå til meldingen og klikk på "Flere alternativer"-ikonet (meny med tre prikker). Deretter klikker du på "Lagre melding".
For å få tilgang til den lagrede meldingen, kan du enten bruke kommandoen /lagret fra kommandolinjen eller klikk på profilbildet ditt på oppgavelinjen og velg "Lagret" fra menyen som vises.
Bruk hurtigtaster
Hvis du ønsker å øke produktiviteten, ikke viker unna å bruke hurtigtaster. Tastatursnarveier kan spare deg for mye tid, og likevel er det ikke mange som drar full nytte av dem. Ikke vær en av disse menneskene. Lær tastatursnarveiene for oppgavene du utfører mest og få ting gjort raskt.
🤸♀️Hopp hit for å finne listen over alle hurtigtaster i Microsoft Teams for Windows, Web og Mac.
Tips for bedre møter
Bortsett fra å bruke Microsoft Teams til å samarbeide med lagkamerater, er en annen ting folk bruker appen mest for å holde møter. Og du vil absolutt være en proff på det.
Bruk Together Mode for en oppslukende møteopplevelse
Når det føles vanskelig å delta i et møte, som du ofte synes er tilfellet: nettmøter er tross alt ikke det samme som møter i den virkelige verden. Microsofts Together Mode bryter ned barrierer og virtuelle vegger, slik at du føler at du er i et delt rom sammen.
Når det er 5 eller flere personer i møtet, kan du slå på Sammen-modus. Gå til møteverktøylinjen, og klikk på "Flere alternativer"-ikonet (meny med tre prikker). Deretter velger du "Together Mode" fra menyen for å aktivere den.
For øyeblikket kan du ha Together Mode i auditoriumvisningen som får deg til å føle deg som om dere alle sitter sammen i et delt auditorium.
👉 Lær mer om Together Mode i Microsoft Teams og hvordan du aktiverer og bruker den.
Ha gruppediskusjoner med grupperom
Enten du underviser i en klasse eller er vertskap for kontormøter, er gruppediskusjoner en stor del av prosessen. Og med grupperom i Microsoft Teams kan du enkelt legge til rette for møtedeltakere i forskjellige grupper.
Og nå trenger du ikke opprette Breakout Rooms manuelt i Microsoft Teams lenger. Microsoft har lagt til iboende støtte for denne ettertraktede funksjonen i møter. Møteverter kan dele deltakere inn i grupperom (opptil 50) enten tilfeldig eller manuelt bestemme hvem som skal hvor. Breakout Room-funksjonalitet er tilgjengelig for både betalte og gratis brukere.
For å opprette grupperom, gå til møteverktøylinjen øverst på skjermen og klikk på "Breakout Room"-ikonet. Deretter deler du deltakerne i antall rom du ønsker.
Bruk møtenotater
Dette er en veldig undervurdert funksjon som ikke får den oppmerksomheten og anerkjennelsen den fortjener. Møtenotater i Microsoft Teams kan gjøre møtene dine mer sømløse. Enten du vil fange opp alle de viktige detaljene som ble diskutert i møtet eller lage en agenda for de tingene som må diskuteres, bør møtenotater være din favorittfunksjon.
Og viktigst av alt, de er tilgjengelige ikke bare under møtet, men også etter og før (for planlagte møter). Stol på oss, du må begynne å bruke dem nå hvis du ikke har gjort det før.
Hopp over for å gjøre deg kjent med alle detaljene om bruk av Meeting Notes i Microsoft Teams.🏃♀️
Ta vare på dekoren i et møte og rekke opp hendene i stedet
Å opprettholde dekoren i virtuelle møter kan bli veldig vanskelig. Og som et resultat har det blitt en møteetikett nesten overalt for å holde mikrofonen på dempet. Men hva med når du trenger å snakke? Å slå på mikrofonen uten å bli bedt om det forstyrrer fortsatt møtet.
I Microsoft Teams trenger det ikke være så usivilt. Bruk 'Rekke opp hånd'-knappen i stedet når du trenger å si noe. Det indikerer for høyttaleren at du har noe på hjertet, og de kan deretter be deg om å slå på lyden og snakke på en måte som ikke skaper avbrudd. Det er bedre enn å faktisk rekke opp hånden, siden det ikke er noen garanti for at foredragsholderen tilfeldigvis ser på videostrømmen din, men det er en garanti for at de vil se på «Rekket hånd» i deltakerpanelet.
Gå til møteverktøylinjen og klikk på «Rekke opp hånd»-ikonet for å rekke opp hånden.
Transkriber møtene dine
I tilfelle du noen gang har ønsket en transkripsjon av hele møtet, men trodde det var umulig, kan du ikke ta mer feil. Microsoft Teams har en ganske rask måte å få møtetranskripsjoner på, men den fungerer bare hvis standardspråket ditt er engelsk og når engelsk ble snakket i møtet.
I tillegg bør organisasjonens retningslinjer tillate deg å ha møtetranskripsjoner. Det er også en annen hake involvert – transkripsjon er bare tilgjengelig for møter du har tatt opp. Du kan til og med redigere disse transkripsjonene før du deler dem.
For å få en transkripsjon, gå til Microsoft Stream for å se opptaket. Klikk deretter på menyikonet med tre prikker, og velg "Oppdater videodetaljer" fra alternativene.
Velg språk fra rullegardinmenyen "Videospråk".
Klikk nå på avmerkingsboksen for "Autogenerer bildetekster" for å velge den, og klikk på "Bruk"-knappen for å få en transkripsjon.
Ha private ikke-planlagte møter
Uplanlagte møter trenger ikke alltid være i en kanal. Eller du trenger ikke alltid å planlegge et møte hvis du vil holde det privat. Du kan ha improviserte møter som er helt private og ikke åpne for alle i kanalen. Og nei, vi snakker ikke om 1:1-anrop eller gruppesamtaler fra gruppechatter. Disse private møtene er akkurat som andre møter, der du kan ha gjester fra utenfor organisasjonen din, i motsetning til 1:1 eller gruppesamtaler.
Fra navigasjonsmenyen, gå til "Kalender" (for Microsoft 365-brukere) eller "Møter" (for Microsoft Teams Free-brukere).
Klikk deretter på "Møt nå"-alternativet i øvre høyre hjørne. Disse møtene skjer ikke i en kanal, og teammedlemmene dine kan ikke vite at et møte pågår, enn si bli med uten en møteinvitasjon.
Tips for mer engasjement
Microsoft Teams er en Workstream Collaboration-app. Og for å samarbeide bedre med lagkameratene dine, må du engasjere oppmerksomheten deres. Bruk disse tipsene for å gjøre meldingene dine og annen interaksjon mer engasjerende, noe som resulterer i en generell økning i produktiviteten.
Gjennomføre meningsmålinger for å øke engasjementet
Avstemninger er en velprøvd måte å skape bedre engasjement på, men siden det ikke er noen direkte funksjon for å lage meningsmålinger i Microsoft Teams, tror mange at det ikke er mulig. Vel, halve skjønnheten til Microsoft Teams ligger i de hundrevis av integrerte apper den tilbyr!
Og to slike integrerte apper – Forms og Polly – kan hjelpe deg med å gjennomføre avstemninger i kanalene dine. Den eneste ulempen du kanskje finner er at du ikke kan gjennomføre avstemninger i et møte, men når du først begynner å bruke disse appene, vil du finne ut at det ikke betyr så mye uansett. Du kan til og med ha samarbeidsundersøkelser der andre teammedlemmer også kan bidra til spørsmålene i avstemningen.
👉Her er en komplett guide for å lage meningsmålinger i Microsoft Teams.
Lag rike meldinger ved å bruke formateringsalternativene
Enten det handler om å engasjere seg i private chatter eller kanalkommunikasjon, formater meldingene dine for å redde alle fra situasjonen med å lese enkle, kjedelige meldinger. Det er nok av dem i verden allerede. Klikk på "Format"-ikonet (A med en pensel) under meldingsboksen for å åpne formateringsalternativene og kursiv, fet, understreke og gjøre mye mer med meldingene dine.
Bruk emner i kanalmeldinger
Meldinger er en av de viktigste kommunikasjonsformene i Microsoft Teams. Mer informasjon deles gjennom meldinger enn i samtaler og møter i disse dager. Så det er viktig å investere tid i de riktige og sørge for at de ikke går seg vill i havet av uviktige meldinger der ute.
Emnelinjer er den raskeste måten å gi dem litt piss og sørge for at de fanger oppmerksomheten til den rette personen. Du kan legge til et emne fra formateringsalternativene for meldinger du vil legge ut i en kanal. Åpenbart trenger ikke personlige chat-meldinger emner, så du kan ikke legge til en til dem.
Tips for bedre organisering
Å holde ting organisert uten å miste fornuften kan virke litt skremmende til tider. Og alle av oss har ønsket at ting skal være enklere. Bedre organisering fører også til mer produktivitet. Med disse tipsene kan du ta organisatoriske ferdigheter opp et hakk, få bedre kontroll på ting og imponere alle mens du er i gang.
Dra og slipp lagene dine for å omorganisere
Til å begynne med blir alle lagene dine ordnet på en tilfeldig måte i den rekkefølgen de ble opprettet. I en lang rekke lag kan det bli overveldende å komme til de viktige lagene. Men det er et lite kjent faktum i Microsoft Teams som proffene bruker for å få orden på teamene sine og spare tid.
Du kan dra og slippe lagene dine for å ordne dem i hvilken som helst rekkefølge du vil. Så du kan ha de viktigste lagene dine på toppen, noe som gjør dem raskere tilgjengelige.
Fest kanaler og skjul team
Noen ganger er det ikke nok å arrangere lagene dine. Du har kanskje arrangert de viktige lagene dine på toppen, men du blir stadig lagt til nye lag, og der går hele arrangementet til ulvene. Vel, det trenger ikke være slik. Det er flere måter å organisere teamene dine på som vil spare deg for hodepine.
Du kan feste kanaler slik at de alltid vises øverst i en egen seksjon. Gå til "Flere alternativer"-ikonet (meny med tre prikker) til høyre for kanalen og klikk på det. Deretter velger du "Pin" fra menyen.
Du kan også skjule unødvendige lag for å rydde opp i Teams-menyen. Klikk på "Flere alternativer"-ikonet til høyre for teamnavnet og klikk på alternativet "Skjul" fra menyen. Alle de skjulte lagene dine kan nås når som helst fra bunnen av navigasjonsmenyen for lag.
Tips for jevnere administrasjon
Enten du er teamleder eller bare ansvarlig for å være vertskap for et møte, trenger ikke ledelse å være vondt i nakken. Men mesteparten av tiden er det det. Vel, vurdere disse tipsene som et middel.
Tildel roller i et møte
Når det er flere deltakere på møtet, blir det viktig å kunne kontrollere hva hver enkelt deltaker kan gjøre. For eksempel vil du ikke alltid at alle skal kunne presentere og dele innhold i et møte. Det er også tider når du ønsker å gjøre noen andre til medvert som kan gjøre alt du kan gjøre, som å slippe inn folk fra lobbyen og dempe andre deltakere osv.
Du kan nå tildele roller til personer i et Microsoft Teams-møte. Folk kan enten være presentatører eller deltakere; presentatører har full kontroll og deltakere får kun begrenset tilgang.
Du kan tildele møteroller enten før et møte (for planlagte møter) eller under. For å tildele roller under et møte, gå til deltakerpanelet og klikk på "Flere alternativer"-ikonet til høyre for deltakerens navn for å få tilgang til menyen med tre prikker. Klikk deretter på "Lag en presentatør" eller "Lag en deltaker" tilsvarende.
Spar tid og legg til medlemmer samtidig
Hvor mange ganger har du ønsket mens du opprettet teamene dine at det var en mulighet for å legge til flere flere? De av dere som har måttet opprette team med mer enn 10 personer uten Office-grupper eller tidligere team å bruke som utgangspunkt, vet hvilken hodepine det kan være.
Vel, hvis du bruker Microsoft Teams nettapp, kan du hoppe over denne smerten og legge til flere medlemmer. Den eneste haken, det krever bruk av en Chrome-utvidelse. Du får også den ekstra bonusen ved å se lagene dine i en 2-kolonne skjerm med denne utvidelsen. Så du kan se flere lag mens du blar mindre.
👉Finn ut hvordan du bruker Chrome-utvidelsen «Refined Microsoft Teams» for å legge til flere medlemmer samtidig.
Tips for en bedre totalopplevelse
Disse få tipsene kan trosse kategorisering, men du trenger dem i livet ditt for å gjøre opplevelsen din på Microsoft Teams uendelig mye bedre.
Ikke ignorer statusen din
Status i Microsoft Teams kan være et kraftig verktøy til din disposisjon. Med statusen din som gjenspeiler din sanne tilgjengelighetstilstand, kan mye feilkommunikasjon unngås som kan oppstå ved å ikke jobbe i samme fysiske rom. Så bruk den alltid til å la andre medlemmer av teamet ditt vite om du er tilgjengelig, borte, opptatt eller i en samtale, slik at de kan vite hva de kan forvente mens de kontakter deg.
Du kan bruke både "Brukertilstedeværelse" og "Egendefinert" status for å få mest mulig ut av dette verktøyet. Selv om Microsoft Teams for det meste konfigurerer statusen din automatisk basert på tilstanden din (som har visst å skape problemer for mange), kan du også angi statusen din.Gå til profilbildet ditt på oppgavelinjen, og velg deretter en status fra menyen for å angi den.
Varmt tips: Du kan til og med angi statusen din som "Ikke til stede" for tilpassede tidsperioder, enten du bare skal ut for å spise lunsj eller dra på ferie. Finn ut hvordan du angir dette nye statusalternativet som ellers ikke er tilgjengelig i Microsoft Teams.👆
Unngå problemene statusen din kan skape
Microsoft Teams endrer statusen din automatisk, og generelt er det en god ting. Men for mange mennesker som lider av mikrostyring på jobben, ender det opp med å bli en plage når Teams automatisk endrer statusen til «Borte» fra «Tilgjengelig» innen fem minutter etter inaktivitet.
Hvis du vil unngå situasjonen der veilederen din ender opp med å tro at du nesten ikke jobber i stedet for å jobbe hardt, bruk Mouse Jiggler-appen for å holde problemene unna ved å holde statusen din motsatt.
Send hastemeldinger
Vil du sikre at mottakeren ser meldingen din? Merk det som haster, og de vil bli varslet hvert annet minutt i tjue minutter i strekk. Det er ti varsler, og det er ingen måte de vil gå glipp av det. Nå, hvis det virker som litt for mye, men meldingen fortsatt er viktig enn en standardmelding, kan du merke den som bare viktig. Mottakeren vil ikke bli varslet like vedvarende, men de vil fortsatt vite at meldingen er viktig.
Klikk på utropstegnet under meldingsboksen i den personlige chatten og velg prioritet fra alternativene før du sender meldingen.
Tilpass varslene dine for en mer personlig opplevelse
Som standard leverer Microsoft Teams varsler for alle nye meldinger, reaksjoner og omtaler. Men Teams tilbyr omfattende tilpasningsmuligheter, slik at du bare kan få varsler for ting du ønsker å bli varslet om.
Åpne innstillinger og gå til "Varsler" fra navigasjonsmenyen til venstre.
Her kan du endre varslene dine for å passe dine behov for omtrent alt: lag og kanaler, chatter, møter, mennesker og mer.
Bruk mørk modus når du drar en All-Nighter
Enten du bare skal ha en hel natter denne ene gang, eller du trenger å jobbe sene kvelder regelmessig, ikke la det påvirke øynene eller søvnmønsteret. Bruk mørk modus i Microsoft Teams for å skåne øynene dine for det blendende lyset på den bærbare datamaskinen om natten.
Gå til innstillinger fra Microsoft Teams skrivebordsapp og endre temaet fra "Standard" til "Mørkt".
Microsoft Teams har mange ting å oppdage at det kan bli overveldende til tider. Disse tipsene kan hjelpe deg med å ta ting én om gangen, og gi en bedre kontroll på ting. På kort tid vil du bli dyktig med måtene Microsoft Teams bruker, og ikke gå deg vill i labyrinten.