Betinget formatering lar deg fremheve viktige data og bruke spesifikk formatering på celler som oppfyller visse kriterier.
Excels betingede formatering er en kraftig funksjon som lar deg endre formatet på celler basert på en betingelse (eller kriterier). Betinget formatering bidrar til å fremheve, fremheve eller differensiere data som er lagret i et Excel-regneark.
Alle regler for betinget formatering er basert på enkel logikk: Hvis betingelsene er sanne, vil spesifikk formatering bli brukt; hvis betingelsene er usanne, vil ikke formatering bli brukt.
Betinget formatering hjelper deg med å fremheve viktige data i et datasett, fremheve uregelmessigheter og visualisere data ved hjelp av datalinjer, farger og ikonsett. I denne opplæringen vil vi utforske hvordan du bruker betinget formatering for å fremheve celler eller celleområder basert på en betingelse.
Slik bruker du Excel betinget formatering
Du er for eksempel ansvarlig for å administrere en stor inventarliste med flere varer og deres respektive antall på lager. Og hvis antallet på lager for en bestemt vare går under, la oss si 50, er det viktig at du må vite det, slik at du kan fylle det på nytt.
Hvis den inventarlisten har et datasett med hundrevis av rader, er det ikke særlig effektivt å søke rad for rad for å se om det er noen tall i den kolonnen som er under '50'. Det er her funksjonen for betinget formatering kommer godt med. Med noen få klikk med musen kan du markere alle verdiene i en kolonne som er mindre enn '50'.
Betinget formatering med uthevingsregler
I vårt eksempel har vi et regneark som inneholder salgsoppføringer for noen produkter. vi ønsker å fremheve beløpet som er mindre enn 500 i salg.
For å gjøre det, velg først celleområdet du vil bruke en regel (betingelse) på. I vårt eksempel ønsker vi å fremheve beløpet som er mindre enn 500 i 'Beløp'-kolonnen, så velg kolonne D. Du kan fremheve verdier i en rekke celler eller flere celleområder, eller til og med et helt ark.
Gå deretter til "Hjem"-fanen og klikk på "Betinget formatering". Velg "Uthev cellerregler" fra rullegardinmenyen, og siden vi ønsker å finne mindre enn 500 verdier, klikker du på "Mindre enn". Excel tilbyr syv forhåndsinnstilte uthevingsregler. Du kan bruke hvilken som helst av dem til å fremheve data.
Deretter vises en "Mindre enn"-dialogboks. I det, skriv inn "500" i "Formater celler som er MINDRE ENN"-boksen og velg formatering for uthevingen i rullegardinmenyen ved siden av.
Nå vil cellene som inneholder mindre enn 500 i verdiene utheves i den valgte formateringen.
La oss se hvordan du fremhever verdier som inneholder en bestemt tekststreng. I følgende eksempel ønsker vi å fremheve alle ansatte fra New South Wales (NSW).
For å gjøre det, gå til Hjem-fanen -> Betinget formatering -> Fremhev cellersregler -> Tekst som inneholder.
Du kan bruke andre alternativer i den horisontale rullegardinmenyen «Uthev cellersregler» for å utheve Dupliserte verdier, Datoer, Større enn, Lik eller Mellom verdier.
I tekst som inneholder-dialogboksen skriver du inn 'NSW' i boksen og velger formateringen og klikker på 'OK'.
Resultatet:
Betinget formatering med topp/bunnregler
Topp-/bunnregler er en annen nyttig innebygd forhåndsinnstilt betinget formateringsregler tilgjengelig i Excel. Disse reglene lar deg gjøre oppmerksom på det øverste (n) antallet elementer, det øverste (n) antallet prosent, det nederste (n) antallet elementer, det nederste (n) antallet prosent, eller celleverdiene som er over gjennomsnitt eller under gjennomsnitt.
La oss si at du har en elevs karakterrekord i et regneark og du vil finne ut de 10 beste utøverne (topp 10 rangeringer) fra den listen. Med betinget formatering kan du markere de 10 beste merkene eller topp 15, eller et hvilket som helst (n) antall toppelementer. For å markere de 10 beste elementene i et celleområde, velg først området (Totalt) i tabellen.
Deretter går du til "Betinget formatering", utvider "Topp/bunnregler" og velger alternativet "Topp 10 elementer...".
I dialogboksen 'Topp 10 elementer' endrer du antall rangeringer ved å bruke små piler i venstre felt. Hvis du vil markere de 20 beste rangeringene (totalt karakter) i merkelisten din, setter du tallet til 20. Standard er allerede 10, så vi beholder det. Velg celleformatering i høyre felt og klikk "OK"
De 10 beste merkene fra «Totalt»-kolonnen er uthevet som vist nedenfor.
La oss si at du vil finne karakterer under gjennomsnittet i kolonnen "Eksamen 1" i det samme karakterskjemaet. For å gjøre det, gå til Hjem-fanen -> Betinget formatering -> Øvre/bunnregler -> Under gjennomsnitt.
Du kan sette opp din egen betingede formatering i stedet for å velge en av de forhåndsdefinerte betingelsene. For å lage din egen formatering, velg "Egendefinert format" i vinduet "Under gjennomsnitt".
Et nytt Format Cells-vindu åpnes, her kan du tilpasse formateringscellene dine. Vi velger en oransje farge for å markere merkene under gjennomsnittet. Når du er ferdig, klikker du "OK" to ganger for å se resultatet.
Resultatet:
Bruk datalinjer
Databarer er ganske enkelt horisontale søyler i cellene dine. Størrelsen på stolpen er i forhold til verdien til cellen i forhold til verdien til andre celler i det valgte området. Det betyr at verdien på den korte linjen er lav sammenlignet med andre celleverdier og en lang linje betyr at verdien er høy sammenlignet med andre celleverdier.
Først velger du celleområdet du vil visualisere med datalinjene.
Deretter går du til "Betinget formatering" i "Hjem"-fanen, og utvider deretter "Databarer" i rullegardinmenyen og velg ditt valg av datalinjen.
Forskjellen mellom datalinjeformatet og andre formater er at det vises på alle celler i stedet for å oppfylle en bestemt betingelse.
Påfør fargeskalaer
Fargeskalaer ligner veldig på datafelter fordi de begge korrelerer verdien til den enkelte cellen med verdien til andre celler i det valgte området. Datafelter visualiserer imidlertid celleverdien etter lengden på en stolpe, mens fargeskalaer gjør det med fargegradienter.
Hvert fargeskalaalternativ bruker to- eller trefargede gradientmønstre. En farge tildeles de høyeste verdiene, en annen farge tildeles de laveste verdiene, og alle andre verdier i mellom får en blanding av disse to fargene.
For dette bruker vi det samme eksemplet som vi brukte for datafelter. Velg celleområdet, gå til Hjem -> Betinget formatering -> Fargeskalaer. Velg deretter et fargeområde fra den horisontale rullegardinmenyen Fargeskalaer.
Når vi valgte det første fargeområdet, blir rød farge tildelt den laveste verdien, grønn farge tildelt den høyeste verdien, og alle verdiene i mellom er tildelt farger som er en blanding av røde og grønne farger (som vist nedenfor). Siden gul er laget ved å kombinere rødt og grønt med lik intensitet, blir cellene med gjennomsnittsverdier tildelt det.
Bruk ikonsett
Ikonsett er en annen metode for å visualisere dataene inne i hver celle og korrelere celler til hverandre.
Velg cellene og klikk Hjem –>Betinget formatering –> Ikonsett. Du kan velge hvilket som helst av disse ikonsettene som er mer egnet for ditt behov. For eksempelet vårt velger vi det første alternativet under retningsbestemt.
Røde, gule og grønne piler som henholdsvis indikerer lavt, middels eller høyt priset varer.
Fjern betinget formatering
For å fjerne betinget formatering, gå tilbake til alternativet "Betinget formatering" i fanen "Hjem" og klikk "Slett regler". Deretter velger du hvilke regler du vil slette.
Vi velger "Slett regler fra hele arket" for å fjerne all betinget formatering fra regnearket.
Nå har du lært hvordan du bruker betinget formatering for å formatere celler med Excels forhåndsinnstilte tilstand.