Denne veiledningen viser deg hvordan du alfabetiserer i Excel ved å bruke Sorter og filtrer-funksjonen, og formler for å ordne og formatere dataene i rekkefølge.
Microsoft Excel er en effektiv programvare for å organisere viktige data, som økonomi, salgsdata, kundeinformasjon osv. Alfabetisering av data i regneark er en av de beste måtene å raskt organisere, få tilgang til og referere til disse dataene. Alfabetisering av et celleområde betyr å sortere et område alfabetisk i excel. Data kan sorteres begge veier, enten i stigende rekkefølge eller i synkende rekkefølge.
La oss for eksempel si at du har et stort datasett med kundens bestillingsinformasjon og at du vil finne en bestemt kundes bestillingshistorikk. Å gre gjennom hele listen vil bli litt av et ork. I stedet for å kaste bort tid på å bla gjennom, kan du alfabetisere kolonnene dine for å finne dataene dine raskt.
Det er ulike måter du kan bruke for å alfabetisere data i Excel, avhengig av typen datasett du jobber med. Excel lar deg sortere en enkelt kolonne eller en enkelt rad eller valgt område eller et helt regneark, samt alternativer for å gruppere flere kolonner eller rader mens du sorterer dem. La oss lære hvordan du alfabetiserer data i Excel-regneark etter rader eller kolonner.
Hvorfor alfabetisere data i Excel
Alfabetisering av dataene vil ha en rekke fordeler:
- Det gjør dataene mer fornuftige og gjør det lettere å lese.
- Det gjør det enklere for en bruker å slå opp en bestemt verdi eller kundenavn i et Excel-dataark.
- Det hjelper brukeren med å visuelt identifisere dupliserte poster slik at vi kan forhindre datainntastingsfeil.
- Det lar brukere enkelt gruppere kolonnene eller listene sammen slik at brukerne kan se dem side ved side.
Alfabetisering (sortér alfabetisk) er en enkel, vanlig måte å raskt sortere informasjonen din. Det er spesielt nyttig for svært store datasett. Totalt sett er det fire måter å alfabetisere data i Excel: A-Z eller Å-A-knapp, sorteringsfunksjon, filterfunksjon og formler.
Alfabetisering av en kolonne i Excel
Den raskeste måten å sortere alfabetisk i Excel er ved å bruke den innebygde sorteringsfunksjonen.
Først åpner du regnearket som inneholder datasettet. Velg cellene eller kolonnen du vil sortere, og pass på at du ikke velger noen tomme celler. Gå deretter til 'Data'-fanen og klikk enten 'A-Z' for å sortere stigende eller 'Z-A' for å sortere synkende i Sorter og Filtrer-gruppen.
Hvis det er noen tomme celler i mellom, antar Excel at alle dataene er sortert og stopper over den svarte cellen. Hvis du ønsker å sortere hele kolonnen, velg en hvilken som helst celle i kolonnen og bruk alternativet ovenfor.
De samme alternativene kan også nås under "Sorter og filtrer"-verktøyet i redigeringsdelen av fanen "Hjem".
Når du klikker på knappen, alfabetiser listen umiddelbart i Excel.
Hvordan sortere og holde rader sammen i Excel
Du kan enkelt sortere en kolonne hvis du bare har én kolonne i regnearket, men det blir litt komplisert når regnearket inneholder flere kolonner ved siden av kolonnen du vil sortere. Noen ganger jobber vi også med regneark der vi trenger å holde tilsvarende rader intakte etter sortering av kolonnen.
For eksempel hvis vi har et regneark med elevenes merkeliste. Når vi sorterer kolonnen med elevnavn i alfabetisk rekkefølge, vil vi også at merkene som legges inn i radene ved siden av dem også skal flytte seg tilsvarende.
I slike tilfeller kan du bruke 'A-Z' eller 'Z-A'-knappen for å sortere en av kolonnene i alfabetisk rekkefølge, og den vil automatisk ordne dataene i andre kolonner, og holde radene sammen. La oss se hvordan det fungerer med et annet eksempel.
Velg først den første kolonnen som du vil sortere andre kolonner etter. Velg deretter enten 'A-Z' eller 'Z-A' under kategorien Data eller Hjem-fanen for å sortere dataene i én kolonne, og Excel vil automatisk omorganisere de andre kolonnene tilsvarende.
Når du klikker på sorteringsknappen, vises et dialogvindu for sorteringsvarsel. Velg alternativknappen for 'Utvid utvalget' og klikk på 'Sorter'-knappen.
Dette vil holde radene sammen mens du sorterer kolonner, uten å mismatche noen data (som vist nedenfor).
Hvis du velger "Fortsett med gjeldende valg", vil Excel kun sortere den valgte kolonnen.
Hvordan sortere alfabetisk etter flere kolonner
Hvis du vil sortere et datasett alfabetisk etter mer enn én kolonne, kan du gjøre det med Excels sorteringsfunksjon.
For eksempel ønsker vi å ordne følgende tabell alfabetisk først etter land, og deretter etter fornavn:
Velg først hele tabellen du vil sortere i alfabetisk rekkefølge, gå deretter til 'Data'-fanen og klikk på 'Sorter' i gruppen Sorter og filtrer.
Eller klikk på «Sorter og filtrer»-ikonet i redigeringsdelen av «Hjem»-fanen og velg «Egendefinert sortering» for å få tilgang til den samme funksjonen.
Sorteringsdialogboksen vises og viser den første kolonnen (parameteren) der tabellen skal sorteres. I 'Sorter etter'-rullegardinboksen velger du primærkolonnen som du vil alfabetisere dataene etter først, 'Land' i vårt tilfelle, og i 'Rekkefølge'-rullegardinmenyen velger du enten 'A til Å' eller 'Å til A' .
Klikk deretter på "Legg til nivå"-knappen for å legge til det andre sorteringsnivået. Velg den andre kolonnen (i vårt tilfelle Fornavn) som du vil alfabetisere dataene etter i 'Sorter etter'-boksen og velg enten 'A til Å' eller 'Å til A'. Hvis tabellen din har overskrifter øverst, merk av for "Mine data har overskrifter" slik at den kan hoppe over overskriftene mens du sorterer dem. Legg til flere sorteringsnivåer om nødvendig, og klikk "OK".
Tabellen er ordnet alfabetisk: først etter land, og deretter etter fornavn som vist nedenfor.
Hvordan sortere rader alfabetisk i Excel
Noen ganger vil du kanskje alfabetisere rader i Excel, i stedet for kolonner. Dette kan gjøres ved å bruke Excels sorteringsfunksjon. La oss for eksempel si at du har et regneark der første rads kolonne B til T inneholder bynavnene der antall butikker som er tilgjengelige under forskjellige detaljhandelstyper og kolonne A inneholder forhandlertype. Cellene brukes til å holde styr på hvor mange butikker i hver by i ulike forhandlerkategorier.
Først velger du alle radene du vil alfabetisere; Hvis du ikke vil flytte radetiketter, la dem være ute av valget ditt. Naviger nå til "Data"-fanen og klikk "Sorter" i Sorter og filtrer-gruppen.
I Sorter-dialogboksen klikker du på "Alternativer"-knappen.
En annen liten dialogboks vil dukke opp, som gir deg muligheten til å velge "Sorter venstre mot høyre" eller "Sorter topp til bunn". Velg alternativet "Sorter venstre mot høyre" for å alfabetisere etter rad i stedet, og klikk "OK" for å gå tilbake til dialogboksen Sorter.
Velg nå raden du vil alfabetisere i 'Sorter etter'-rullegardinlisten (rad 1 i dette eksemplet). I det andre feltet, hold celleverdier i 'Sorter på'-boksen, og velg 'A til Å' (stigende rekkefølge) i rekkefølge-boksen. Klikk deretter "OK" for å lukke dialogboksen.
Nå er den første raden i tabellen vår sortert i alfabetisk (stigende) rekkefølge, og de resterende radene omorganiseres tilsvarende som vist nedenfor.
Hvordan sortere en kolonne alfabetisk ved å bruke et filter
En annen rask måte å sortere alfabetisk i Excel er ved å bruke filterfunksjonen. Når du bruker filtre på kolonner, kan du få tilgang til sorteringsalternativene for alle kolonner med bare ett museklikk.
For å legge til et filter i kolonner, velg én eller flere kolonner og klikk på «Filter»-alternativet i Sorter og filtrer-gruppen på «Data»-fanen. Hvis du vil bruke filteret på hele tabellen, velger du en hvilken som helst celle i tabellen og klikker på "Filter".
Du kan også få tilgang til Filter-alternativet ved å klikke på "Sorter og filtrer"-verktøyet i redigeringsgruppen på "Hjem"-fanen og velge "Filter".
En liten rullegardinpil vises i hver av kolonneoverskriftene. Klikk på pilen til en kolonne du vil sortere alfabetisk, og velg enten "Sorter A til Å" eller "Sorter Z til A".
Dette vil ordne kolonnen du ønsker i din valgte alfabetiske rekkefølge, og hvis du velger "Sorter A til Å", vil en liten pil oppover vises på filterknappen som indikerer sorteringsrekkefølgen (stigende):
Avansert sortering i tilpasset rekkefølge
Sortering alfabetisk er ikke ideelt for alle alfabetiske data. Noen ganger kan data alfabetiseres, men det er ikke den mest effektive måten å sortere dem på.
La oss forestille oss en situasjon der du kan ha en liste som inneholder navn på måneder eller ukedager, alfabetisk sortering er ikke nyttig i den situasjonen. Det er mer fornuftig å sortere den listen kronologisk. Sorterer du fra A til Å vil det ordne månedene i alfabetisk rekkefølge, april kommer først, deretter august, februar, juni og så videre. Men det er ikke dette du ønsker. Heldigvis er det veldig enkelt å ordne kronologisk i Excel ved å bruke alternativet Advanced Custom Sort.
Start med å velge tabellen du vil sortere. Velg deretter "Egendefinert sortering" under "Sorter og filtrer" i redigeringsdelen på Hjem-fanen.
I sorteringsdialogboksen velger du kolonnen som inneholder måneder i året i kolonnedelen, sorterer på 'Verdier', som vanlig, og i seksjonen Ordre velger du 'Egendefinert liste'.
I dialogboksen Egendefinerte lister kan du lage en egen liste. Det er noen standard egendefinerte lister inkludert ukedager, forkortede måneder, måneder i året og så videre. Velg riktig sorteringsalternativ etter behov (i vårt tilfelle januar, februar, ..) og klikk "OK". Klikk deretter "OK" igjen for å sortere listen kronologisk.
Du vil legge merke til at du har sortert listen i henhold til månedsrekkefølgen.
Hvordan sortere alfabetisk i Excel ved hjelp av Excel-formler
Hvis du er en fan av formler, kan du bruke Excel-formler til å alfabetisere en liste. De to formlene som kan brukes for alfabetisering av data er COUNTIF og VLOOKUP.
For eksempel har vi en liste over navn vi ønsker å alfabetisere ved hjelp av formel.
For å sortere dette vil vi legge til en midlertidig kolonne kalt denne 'Sorteringsrekkefølge' til den eksisterende tabellen.
I cellen (A2) ved siden av dataene bruker du følgende COUNTIF-formel:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) Formelen ovenfor sammenligner en tekstverdi i celle B2 med alle de andre tekstverdiene (B3:B20) og returnerer dens relative rangering. For eksempel, i celle B2, returnerer den 11, da det er 11 tekstverdier som er lavere enn eller lik teksten 'Nancy' i alfabetisk rekkefølge. Resultatet er sorteringsrekkefølgen til medarbeidernavnet i celle B2.
Bruk deretter fyllhåndtaket og dra denne formelen for å fylle den i hele området. Dette gir sorteringsrekkefølgen til hvert av navnene i listen.
Nå må vi ordne dataene vist i skjermbildet ovenfor basert på sorteringsrekkefølgenummeret, og for å gjøre dette skal vi bruke en VLOOKUP-funksjon.
Syntaksen:
=SØK OPP(,A:B,2,0)Her representerer ‘sortnummer’ tallene i stigende rekkefølge fra 1 – 20. For synkende rekkefølge bør tallene være fra 20 – 1.
Her har vi kolonne D for sorterte navn. For celle D2, skriv inn følgende VLOOKUP-formel:
=OPSLAKK(1;A:B;2;0)På samme måte, for den andre og tredje cellen, må du bruke formelen som:
=SØK OPP(2;A:B;2;0) og =OPSLAKK(3;A:B;2;0) og så videre…
Etter å ha skrevet inn denne VLOOKUP-formelen til hver celle ved siden av dataene, blir listen alfabetisert.
I stedet for å legge inn formelen ovenfor (1-20) manuelt i hver celle, kan du også bruke radfunksjonen for å gjøre arbeidet enklere. Funksjonen Rad () returnerer radnummeret til gjeldende celle. Så, ved hjelp av radfunksjonen, vil formelen være:
=SØK OPP(RAD()-1;A:B;2;0)Denne formelen vil gi deg samme resultat som formelen ovenfor.
Og bruk deretter fyllhåndtaket til å dra denne formelen for å fylle den i hele området.
Hvordan alfabetisere oppføringer etter etternavn
Noen ganger må vi ofte sortere dataark alfabetisk med etternavn. I slike tilfeller, selv om navnene starter med fornavnene, må du alfabetisere dem etter etternavnet. Du kan gjøre dette med Excel-tekstformler.
For å gjøre det må du først trekke ut for- og etternavnet fra fulle navn i to forskjellige kolonner. Deretter reverserer navnene, sorterer dem, og reverserer dem deretter tilbake til opprinnelig form.
Med et fullt navn i A2, skriv inn følgende formler i to forskjellige celler (B2 og C2), og kopier deretter formlene nedover i kolonnene (ved hjelp av fyllhåndtaket) til den siste cellen med data:
For å trekke ut fornavnet, skriv inn denne formelen i celle C2:
=VENSTRE(A2,SØK(” “,A2)-1)
For å trekke ut etternavnet, skriv inn denne formelen i celle D2:
=HØYRE(A2,LEN(A2)-SØK(" ",A2,1))
Og så, i celle E2, sammenkoblet for- og etternavnet i omvendt rekkefølge atskilt med komma:
=D2&", "&C2
Vi har skilt for- og etternavn og snudd dem. Nå må vi alfabetisere dem og snu dem tilbake. Som du kan se ovenfor, når vi trekker ut navn ved hjelp av formelen, inneholder kolonnene C, D og E faktisk formler, men de er formatert for å se ut som verdier. Så vi må konvertere formelen til verdier.
For å gjøre det, velg først alle formelcellene (E1:E31) og trykk Ctrl + C å kopiere dem. Høyreklikk på de valgte cellene, klikk på 'Verdier'-ikonet under 'Lim inn alternativer', og trykk på 'Enter'-tasten.
Velg deretter en hvilken som helst celle i den resulterende kolonnen, og klikk på "A til Å" eller "Å til A" alternativet på "Data" eller "Hjem"-fanen i henhold til dine behov.
En sorteringsadvarselsdialogboks vil dukke opp når du klikker på knappen. Velg alternativet "Utvid utvalget" og klikk på "Sorter"-knappen.
Som du kan se, er hele kolonnen alfabetisert etter etternavnet.
Nå, hvis du ønsker å reversere det tilbake til det opprinnelige "Fornavn Etternavn-format", må du bare skrive inn de samme formlene, men med forskjellige cellereferanser.
Du må dele navnet (E2) i to deler igjen ved å bruke formlene nedenfor:
Trekk ut fornavnet i G2:
=HØYRE(E2,LEN(E2)-SØK(" ",E2))
I G2, trekk etternavnet:
=VENSTRE(E2,SØK(" ",E2)-2)
Og slå sammen de to delene for å få originalt fullt navn:
=G2&" "&H2
Hver gang du skriver inn formelen i den første cellen, sørg for å kopiere formelen nedover i kolonnen (ved hjelp av fyllhåndtaket) til den siste cellen med data.
Nå er alt du trenger å gjøre å konvertere formlene til verdikonvertering én gang til, som vi gjorde ovenfor, og du er ferdig. dette gjort og.