Lag en rullegardinliste over elementer i Excel for å gjøre dataregistrering enklere, raskere og feilfri. Med Excels datavalideringsfunksjon kan du enkelt lage rullegardinlister for å legge inn data på et regneark eller arbeidsbok.
En rullegardinliste eller rullegardinmeny for Excel er et grafisk kontrollelement som lar brukere velge et alternativ fra en liste over forhåndsdefinerte alternativer. Dette vil gjøre datainntasting enklere, raskere og redusere unøyaktighet og skrivefeil.
For eksempel kan brukere enkelt velge status for arbeidet som FERDIG fra en rullegardinmeny. Men hvis du gir dem valget mellom å legge det inn manuelt, kan de skrive inn hele ordet FERDIG eller PENGER eller PÅGÅENDE, eller MISLYKKES. Det vil ta mye tid å skrive inn status for hvert arbeid, men hvis det var en rullegardinliste, vil det fremskynde dataregistreringsprosessen.
I dette innlegget viser vi deg en rask og enkel måte å lage en rullegardinliste ved å bruke data fra celler, eller ved å legge inn data manuelt, eller ved å bruke formler i Excel.
Opprette en rullegardinliste ved hjelp av data fra celler
Du kan for eksempel lage en rullegardinmeny for å spore statusen til hver av turene du planlegger å ta (som vist på bildet nedenfor).
Skriv først inn elementene du vil skal vises i rullegardinmenyen i en rekke celler. Du kan gjøre dette på arket som vil inneholde nedtrekkslistene, eller på et annet ark.
I dette eksemplet skrev vi inn listen over elementer for rullegardinlisten i ark 2.
Gå tilbake til ark 1 og velg deretter celle B2 (dette er cellen der du vil sette opp rullegardinlisten).
Gå deretter til "Data"-fanen og klikk på "Datavalidering"-ikonet, og velg "Datavalidering" fra rullegardinmenyen.
I dialogboksen "Datavalidering", velg "Liste" fra rullegardinmenyen "Tillat:" og klikk "OK".
Klikk i 'Kilde'-boksen og du kan velge listen over elementer du vil legge til som alternativene som vises i listen.
Velg nå liste over elementer (A1:A5) fra ark 2.
Og stedet der verdiene for rullegardinmenyen legges til automatisk i kildeboksen. Klikk nå på "OK". Hvis du fjerner merket for "Ignorer svart", vil Excel tvinge brukere til å velge en verdi fra listen.
Nå har du laget en nedtrekksliste i celle B2 i Status-kolonnen.
For å kopiere rullegardinlisten til alle 5 radene klikker du ganske enkelt på den lille grønne firkanten nederst til venstre i rullegardinboksen og drar den ned til over celle B6.
Nå er rullegardinlisten kopiert fra celle B2 til B6.
Opprette en rullegardinliste ved å legge inn data manuelt
Alternativt kan du legge til elementer direkte i rullegardinmenyen ved å skrive dem inn manuelt i 'Kilde'-feltet i dialogvinduet for datavalidering.
I dette eksemplet legger du til en rullegardinliste for hvilken sesong du besøker byene. Så velg celle C2 for å lage en rullegardinliste.
Åpne dialogboksen "Datavalidering" fra fanen "Data".
Velg «Liste» fra valideringskriteriene og skriv inn listen i «Kilde»-boksen. Alle elementene skal legges inn uten mellomrom, atskilt med komma mellom hvert element.
Her skriver du inn "Vår, Sommer, Høst, Vinter" i kildefeltet og klikk "OK".
Nå vil alle elementene (alternativene) som er angitt i kildefeltet vises på forskjellige linjer i rullegardinlisten. Deretter kan du dra og kopiere listen til resten av radene som du gjorde i forrige metode.
Opprette en rullegardinliste ved hjelp av formler
En annen måte du kan lage en nedtrekksliste på er ved å bruke OFFSET-formelen i kildefeltet.
I dette eksemplet lager vi en rullegardinliste i kolonnen År. Velg celle D1 og gå til Data –> Dataverktøy –> Datavalidering.
I datavalideringsvinduene skriver du inn dette formelkildefeltet i stedet for cellereferanse eller manuelt angitte elementer:
=OFFSET(referanse, rader, kolonner, [høyde], [bredde])Skriv nå inn listen over elementer for rullegardinlisten (År) i ark 2.
I formelen, spesifiser cellereferansen som B1 (startpunktet for listen), spesifiser rader og kolonner som 0 for å unngå forskyvning av referansen, og spesifiser som Høyde som 5 for elementer i listen.
=OFFSET(Ark2!$B$1,0,0,5)Nå, hvis du skriver inn denne formelen i kildefeltet, returnerer den en matrise som har listen over årene (B1:B5).
Dette vil lage en rullegardinliste som viser alle årene i celleområdet B1:B5 i ark 2.
Fjerne en rullegardinliste
Du kan også fjerne en rullegardinliste i Excel. For å fjerne en rullegardinliste, velg cellen med rullegardinlisten. Gå deretter til Data –> Dataverktøy –> Datavalidering.
Klikk på 'Slett alt'-knappen nederst til venstre i dialogboksen 'Datavalidering' og klikk på 'OK'. Dette vil fjerne rullegardinlisten på den valgte cellen.
Hvis du ønsker å fjerne alle nedtrekkslistene i regnearket, merk av 'Bruk disse endringene på alle andre celler med de samme innstillingene' før du klikker på 'Slett alt'-knappen. Klikk deretter "OK" for å søke.
Nå kan du opprette og fjerne rullegardinlister ved å følge denne trinnvise veiledningen.